Η διαχείριση αλλαγών είναι μια καθορισμένη, τυποποιημένη διαδικασία που χρησιμοποιείται στη διαχείριση υπηρεσιών τεχνολογίας πληροφοριών για τον συντονισμό και τον έλεγχο όλων των αλλαγών που γίνονται σε μια υπάρχουσα, τεχνική λύση παραγωγής.
Κάθε οργανισμός μπορεί να δημιουργήσει τη δική του διαδικασία διαχείρισης αλλαγών, με βάση το σχετικό μέγεθος των εταιρειών και τους πόρους του προσωπικού. Η διαχείριση αλλαγών είναι συνήθως ευθύνη του επικεφαλής ή του διευθυντή του τμήματος τεχνολογίας πληροφοριών. Υπάρχουν τυπικές λειτουργίες και διαδικασίες που χρησιμοποιούνται σε όλες τις επιχειρήσεις που περιβάλλουν τη διαχείριση αλλαγών.
Η τυπική διαδικασία είναι μια μέθοδος συστηματικής καταγραφής όλων των προτεινόμενων αλλαγών σε ένα παραγωγικό ή ζωντανό σύστημα, ολοκληρώνοντας μια ανάλυση κόστους/οφέλους, αξιολογώντας τον αντίκτυπο και τους κινδύνους, δημιουργώντας μια επιχειρηματική περίπτωση ή αιτιολόγηση για το αίτημα και λαμβάνοντας έγκριση από τον ιδιοκτήτη της επιχειρηματικής διαδικασίας. Μόλις εγκριθεί, η διαχείριση αλλαγών περιλαμβάνει την πραγματική εφαρμογή αυτής της αλλαγής, μαζί με την παρακολούθηση των επιπτώσεων, τη δημιουργία μιας συνοπτικής έκθεσης και την ενημέρωση της κατάστασης του αιτήματος αλλαγής σε ένα ευρύτερο σύστημα παρακολούθησης.
Ο σκοπός μιας διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών είναι να έχει μια συστηματική μέθοδο αξιολόγησης αιτημάτων αλλαγής, ιεράρχηση προτεραιοτήτων, προγραμματισμό πόρων για υλοποίηση και το κατάλληλο επίπεδο υποστήριξης. Μέσα σε αυτή τη δομή, ο διαχειριστής συστήματος είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της καλύτερης δυνατής χρήσης προσωπικού, εξοπλισμού και πόρων για την κάλυψη των απαιτήσεων των χρηστών. Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών καλύπτει όλες τις αλλαγές για υλικό, λογισμικό, τεκμηρίωση υποστήριξης και διαδικασίες.
Ένα διοικητικό συμβούλιο πρέπει να εγκρίνει τυχόν αιτήματα που χρησιμοποιούν τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών. Οι διευθυντές λειτουργικών τμημάτων και η ανώτερη εταιρική διοίκηση είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο των προτάσεων αιτήματος αλλαγής και όλων των συνημμένων εγγράφων. Αυτοί οι πίνακες ονομάζονται Αλλαγή Συμβουλευτικών Συμβουλίων ή Διοικούσες Επιτροπές. Συμπεριλαμβάνεται σε αυτόν τον πίνακα ένας εκπρόσωπος του τμήματος χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών με επαρκή εξουσία για να αξιολογήσει το κόστος των προτάσεων αλλαγής και να συμβουλεύσει την ομάδα σχετικά με το πρόσθετο απαιτούμενο κόστος και τη σκοπιμότητα πραγματοποίησης αυτών των δαπανών.
Ο διευθυντής του τμήματος που είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών πρέπει να έχει καλές δεξιότητες επικοινωνίας, λειτουργικό ή τεχνικό υπόβαθρο υπηρεσιών πληροφορικής και ικανότητα να γεφυρώσει το χάσμα μεταξύ των επιχειρησιακών απαιτήσεων και της ικανότητας τεχνικής λύσης για την κάλυψη αυτών των αναγκών.
Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών χρησιμοποιείται με παραγωγικά, λειτουργικά συστήματα. Η διαδικασία για συστήματα έργου ή ανάπτυξης διαφέρει στην έμφαση στην ανάλυση και την τεκμηρίωση. Σε ένα αναπτυξιακό περιβάλλον, υπάρχει περισσότερο περιθώριο για τη διερεύνηση μιας συγκεκριμένης γωνίας ως πιθανής λύσης σε μια επιχειρηματική ανάγκη. Μόλις γίνει αυτή η ανάλυση, ολοκληρώνεται μια αξιολόγηση για να προσδιοριστούν τα πιθανά οφέλη αυτής της λύσης και οι πιθανές περιοχές εφαρμογής. Η διαβούλευση με τους ιδιοκτήτες επιχειρηματικών διαδικασιών πρέπει να ολοκληρωθεί πριν προχωρήσει οποιαδήποτε εξέλιξη.
SmartAsset.