Μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών είναι μια σειρά επιχειρηματικών πρακτικών που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο και τη διαχείριση των αλλαγών σε ένα μεγάλο σύστημα ή οργανισμό. Ο όρος χρησιμοποιείται πιο συχνά στη μηχανική συστημάτων ή σε μεγάλα κατασκευαστικά έργα. Ο σκοπός της διαχείρισης αλλαγών είναι να διασφαλίσει ότι υπάρχει σαφής επικοινωνία μεταξύ του πελάτη και του παρόχου υπηρεσιών σχετικά με τη ζητούμενη απόκλιση από τις αποδεκτές προδιαγραφές, τον αντίκτυπο στο χρονοδιάγραμμα και το προβλεπόμενο κόστος αυτών των αλλαγών. Ένα επιπλέον μπόνους σε αυτήν τη διαδικασία είναι η επικύρωση της εξουσιοδότησης για τα αιτήματα αλλαγής.
Ολόκληρη η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών αποτελείται από τρία στοιχεία: αίτημα για την αλλαγή, αξιολόγηση χρόνου και κόστους για την πραγματοποίηση της αλλαγής και εφαρμογή των αλλαγών. Αυτά τα βήματα παραμένουν τα ίδια εάν το έργο είναι έργο τεχνολογίας πληροφοριών ή έργο κατασκευής. Αξίζει να σημειωθεί ότι η αυστηρή τήρηση μιας επίσημης διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών αναγνωρίζεται από τα δικαστήρια ως έγκυρο εργαλείο για τη διαχείριση αλλαγών στις συμβάσεις. Οι αλλαγές που ζητούνται και εγκρίνονται μέσω της διαδικασίας πρέπει να πληρώνονται από την εταιρεία, ανεξάρτητα από την αρχή του αιτούντος. Υποτίθεται ότι η εταιρεία σχεδίασε μια επιχειρηματική πρακτική που ακολούθησε την εσωτερική της διαδικασία έγκρισης.
Για τη διαχείριση των αιτημάτων για αλλαγή, πολλές εταιρείες σχεδιάζουν μια φόρμα που παρέχει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες. Για παράδειγμα, μια φόρμα αιτήματος αλλαγής απαιτεί συνήθως το όνομα του αιτούντος και τον τίτλο του, την επιχειρησιακή λογική του αιτήματος, τη λειτουργικότητα που απαιτείται και τις συνολικές επιπτώσεις. Περιλαμβάνονται επίσης τα ονόματα των υπευθύνων και που θα δοκιμάσουν και θα αποδεχτούν τις αλλαγές. Μετά την παραλαβή και τον έλεγχο της φόρμας, ο διαχειριστής του συστήματος εκχωρεί έναν αριθμό παρακολούθησης στο αίτημα.
Το άτομο που είναι υπεύθυνο για το σύστημα ή το έργο εξετάζει τώρα τις λεπτομέρειες του αιτήματος και υπολογίζει τους απαιτούμενους πόρους, την κατανομή χρόνου και τυχόν κόστη που σχετίζονται με την υλοποίηση αυτής της αλλαγής. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ενδέχεται να απαιτηθούν ερωτήσεις ή διευκρινίσεις από τον αιτούντα. Αυτές οι πληροφορίες ενσωματώνονται στη φόρμα αιτήματος αλλαγής.
Εάν το κόστος γίνει αποδεκτό, τότε το αίτημα προστίθεται συνήθως σε μια λίστα με προτεραιότητα άλλων αιτημάτων αλλαγής, ως μέρος της διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών. Η εργασία ανατίθεται σε μια συγκεκριμένη περιοχή, ο οποίος θα συνδεθεί με τον διαχειριστή του συστήματος ή του έργου για να διευκρινίσει τις απαιτήσεις και να κάνει τις απαραίτητες αλλαγές. Σε ένα περιβάλλον τεχνολογίας πληροφοριών, αυτές οι αλλαγές γίνονται σε ένα σύστημα δοκιμών. Είναι ευθύνη των ελεγκτών να διασφαλίσουν ότι οι αλλαγές πληρούν τις αρχικές απαιτήσεις τους και δεν δημιουργούν αρνητικά αποτελέσματα. Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση των δοκιμών, οι αλλαγές μεταφέρονται στο σύστημα παραγωγής ή στο ζωντανό σύστημα. Τυχόν ζητήματα ή νέα προβλήματα που δημιουργούνται ως αποτέλεσμα αυτής της αλλαγής εξετάζονται και ενδέχεται να οδηγήσουν σε πρόσθετους κύκλους αλλαγών, δοκιμών και υλοποίησης.
SmartAsset.