Το σύστημα παραγγελίας αγοράς είναι η ακολουθία των βημάτων που πρέπει να περάσει ένα άτομο για να ζητήσει την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών για εταιρική χρήση. Αυτά τα συστήματα παρέχουν μια διαδρομή ελέγχου για την παρακολούθηση της κίνησης των οικονομικών πόρων της εταιρείας. Υπάρχουν πολλά συστήματα στο επιχειρηματικό περιβάλλον για τα συστήματα. Τα περισσότερα από αυτά επικεντρώνονται στο λογιστικό και εσωτερικό σύστημα εγγράφων μιας εταιρείας. Η επιλογή του καλύτερου συστήματος εντολών αγοράς απαιτεί την εξέταση ενός αριθμού παραγόντων που σχετίζονται με τα επιχειρηματικά συστήματα μιας εταιρείας.
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιχειρήσεων πρέπει να αποφασίσουν εάν θέλουν να χρησιμοποιήσουν ένα μη αυτόματο ή αυτόματο σύστημα παραγγελιών αγοράς. Τα χειροκίνητα συστήματα περιλαμβάνουν συνήθως τη χρήση ενός χάρτινου σημειωματάριου που περιέχει διαδοχικά αριθμημένες παραγγελίες αγοράς. Ένας υπάλληλος θα συμπληρώσει τη φόρμα, η οποία συνήθως απαιτεί προμηθευτή, τιμή, ποσότητα, περιγραφή και λογιστικό κωδικό, πριν την υποβάλει για έγκριση. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν συνήθως ένα αντίγραφο με ανθρακονήματα που φυλάσσεται στο αρχείο. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα λειτουργεί παρόμοια, εκτός εάν οι εργαζόμενοι θα χρησιμοποιήσουν το επιχειρηματικό ή λογιστικό λογισμικό της εταιρείας και θα συμπληρώσουν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο εντολής αγοράς.
Ο αριθμός των παραγγελιών αγοράς που θα παράγει μια εταιρεία μέσω των συνήθων δραστηριοτήτων της θα διαδραματίσει μεγάλο ρόλο κατά την επιλογή ενός συστήματος εντολών αγοράς. Η χρήση ενός χειροκίνητου συστήματος μπορεί να γίνει κουραστική και να οδηγήσει σε χαμένο έγγραφο, με αποτέλεσμα οι υπάλληλοι να αναδημιουργήσουν την εντολή αγοράς. Επιπλέον, οι εταιρείες πρέπει συνήθως να αποθηκεύουν αυτά τα έγγραφα για αρκετά χρόνια, ανάλογα με την ισχύουσα ομοσπονδιακή ή πολιτειακή νομοθεσία. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα παραγγελίας αγοράς μπορεί να ανακουφίσει μερικά από αυτά τα προβλήματα, αν και η εκμάθηση και η χρήση της μηχανογραφημένης έκδοσης μπορεί να απαιτήσει περισσότερη εκπαίδευση.
Άλλοι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή ενός συστήματος παραγγελίας αγοράς είναι ο αριθμός των εργαζομένων που χρησιμοποιούν εντολές αγοράς και η τοποθεσία του γραφείου αγορών της εταιρείας. Το να επιτρέπεται σε πολλούς υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση και να δημιουργούν εντολές αγοράς μπορεί να απαιτήσει από τις εταιρείες να έχουν στη διάθεσή τους περισσότερα χάρτινα έγγραφα ή περισσότερα ονόματα χρήστη για πρόσβαση στην ενότητα εντολής αγοράς. Οι μεγάλοι οργανισμοί θα έχουν συχνά ένα τμήμα αγορών ή έναν υπεύθυνο προμηθειών για να χειρίζονται την εντολή αγοράς κατά την παραγγελία. Η παράδοση πολλών ατόμων σε παραγγελίες αγοράς μπορεί να δημιουργήσει μια υπερχείλιση πληροφοριών στο τμήμα αγορών. Οι εταιρείες ενδέχεται να χρειαστεί να περιορίσουν την πρόσβαση στο σύστημα παραγγελίας αγοράς για να αποφύγουν αυτό το ζήτημα.
Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να εξετάσουν τον τρόπο με τον οποίο οι εντολές αγοράς εισέρχονται στο λογιστικό τμήμα. Τα άτομα του λογιστικού τμήματος πρέπει να είναι σε θέση να έχουν εύκολη πρόσβαση στο σύστημα για να ελέγχουν τις εντολές αγοράς πριν από την πληρωμή λογαριασμών. Οι ελεγκτές θα χρειαστούν επίσης πρόσβαση για να καθορίσουν πώς ρέουν οι πληροφορίες μέσω της εταιρείας. Η αδυναμία παρακολούθησης της παραγγελίας αγοράς σε κάθε βήμα στο σύστημα μπορεί να οδηγήσει σε αλλαγές στο έγγραφο που θα θέσει σε κίνδυνο ένα σημαντικό μέρος της διαδικασίας διαχείρισης μετρητών της εταιρείας.
SmartAsset.