Η “δημοσιονομική αξία” είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει την αξία της αξίας μιας εγγραφής όσον αφορά την παροχή τεκμηρίωσης για κάποιο είδος χρηματοοικονομικής συναλλαγής. Συνήθως, τα αρχεία που έχουν αυτόν τον τύπο αξίας διατηρούνται τουλάχιστον έως ότου ολοκληρωθεί η επιχείρηση ή οι συναλλαγές που σχετίζονται με αυτά τα έγγραφα. Σε αυτό το σημείο, τα έγγραφα με φορολογική αξία μπορούν να κωδικοποιηθούν και να αρχειοθετηθούν σε έντυπη μορφή ή να αρχειοθετηθούν σε ηλεκτρονική μορφή, επιτρέποντάς τους να ανακτηθούν εύκολα στο μέλλον εάν είναι απαραίτητο.
Ο προσδιορισμός της φορολογικής αξίας ενός παραστατικού συνήθως περιλαμβάνει τον προσδιορισμό της σύνδεσης που έχει το έγγραφο με μια δεδομένη συναλλαγή. Αυτό καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό της αξίας, εάν υπάρχει, αυτού του εγγράφου όσον αφορά την παροχή κάποιου είδους αποδεικτικών στοιχείων ως προς την ακρίβεια του γεγονότος, καθώς και την παροχή απόδειξης ορισμένων στοιχείων που σχετίζονται με αυτό το συμβάν. Από αυτή την άποψη, η δημοσιονομική αξία έχει επίσης αποδεικτικό χαρακτήρα, χρησιμεύοντας ως βάση για την αιτιολόγηση της αλυσίδας των γεγονότων που συμβαίνουν με το υπό εξέταση γεγονός.
Δεδομένου ότι η δημοσιονομική αξία εστιάζει στα στοιχεία που περιβάλλουν τη διαχείριση κάποιου είδους χρηματοοικονομικής συναλλαγής, μπορεί να ειπωθεί ότι τα χρηματοοικονομικά έγγραφα πολλών τύπων διαθέτουν αυτόν τον τύπο αξίας. Τα τιμολόγια που εκδίδονται σε πελάτες εμπίπτουν στο ευρύ πεδίο αυτού του ορισμού, καθώς παρέχουν αποδεικτικά στοιχεία ότι η συναλλαγή πραγματοποιήθηκε και ότι η πληρωμή είναι ακόμη σε εκκρεμότητα. Το τιμολόγιο συνεχίζει να έχει φορολογική αξία μέχρι το σημείο που λαμβάνεται η πληρωμή του πελάτη και καταχωρείται στα λογιστικά βιβλία. Σε αυτό το σημείο, η συναλλαγή θεωρείται ολοκληρωμένη και το τιμολόγιο θεωρείται πλέον ότι έχει ιστορική αξία και μπορεί να αρχειοθετηθεί για χρήση με άλλους τρόπους, όπως δικαιολογητικά κατά τον έλεγχο των λογιστικών αρχείων για τη συγκεκριμένη περίοδο.
Πολλές εταιρείες αναγνωρίζουν ότι τα αρχεία που τεκμηριώνουν οικονομικές συναλλαγές που σχετίζονται με μια λογιστική περίοδο έχουν δημοσιονομική αξία, τουλάχιστον έως ότου όλα τα έγγραφα και τα λογιστικά αρχεία που σχετίζονται με αυτήν την περίοδο έχουν εξεταστεί από έναν επαγγελματία και διαπιστωθεί ότι είναι αληθή και πλήρη. Ανάλογα με τους νόμους και τους κανονισμούς που σχετίζονται με την τήρηση επαγγελματικών αρχείων σε ένα έθνος, αυτά τα έγγραφα μπορούν να διατηρηθούν φυσικά για αρκετά χρόνια μετά τον έλεγχο, καθιστώντας δυνατή την ανάκτησή τους όταν και εάν είναι απαραίτητο. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνεται η ανασύσταση της αλυσίδας γεγονότων που σχετίζονται με κάθε συναλλαγή και η απάντηση με έγκυρο τρόπο σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με αυτές τις συναλλαγές.