Η διαχείριση διαδικασιών είναι μια σειρά τεχνικών, δεξιοτήτων, εργαλείων και μεθόδων που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο και τη διαχείριση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας μέσα σε ένα μεγάλο σύστημα ή οργανισμό. Ο όρος χρησιμοποιείται συχνότερα στην επιχειρηματική ανάλυση, μελέτες παραγωγικότητας και μηχανική συστημάτων. Ο σκοπός της διαχείρισης διαδικασιών είναι να προσδιορίσει και να τεκμηριώσει με σαφήνεια όλα τα βήματα και τις ενέργειες που λαμβάνονται για την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας ή ροής εργασίας.
Αυτός ο τύπος εργασίας απαιτεί μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια, εξαιρετικές δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας, δεξιότητες ανάλυσης και ικανότητα αντικειμενικής κάλυψης των απαιτήσεων του έργου. Η διαχείριση διαδικασιών περιλαμβάνει την τεκμηρίωση της τρέχουσας διαδικασίας, την αξιολόγηση του χρόνου και του επιπέδου της προσπάθειας, καθώς και ανάλυση της αποτελεσματικότητας, των συμφόρων και του συνολικού κόστους της διαδικασίας. Οι ασκήσεις για την επανασχεδίαση ή τη διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών ξεκινούν συχνά με ανάλυση διαδικασιών.
Αυτά τα τρία στοιχεία παραμένουν τα ίδια, ανεξάρτητα από τη βιομηχανία ή τον τομέα. Αξίζει να σημειωθεί ότι η αυστηρή τήρηση μιας επίσημης διαδικασίας διαχείρισης διαδικασιών είναι μια αναγνωρισμένη μέθοδος περιορισμού του κόστους. Με μια πλήρη και προσεκτική ανασκόπηση όλων των βημάτων μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, είναι δυνατό να εξοικονομήσετε σημαντικά χρήματα και πόρους σε ολόκληρο τον οργανισμό. Σε πολλές περιπτώσεις, κάθε μεμονωμένη μονάδα αγνοεί αυτές τις αναποτελεσματικότητες, καθώς είναι μικρές και ασήμαντες. Ωστόσο, σε ολόκληρο τον οργανισμό, μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντική μείωση του κόστους και αύξηση της αποδοτικότητας.
Στην τυπική διαδικασία διαχείρισης της διαδικασίας, το πρώτο βήμα είναι η αναθεώρηση της υπάρχουσας διαδικασίας. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την ανάγνωση του εγχειριδίου λειτουργίας, την ομιλία με το προσωπικό και την παρακολούθηση δραστηριοτήτων. Δεν είναι ασυνήθιστο για την πραγματική διαδικασία να διαφέρει από τα γραπτά βήματα. Αυτό οφείλεται συχνά σε ξεπερασμένα εγχειρίδια ή σε αποτυχία του εγχειριδίου να καταγράψει πραγματικά όλα τα βήματα και τις επιπτώσεις τους.
Η παρατήρηση του προσωπικού είναι ένας τρόπος προσδιορισμού του χρόνου που απαιτείται για κάθε βήμα σε μια διαδικασία. Ένας άλλος τρόπος είναι απλά να μετρήσετε τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας ολόκληρης διαδικασίας και να καθορίσετε τον μέσο χρόνο για κάθε βήμα. Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι να περάσετε πραγματικά ένα σύντομο χρονικό διάστημα σε κάθε ρόλο.
Η εργασία σε μια θέση, ειδικά σε περιβάλλον παραγωγής ή παραγωγής, αναδεικνύει γρήγορα τα ζητήματα, τα δυνατά και αδύνατα σημεία της τρέχουσας διαδικασίας. Παρέχει επίσης μια ευκαιρία στο προσωπικό να δει μια δέσμευση να κατανοήσει πραγματικά τη διαδικασία και μπορεί να προκαλέσει περισσότερες συζητήσεις. Μιλήστε με το προσωπικό και τους επόπτες για να καταλάβετε πραγματικά τις ιδέες τους και να δείτε πού μπορούν να γίνουν βελτιώσεις.
SmartAsset.