Μια δήλωση διανομής περιλαμβάνεται στα επίσημα έγγραφα για να δηλώσει το ελάχιστο επίπεδο ασφαλείας που απαιτείται για την ανάγνωσή της. Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι υποθέτουν ότι μια δήλωση διανομής θα μπορούσε να βρεθεί μόνο σε στρατιωτικά ή κυβερνητικά έγγραφα, αυτό δεν συμβαίνει. Ένας μεγάλος αριθμός ιδιωτικών οργανισμών, ιδιαίτερα μεγάλες εταιρείες, τράπεζες και ερευνητικές εταιρείες, χρησιμοποιούν επίσης αυτές τις δηλώσεις. Ενώ υπάρχουν πολλές διαφορετικές μέθοδοι εξασφάλισης πληροφοριών, τα περισσότερα συστήματα βασίζονται στο αμερικανικό στρατιωτικό σύστημα πέντε επιπέδων, στο επιχειρηματικό σύστημα τεσσάρων επιπέδων ή στο οργανωτικό σύστημα τεσσάρων επιπέδων.
Η δήλωση διανομής είναι γενικά πολύ εμφανής στο έγγραφο. Εάν υπάρχει εξώφυλλο, δεν είναι ασυνήθιστο να εκτυπώνεται η δήλωση τόσο στο επάνω όσο και στο κάτω μέρος της σελίδας. Μέσα στο έγγραφο, η δήλωση διανομής βρίσκεται γενικά στο επάνω μέρος της πρώτης σελίδας μεταξύ των πληροφοριών κεφαλίδας. Αυτές οι εξέχουσες θέσεις διαβεβαιώνουν τους ιδιοκτήτες ότι όποιος διαβάσει το έγγραφο είτε θα έχει την κατάλληλη άδεια είτε θα αγνοήσει σκόπιμα τη δήλωση.
Ένας από τους πιο γνωστούς τύπους δηλώσεων διανομής είναι το επίπεδο πέντε που χρησιμοποιείται από τον αμερικανικό στρατό, καθώς και πολλές άλλες δυτικές στρατιωτικές ομάδες. Το υψηλότερο επίπεδο είναι το Top Secret, που σημαίνει ότι μόνο τα άτομα με τα υψηλότερα επίπεδα εκκαθάρισης είναι σε θέση να διαβάσουν το έγγραφο. Στη συνέχεια κατεβαίνει κάτω από τα επίπεδα ασφάλειας: Μυστικό, Εμπιστευτικό, Περιορισμένο και Ευαίσθητο αλλά Αταξινόμητο. Το τελικό επίπεδο είναι Αταξινόμητο και είναι διαθέσιμο σε οποιονδήποτε.
Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν παρόμοιο σύστημα δήλωσης διανομής. Το βασικό σύστημα έχει το Εμπιστευτικό στο υψηλότερο επίπεδο, ακολουθούμενο από Ιδιωτικό, Ευαίσθητο και Δημόσιο. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτό το σύστημα είναι πολύ πιο χαλαρό από την κυβερνητική έκδοση. Από την άλλη πλευρά, όταν μια επιχείρηση συνεργάζεται έντονα με την κυβέρνηση ή το στρατό, δεν είναι ασυνήθιστο να υιοθετήσουν παρόμοιο σύστημα ασφαλείας. Αυτό είναι ιδιαίτερα συχνό όταν οι άνθρωποι μέσα στην εταιρεία έχουν κρατική άδεια ασφαλείας ως μέρος των κανονικών τους εργασιών.
Το τελευταίο κοινό σύστημα είναι πιο γνωστό ως ασφάλεια φανών. Αυτό το σύστημα λειτουργεί με την αρχή ότι οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν μια ριζωμένη άποψη ορισμένων χρωμάτων. Σε αυτό το σύστημα, τα κόκκινα έγγραφα είναι διαθέσιμα μόνο στο υψηλότερο επίπεδο. Το κίτρινο έχει μεγαλύτερο κοινό και τα πράσινα έγγραφα είναι διαθέσιμα σε οποιονδήποτε στον οργανισμό. Το τελευταίο χρώμα, το λευκό, είναι ανοιχτό για το κοινό.
Αυτό το σύστημα είναι κοινό όταν διαφορετικοί οργανισμοί συνεργάζονται σε ένα έργο. Αντί να προσπαθήσετε να ενσωματώσετε δύο διαφορετικά συστήματα ασφαλείας, χρησιμοποιείται η επιλογή φανάρι. Αυτό το σύστημα λειτουργεί επίσης καλά όταν οι συνεργαζόμενοι οργανισμοί δεν μιλούν την ίδια γλώσσα, καθώς μια γραπτή δήλωση διανομής θα μπορούσε να παρερμηνευτεί. Ο μόνος περιορισμός είναι η αντίληψη της κάθε χώρας για τα διάφορα χρώματα.
SmartAsset.