Λογιστικό αρχείο είναι κάθε είδος ηλεκτρονικού ή έντυπου εγγράφου που παρέχει πληροφορίες σχετικά με την οικονομική κατάσταση ενός ατόμου ή μιας οντότητας. Τα αρχεία αυτού του τύπου χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία πιο λεπτομερών λογιστικών εγγραφών, όπως λογιστικά βιβλία, περιοδικά και άλλους τύπους λογιστικών βιβλίων. Η κύρια λειτουργία αυτών των εγγράφων είναι να δημιουργήσουν ένα ακριβές ιστορικό όλων των χρηματοοικονομικών συναλλαγών που σχετίζονται με μια δεδομένη χρονική περίοδο, συμπεριλαμβανομένων των εσόδων που εισπράχθηκαν καθώς και των εκταμιεύσεων που έγιναν για σχετικά έξοδα. Μαζί με τις χρηματικές συναλλαγές, αυτά τα λογιστικά βιβλία καθιστούν επίσης δυνατό τον προσδιορισμό της ισορροπίας μεταξύ περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.
Ένας αριθμός εγγράφων περιλαμβάνονται ως μέρος της διαδικασίας κατάρτισης και τήρησης λογιστικών βιβλίων. Τα τιμολόγια που εκδίδονται από μια επιχείρηση είναι ένα από τα βασικά έγγραφα που σημειώνονται και παρακολουθούνται σε λογιστικά βιβλία και περιοδικά. Τα τιμολόγια καθιστούν δυνατή την παρακολούθηση πιθανών εσόδων που μπορεί εύλογα να προβλέψει η επιχείρηση. Καταχωρίζοντας τα τιμολόγια και τα ποσά των τιμολογίων στα λογιστικά βιβλία, είναι πολύ πιο εύκολο να εφαρμόσετε επιταγές ή άλλους τρόπους πληρωμής που αποστέλλονται από τους πελάτες όταν και κατά την άφιξή τους και προετοιμάζονται για κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό.
Τα τιμολόγια που σχετίζονται με αγορές που πραγματοποιούνται από μια επιχείρηση είναι επίσης απαραίτητα για την τήρηση ακριβών λογιστικών βιβλίων. Όπως και με τα τιμολόγια που εκδίδονται από μια επιχείρηση, αυτά που λαμβάνονται πρέπει να καταχωρούνται στα αρχεία πληρωτέων λογαριασμών, καθιστώντας ευκολότερο τον καθορισμό ενός χρονοδιαγράμματος για την έκδοση πληρωμών για αυτά τα τιμολόγια. Η επιταγή ή ο τρόπος πληρωμής που χρησιμοποιείται για τον διακανονισμό του υπολοίπου σε αυτά τα τιμολόγια θεωρείται επίσης λογιστικό αρχείο και συνήθως σημειώνεται στους πληρωτέους λογαριασμούς σε συνδυασμό με το κατάλληλο τιμολόγιο.
Όλες οι χρηματικές συναλλαγές που σχετίζονται με τη λειτουργία της επιχείρησης θεωρούνται λογιστικά αρχεία του ενός ή του άλλου τύπου. Τόσο τα χειροκίνητα όσο και τα ηλεκτρονικά αντίγραφα φυλάσσονται στο αρχείο, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο τον έλεγχο των καταχωρήσεων ημερολογίου και τη διασφάλιση ότι όλα τα αρχεία είναι σε σωστή σειρά. Όταν ακολουθούνται οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, είναι πολύ πιο εύκολο να ανακτηθούν οι κατάλληλες εγγραφές των περιουσιακών στοιχείων, των αρχείων του παθητικού και οποιασδήποτε υποομάδας αυτών των αρχείων που σχετίζονται με οποιαδήποτε συναλλαγή υποχρεώσεων ή απαιτήσεων.
Η τήρηση ακριβών λογιστικών βιβλίων σε κάποια μορφή απαιτείται συχνά για φορολογικούς σκοπούς. Αυτό ισχύει τόσο για ιδιώτες όσο και για επιχειρήσεις. Η αδυναμία διατήρησης αντιγράφων των βασικών δικαιολογητικών μπορεί συχνά να δημιουργήσει προβλήματα εάν πραγματοποιηθεί φορολογικός έλεγχος και μπορεί να οδηγήσει στην ακύρωση ορισμένων εκπτώσεων λόγω έλλειψης τεκμηρίωσης. Για το λόγο αυτό, πολλά άτομα και επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογιστικό λογισμικό για να κρατούν όλες τις εγγραφές σε τάξη, ενώ παράλληλα διατηρούν αντίγραφα επιταγών, τιμολογίων και άλλων δικαιολογητικών που υποστηρίζουν τις εγγραφές στα ίδια τα λογιστικά βιβλία.