Η διαδικασία MRP (προγραμματισμός απαιτήσεων υλικών) είναι ένα σύστημα που προορίζεται να εξορθολογίσει τον έλεγχο του αποθέματος και την παροχή υπηρεσιών που εξαρτάται από το υλικό. Τα συστήματα MRP βρίσκονται πιο συχνά σε μεγάλα περιβάλλοντα παραγωγής, αλλά σχετίζονται με κάθε ανησυχία που βασίζεται στην προμήθεια πρώτων υλών και άλλων συναφών ειδών. Αυτή η διαδικασία έχει σχεδιαστεί για να αντιμετωπίσει τρεις κρίσιμους στόχους: διαθεσιμότητα αποθέματος, μειωμένα επίπεδα αποθέματος κινδύνου και μελλοντικό σχεδιασμό. Ανάλογα με την έκταση και την πολυπλοκότητα του εμπλεκόμενου κλάδου, οι λειτουργίες MRP μπορεί να βασίζονται σε λογισμικό ή να υλοποιούνται χειροκίνητα.
Οι περισσότερες βιομηχανίες παραγωγής και παροχής υπηρεσιών εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την αδιάλειπτη παροχή πρώτων υλών, ανταλλακτικών ή τελικών προϊόντων για να λειτουργούν αποτελεσματικά. Μια απρόβλεπτη καθυστέρηση στην παράδοση του μικρότερου είδους μπορεί να σταματήσει την παραγωγή ή την παροχή υπηρεσιών της μεγαλύτερης ή της μικρότερης επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις που βασίζονται σε ένα μεγάλο απόθεμα υλικών διαφορετικής προέλευσης είναι οι πιο ευαίσθητες σε αυτά τα ζητήματα και απαιτούν αυστηρό, διορατικό έλεγχο των αποθεμάτων για την αποτροπή τους. Η διαδικασία MRP είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους άσκησης αυτού του επιπέδου ελέγχου και είναι συνήθως δομημένη ώστε να αντιμετωπίζει τους τρεις πιο κρίσιμους στόχους σε οποιαδήποτε αλυσίδα εφοδιασμού.
Η διατήρηση μιας σταθερής προσφοράς κρίσιμων υλικών, ο πρώτος στόχος, είναι συχνά δύσκολη για τους μεγάλους κατόχους αποθεμάτων. Οι μακρινές πηγές ανεφοδιασμού έχουν τις δικές τους λειτουργικές πραγματικότητες και συχνά δεν μπορούμε να βασιστούμε στις αδιάκοπες τάσεις προσφοράς. Η διαδικασία MRP το επιτρέπει αυτό χρησιμοποιώντας ιστορικά στοιχεία χρήσης και προσφοράς για τον υπολογισμό των σχημάτων αγορών για τη διασφάλιση βέλτιστων επιπέδων αποθεμάτων. Με αυτόν τον τρόπο, το σύστημα δημιουργεί αποθέματα προσωρινής αποθήκευσης για να αντιμετωπίσει με ασφάλεια τις απροσδόκητες καθυστερήσεις εφοδιασμού, επιβάλλοντας ταυτόχρονα τις ελάχιστες κυρώσεις σε επίπεδο αποθέματος.
Η δεύτερη ζωτική λειτουργία που εκπληρώνεται από μια διαδικασία MRP είναι η μείωση του κινδύνου αποθέματος, ένα σημείο που συνδέεται στενά με τη διαθεσιμότητα του αποθέματος. Τα υπερβολικά επίπεδα αποθεμάτων αποτελούν μεγάλο κίνδυνο για τις εταιρείες όσον αφορά τους κινδύνους ζημιών και ζημιών, αυξημένες ασφαλιστικές επιβαρύνσεις και περιττές δαπάνες. Συχνά είναι πολύ εύκολο να αγοράζονται υπερβολικές ποσότητες υλικών για να καλυφθούν ζητήματα αξιοπιστίας προμήθειας, τα οποία, ενώ επιλύουν βραχυπρόθεσμα προβλήματα εφοδιασμού, δημιουργούν ταυτόχρονα απαράδεκτους κινδύνους για το επίπεδο αποθεμάτων. Μια αποτελεσματική διαδικασία MRP μπορεί να ελαχιστοποιήσει αυτούς τους κινδύνους διατηρώντας ρεαλιστικά αλλά ασφαλή επίπεδα αποθέματος.
Το τρίτο πλεονέκτημα της υλοποίησης της διαδικασίας MRP είναι ο προγραμματισμός και οι διαγνωστικές λειτουργίες που είναι συνήθως δυνατές με αυτά τα συστήματα. Η διαδικασία επιτρέπει στους φορείς εκμετάλλευσης να δημιουργήσουν ένα σαφές ιστορικό αρχείο των τάσεων προσφοράς και χρήσης που μπορεί να βοηθήσει στον προγραμματισμό μακροπρόθεσμα. Ορισμένα συστήματα μπορούν ακόμη και να επισημάνουν χειριστές επικείμενων καταστάσεων που απαιτούν διορθωτικά μέτρα. Η μέση διαδικασία MRP βασίζεται σε λογισμικό και συνήθως βασίζεται σε αναφορικές βάσεις δεδομένων. Ωστόσο, τα χειροκίνητα συστήματα είναι πρακτικά για μικρότερες επιχειρήσεις με λιγότερο εκτεταμένες απαιτήσεις αποθέματος.