Η διαδικασία διαχείρισης έργου περιλαμβάνει τον σχεδιασμό, την εκτέλεση και τον έλεγχο έργων από την αρχή, τη μέση και το τέλος τους. Η διαδικασία διαχείρισης έργου ξεκινά με τον καθορισμό και ολοκληρώνεται με το κλείσιμο. Κατά τη διάρκεια του σταδίου εκτέλεσης, ενδέχεται να χρειαστούν προσαρμογές στο αρχικό σχέδιο. Η πρόοδος θα πρέπει πάντα να παρακολουθείται καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου. Η διαδικασία διαχείρισης έργου μπορεί να συνοψιστεί σε πέντε βασικά βήματα:
1. Ο καθορισμός του σκοπού, του στόχου και του επιθυμητού τελικού αποτελέσματος του έργου είναι σημαντικοί παράγοντες κατά την έναρξη της διαδικασίας διαχείρισης του έργου. Για παράδειγμα, εάν το έργο είναι ένα άμεσο πακέτο συγκέντρωσης χρημάτων μέσω ταχυδρομείου που θα αποσταλεί σε εθνικό επίπεδο, ο σκοπός του μπορεί να είναι η απόκτηση νέων επιχειρηματικών οδηγών και δωρητών. Ο στόχος του μπορεί να είναι να συμπεριλάβει διαφημιστικές πληροφορίες νέων προϊόντων για το κοινό-στόχο. Το επιθυμητό αποτέλεσμα μπορεί να είναι να ξεπεράσετε τα προηγούμενα ποσοστά αποτελεσμάτων παρόμοιων πακέτων.
2. Λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς του έργου όσον αφορά τον προϋπολογισμό και τους πόρους, θα πρέπει να επιλυθούν νωρίς στη διαδικασία για να αποφευχθεί η σπατάλη χρόνου προγραμματισμού και εκτέλεσης κάτι που δεν μπορεί να οριστικοποιηθεί. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας το έργο άμεσης αλληλογραφίας που περιγράφηκε παραπάνω, θα πρέπει να δοθούν οδηγίες στον δημιουργό αντιγράφων στο δημιουργικό του περιεχόμενο. Διαφορετικά, μπορεί να συμπεριλάβει ιδέες που δεν μπορούν να ολοκληρωθούν εντός των περιορισμών του προϋπολογισμού.
3. Η συγκρότηση μιας ομάδας και η ανάθεση εργασιών έργου με ημερομηνίες ολοκλήρωσης είναι ένα κρίσιμο μέρος ενός συστήματος διαχείρισης διαδικασιών. Ενώ ένα άτομο μπορεί να είναι υπεύθυνο και να έχει την ευθύνη για το έργο, συνήθως χρειάζονται πολλοί υπάλληλοι για να εργαστούν σε διαφορετικά μέρη του. Στις εταιρείες, ένα έργο εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά τμήματα. Οι διαχειριστές έργων πρέπει συχνά να συνεργάζονται με πολλούς διαφορετικούς επικεφαλής τμημάτων για να ολοκληρώσουν έργα.
4. Οι ημερομηνίες ολοκλήρωσης των εργασιών πρέπει να ελέγχονται και να παρακολουθούνται από τον διαχειριστή του έργου. Κατά τη διάρκεια αυτού του τμήματος της διαδικασίας διαχείρισης έργου, ο διευθυντής πρέπει να κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στο αρχικό του σχέδιο. Ο διαχειριστής έργου πρέπει να βεβαιωθεί ότι όλα θα ολοκληρωθούν εγκαίρως. Το έργο πρέπει οπωσδήποτε να είναι υπό τον έλεγχό του. Ο έλεγχος του αποτελέσματος του έργου απαιτεί συνήθως εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες.
5. Το κλείσιμο της διαδικασίας διαχείρισης έργου είναι το τελικό στάδιο. Όλα τα χαλαρά άκρα πρέπει να είναι δεμένα. πρέπει να κατατεθούν έγγραφα και να γίνουν οι κατάλληλες πληρωμές στους εργολάβους. Η επιτυχία ή η αποτυχία του έργου πρέπει να αναλυθεί. Πρέπει να γίνουν σημειώσεις για τυχόν αλλαγές που θα βοηθούσαν παρόμοια μελλοντικά έργα να εκτελούνται πιο ομαλά.
SmartAsset.