Μια διακύμανση κόστους είναι η διαφορά μεταξύ του πραγματικού και του προϋπολογισμένου κόστους, το οποίο χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να καθορίσουν την αποτελεσματικότητα των λειτουργιών τους. Οι αποκλίσεις μπορεί να είναι ευνοϊκές ή δυσμενείς, καθώς η εταιρεία χρησιμοποίησε λιγότερα ή περισσότερα χρήματα από τα αναμενόμενα. Η μέτρηση της διακύμανσης του κόστους είναι συνηθισμένη στις πρακτικές διαχειριστικής λογιστικής. Οι λογιστές συγκρίνουν το αναμενόμενο και το πραγματικό κόστος παραγωγής για να προσδιορίσουν πού υπάρχουν αναποτελεσματικότητα στο σύστημα παραγωγής. Τα κοινά εργαλεία για αυτές τις μετρήσεις είναι οι ευέλικτοι προϋπολογισμοί και η τυπική κοστολόγηση.
Ένας ευέλικτος προϋπολογισμός είναι το πρώτο βήμα της διαδικασίας διακύμανσης κόστους. Οι εταιρείες συχνά επανεξετάζουν τις δαπάνες του προηγούμενου έτους για να καθορίσουν το μέσο ποσό που δαπανήθηκε για ορισμένες επιχειρηματικές δραστηριότητες. Η εταιρεία απαριθμεί το ετήσιο κεφάλαιο που απαιτείται για την κάλυψη των εξόδων για το επόμενο έτος. Οι διευθυντές πρέπει να παραμείνουν εντός αυτών των ορίων σε δολάρια κατά την εκτέλεση των αντίστοιχων λειτουργιών τους. Οι αναθεωρήσεις προϋπολογισμού μπορεί να είναι μια μηνιαία ή ετήσια διαδικασία, ανάλογα με τις λογιστικές και οικονομικές διαδικασίες της εταιρείας.
Κάθε μήνα, οι εταιρείες μπορούν να αναθεωρούν τον ευέλικτο προϋπολογισμό για να συγκρίνουν τα προγραμματισμένα έξοδα με τα πραγματικά έξοδα. Οι λογιστές σημειώνουν πού ξόδεψε περισσότερα ή λιγότερα χρήματα η εταιρεία. Στη συνέχεια, μια αναφορά διακύμανσης κόστους συνοψίζει όλες τις διαφορές για τον μήνα. Οι λογιστές μπορούν να υποβάλουν την έκθεση στα στελέχη και να τους επιτρέψουν να εξετάσουν τις διαφορές. Για περαιτέρω ενίσχυση της διαδικασίας αναφοράς, οι λογιστές μπορούν να δημιουργήσουν μια αναφορά από όλα τα μεγάλα τμήματα ή τμήματα της επιχείρησης.
Η τυπική κοστολόγηση είναι ένα εργαλείο διακύμανσης κόστους που είναι ειδικό για τη διαδικασία παραγωγής μιας εταιρείας. Οι λογιστές εξετάζουν το προϋπολογισμένο κόστος για τα γενικά έξοδα παραγωγής και δημιουργούν ένα προκαθορισμένο επιτόκιο γενικών εξόδων. Αυτό το ποσοστό διαιρεί το συνολικό προϋπολογισμένο γενικό κόστος παραγωγής με την αναμενόμενη παραγωγή παραγωγής για το έτος. Στη συνέχεια, οι λογιστές υπολογίζουν αυτό το ποσό χρησιμοποιώντας τον ίδιο τύπο για κάθε μήνα που παράγουν προϊόντα. Ο πραγματικός προκαθορισμένος συντελεστής γενικών εξόδων παραγωγής συγκρίνεται στη συνέχεια με τον τυπικό συντελεστή.
Οι διαφορές στο επιτόκιο γενικών εξόδων παραγωγής απαιτούν από τους λογιστές να εκκαθαρίσουν το καθολικό για τυχόν διαφορές. Οι λογιστές μπορούν να καταχωρούν μικρές διαφορές μεταξύ των δύο τιμών στον λογαριασμό κόστους πωληθέντων αγαθών της εταιρείας. Οι μεγάλες διαφορές πρέπει να αντιβαίνουν στον λογαριασμό αποθέματος μιας εταιρείας. Μετά από αυτή την καταχώρηση, οι λογιστές προετοιμάζουν μια αναφορά διακύμανσης κόστους για να καθορίσουν εάν οι διαφορές ήταν ευνοϊκές ή δυσμενείς.
Οι δυσμενείς διαφορές σε μια αναφορά διακύμανσης κόστους δεν είναι πάντα κακές. Μια εταιρεία μπορεί να έχει ξοδέψει περισσότερα χρήματα για την παραγωγή προϊόντων, για παράδειγμα, λόγω της αύξησης της ζήτησης των καταναλωτών. Μπορεί να χρειάστηκαν περισσότερα χρήματα για την αγορά υλικών και εργασίας για να καλυφθεί αυτή η ζήτηση. Η ανάλυση της αναφοράς διακύμανσης κόστους έναντι άλλων επιχειρηματικών αναφορών βοηθά τις εταιρείες να εξηγήσουν τις αποκλίσεις.