Η διαδικασία είσπραξης οφειλών ξεκινά συνήθως με τον αρχικό πιστωτή. Οι πελάτες που χάνουν μια πληρωμή ενδέχεται να λάβουν μια επιστολή ταχυδρομικώς ή ένα τηλεφώνημα που τους υπενθυμίζει ότι η πληρωμή πρέπει να γίνει. Οι χαμένες πληρωμές που επιλύονται σε αυτό το πρώιμο στάδιο έχουν συνήθως μόνο μικρές συνέπειες, όπως μια μικρή προμήθεια ή ένα μικρό συμβάν στην πιστωτική αναφορά του οφειλέτη. Ωστόσο, όσο περνά ο καιρός ή ο οφειλέτης χάνει περισσότερες πληρωμές, η διαδικασία είσπραξης οφειλών γίνεται πιο σοβαρή. ο πιστωτής μπορεί να αρχίσει να τηλεφωνεί πιο συχνά ή να στέλνει πιο επείγουσα αλληλογραφία μέσω ταχυδρομείου. Περίπου έξι μήνες μετά την πρώτη χαμένη πληρωμή, ο πιστωτής συνήθως χρεώνει τον λογαριασμό.
Ένας χρεωμένος λογαριασμός σημαίνει ότι ο αρχικός πιστωτής παραιτείται και πουλά το χρέος σε εξωτερικό οργανισμό είσπραξης. Αυτή η ενέργεια συνήθως έχει σοβαρό αντίκτυπο στην πιστωτική έκθεση του οφειλέτη. Στο σημείο αυτό, ο οργανισμός είσπραξης υποχρεούται από το νόμο να ειδοποιήσει τον οφειλέτη ότι έχει αναλάβει τον λογαριασμό.
Αφού λάβει ειδοποίηση από την υπηρεσία είσπραξης, ο οφειλέτης έχει συνήθως 30 ημέρες για να αμφισβητήσει τη γνησιότητα του χρέους. Εάν ο οφειλέτης ισχυριστεί ότι το χρέος δεν είναι έγκυρο, ο οργανισμός είσπραξης υποχρεούται να επαληθεύσει τον λογαριασμό με τον αρχικό πιστωτή. Η εταιρεία δεν μπορεί να προβεί σε περαιτέρω ενέργειες όσο ο λογαριασμός είναι υπό αμφισβήτηση.
Μόλις περάσουν οι 30 ημέρες ή ο λογαριασμός έχει επικυρωθεί με τον αρχικό πιστωτή, η εταιρεία ξεκινά τη διαδικασία είσπραξης οφειλών. Τα πρακτορεία συνήθως επικοινωνούν με τον οφειλέτη μέσω ταχυδρομείου ή τηλεφώνου και απαιτούν πληρωμή. Ορισμένα γραφεία είσπραξης μπορεί να είναι πρόθυμα να συνεργαστούν με τον οφειλέτη προσφέροντας σχέδια πληρωμής ή ποσά διακανονισμού, αλλά έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν όσα θέλουν, εφόσον δεν υπερβαίνει το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Οι συλλέκτες δεν είναι υποχρεωμένοι να αποδεχτούν προσφορά διακανονισμού ή σχέδιο πληρωμής από τον οφειλέτη.
Ενώ οι εισπράκτορες οφειλών μπορεί να χρησιμοποιούν πολλές διαπραγματευτικές τακτικές προκειμένου να εισπράξουν χρήματα, ο νόμος περί πρακτικών δίκαιης είσπραξης χρεών απαγορεύει ορισμένες συμπεριφορές. Για παράδειγμα, οι συλλέκτες δεν μπορούν να καλέσουν πριν από τις 8 π.μ. ή μετά τις 9 μ.μ. Δεν επιτρέπεται να παρενοχλούν τους οφειλέτες, να χρησιμοποιούν άσεμνη γλώσσα ή να τους απειλούν με κακό. Οι συλλέκτες δεν επιτρέπεται να κάνουν ψευδείς αξιώσεις σχετικά με το χρέος ή να κάνουν απειλές που συνεπάγονται νομικές ενέργειες που δεν σκοπεύουν να λάβουν πραγματικά.
Εάν ο οφειλέτης δεν καταβάλει το οφειλόμενο ποσό ή δεν κάνει ρυθμίσεις διακανονισμού, το πρακτορείο μπορεί είτε να πουλήσει τον λογαριασμό σε άλλη εταιρεία είτε σε δικηγόρο είσπραξης. Ένας δικηγόρος μπορεί να κινήσει νομικές ενέργειες κατά του οφειλέτη, συμπεριλαμβανομένης μιας δικαστικής απόφασης ή αγωγής. Ο διακανονισμός σε αυτό το σημείο της διαδικασίας είσπραξης οφειλών συχνά σημαίνει εμφάνιση στο δικαστήριο και πρόσθετα πρόστιμα και τέλη. Έχει επίσης σοβαρό αρνητικό αντίκτυπο στην πιστωτική έκθεση του οφειλέτη.