Τα λογιστικά αρχεία είναι έγγραφα και υποστηρικτικό υλικό που χρησιμοποιούνται από ιδιώτες και εταιρείες για την προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων, φορολογικών εγγράφων κ.λπ. Σύμφωνα με το νόμο, οι εταιρείες υποχρεούνται να τηρούν τέτοια αρχεία για μια καθορισμένη χρονική περίοδο, συχνά επτά χρόνια, για να τα καταστήσουν διαθέσιμα για επιθεώρηση και έλεγχο. Οι εταιρείες που αποτελούν αντικείμενο δημόσιας διαπραγμάτευσης ενδέχεται να υπόκεινται σε τυχαίες επιθεωρήσεις από ρυθμιστικούς φορείς και αυτές οι επιθεωρήσεις περιλαμβάνουν ανασκόπηση των λογιστικών αρχείων ως προς την ακρίβεια και την πληρότητα.
Αυτά τα αρχεία μπορεί να είναι ηλεκτρονικά, έντυπα ή συνδυασμός και των δύο. Περιλαμβάνουν κάθε τεκμηρίωση που σχετίζεται με οικονομικές συναλλαγές, από αρχεία μισθοδοσίας έως εκτυπώσεις τέλους ημέρας από ταμειακές μηχανές. Στα λογιστικά βιβλία περιλαμβάνονται επίσης καταστάσεις τραπεζών, μαζί με παρόμοιες καταστάσεις που σχετίζονται με επενδύσεις. Τα λογιστικά βιβλία θεωρούνται επίσης λογιστικά αρχεία. Ουσιαστικά, εάν περιέχει αρχείο που σχετίζεται με την οικονομική δραστηριότητα μιας εταιρείας, είναι λογιστικό αρχείο.
Οι εταιρείες αναμένεται να διατηρούν αυτή την τεκμηρίωση σε καλή κατάσταση λειτουργίας. Οι λογιστές και το προσωπικό υποστήριξης συνήθως επιβλέπουν την τήρηση τέτοιων αρχείων και χρησιμοποιούν τα έγγραφα για την προετοιμασία πραγμάτων όπως καταστάσεις για επενδυτές και φορολογικές δηλώσεις. Εάν τα αρχεία δεν είναι πλήρη, οι οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας θα είναι ανακριβείς και αυτό μπορεί να αποτελέσει λόγο για νομικές και οικονομικές κυρώσεις.
Πρέπει να ακολουθούνται διαδικασίες γνωστές ως γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP) κατά τη διατήρηση, το χειρισμό και τη χρήση λογιστικών αρχείων. Αυτές οι διαδικασίες τυποποιούν τις βασικές λογιστικές εργασίες για να διασφαλίσουν ότι εκτελούνται ομοιόμορφα από όλους τους λογιστές παντού, εξαλείφοντας τη δυνατότητα χρήσης της λεγόμενης «δημιουργικής λογιστικής» για την απόκρυψη ζημιών και άλλως ανακρίβεια οικονομικών γεγονότων για προσωπικό όφελος.
Όταν διατάσσεται έλεγχος, όλα τα λογιστικά αρχεία ζητούνται για έλεγχο. Οι ελεγκτές θα εξετάσουν το υλικό και θα σημειώσουν τυχόν υλικό που λείπει, αρχεία που προκαλούν σύγχυση ή αρχεία που διατηρούνται ακατάλληλα. Όλες αυτές οι πληροφορίες σταθμίζονται κατά τη σύνταξη ελεγκτικής γνώμης. Οι ρυθμιστικές αρχές που ενδιαφέρονται για χρηματοοικονομικές πρακτικές μπορούν να επανεξετάσουν τα αποτελέσματα του ελέγχου για τη συλλογή πληροφοριών. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δίωξη εταιρειών που είναι ύποπτες για δόλιες λογιστικές πρακτικές ή για να αθωωθούν εταιρείες που αντιμετωπίζουν τέτοιες κατηγορίες.
Συνήθως συνιστάται στα φυσικά πρόσωπα να διατηρούν λογιστικά αρχεία, καθώς μπορούν να ελεγχθούν από τις φορολογικές αρχές. Εάν τα άτομα δεν έχουν τα αρχεία για να υποστηρίξουν τις αξιώσεις που υποβάλλονται για τους φόρους τους, μπορεί να υπόκεινται σε κυρώσεις. Τουλάχιστον, η φορολογική τους υποχρέωση μπορεί να προσαρμοστεί, αναγκάζοντάς τους να πληρώσουν περισσότερους φόρους. Εάν τα αρχεία τους φαίνεται να είναι δόλια, αντί να τηρούνται απλώς ατημέλητα, μπορεί να αντιμετωπίσουν νομικές κυρώσεις.