Γνωστή και ως DEMAT, η αποϋλοποίηση είναι μια διαδικασία που απομακρύνεται από τη χρήση φυσικής τεκμηρίωσης για τη διατήρηση οικονομικών αρχείων. Αντίθετα, η αποϋλοποίηση χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά εργαλεία τήρησης αρχείων προκειμένου να παρακολουθείται κάθε είδους χρηματοοικονομική συναλλαγή. Το φάσμα των εγγράφων που μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά με εφαρμογές λογισμικού περιλαμβάνουν σχεδόν τα πάντα, από βασικά λογιστικά αρχεία έως πιστοποιητικά αποθεμάτων.
Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα αυτής της προσέγγισης στην ηλεκτρονική τήρηση βιβλίων είναι ότι δεν υπάρχει πλέον ανάγκη φυσικής αποθήκευσης αντιγράφων ισολογισμών και άλλων λογιστικών εγγράφων. Χάρη στην τεχνολογία σάρωσης, είναι ακόμη δυνατό να δημιουργηθούν ηλεκτρονικά αντίγραφα των εγγράφων υποστήριξης που παρέχουν αναφορές για τα στοιχεία γραμμής στα ηλεκτρονικά λογιστικά αρχεία. Όλα μπορούν να τοποθετηθούν με ευκολία σε σκληρό δίσκο ή διακομιστή. Προκειμένου να προστατευθείτε από απώλεια ή διαφθορά, τα αντίγραφα ασφαλείας μπορούν εύκολα να δημιουργηθούν και να αποθηκευτούν εκτός ιστότοπου.
Μαζί με τα βασικά λογιστικά αρχεία, η αποϋλοποίηση καθιστά επίσης δυνατή την εξάλειψη της ανάγκης για φυσικά πιστοποιητικά αποθεμάτων. Τα ηλεκτρονικά αντίγραφα των αποθεμάτων μπορούν να αρχειοθετηθούν για εύκολη ανάκτηση. Σε περίπτωση που ο μέτοχος χρειάζεται γρήγορα αντίγραφα των μετοχών, η πρόσβαση και η μετάδοσή τους είναι δυνατή με ηλεκτρονικές μεθόδους, όπως email ή προστατευμένη μετάδοση FTP.
Η αποϋλοποίηση δίνει επίσης τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένα άτομα να εργάζονται με τα ίδια έγγραφα ταυτόχρονα. Με φυσικές μεθόδους τήρησης βιβλίων, είναι συχνά δύσκολο για δύο άτομα να δουλέψουν τα βιβλία ταυτόχρονα. Όταν η λογιστική διαδικασία είναι εντελώς ηλεκτρονική, πολλά άτομα μπορούν να εκτελέσουν διαφορετικές λειτουργίες ταυτόχρονα. Είναι δυνατό για μια ομάδα να δημιουργήσει νέα τιμολόγια, να καταχωρήσει πληρωμές που έχουν ληφθεί για προηγούμενα τιμολόγια και να προετοιμάσει ένα ευρύ φάσμα αναφορών ταυτόχρονα.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η διαδικασία αποϋλοποίησης μπορεί να ωφελήσει τους χρήστες με διάφορους τρόπους. Η τήρηση αρχείων απαιτεί πολύ λιγότερο χώρο, μπορεί να γίνει εύκολη πρόσβαση από απομακρυσμένες τοποθεσίες και επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση στα λογιστικά βιβλία ταυτόχρονα. Επί του παρόντος, υπάρχουν πακέτα λογισμικού που βασίζονται σε αμοιβές καθώς και δωρεάν λογιστικά και οικονομικά αρχεία που μπορούν να βοηθήσουν οποιαδήποτε εταιρεία ή οργανισμό να επιτύχει με πλήρη ευκολία πλήρη κατάσταση αποϋλοποίησης. Στην περίπτωση λογιστικού λογισμικού, υπάρχουν επίσης διαδικτυακά προϊόντα που επιτρέπουν σε ένα άτομο ή μια εταιρεία να δημιουργήσει ένα σύνολο εικονικών βιβλίων. Φορτωμένα με ασφάλεια στους διακομιστές για το προϊόν, εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση και να εργάζονται με τις εγγραφές από οποιαδήποτε τοποθεσία με ενεργή σύνδεση στο Διαδίκτυο.
SmartAsset.