Η εγγραφή προμηθευτή είναι η διαδικασία συλλογής βασικών πληροφοριών από εξωτερικούς προμηθευτές αγαθών και υπηρεσιών και η εισαγωγή αυτών των πληροφοριών σε ένα σύστημα για τη διαχείριση της σχέσης. Το σύστημα εγγραφής που χρησιμοποιείται είναι συνήθως ηλεκτρονικό ή βασίζεται στο Διαδίκτυο, αλλά μπορεί να αντιμετωπιστεί μέσω μιας έντυπης διαδικασίας. Η εγγραφή χρησιμοποιείται ως απαίτηση κατωφλίου για να διαχωριστούν οι προμηθευτές που είναι επιλέξιμοι προμηθευτές και εκείνοι που δεν είναι.
Οι επιχειρήσεις, τα ιδρύματα και οι κυβερνήσεις χρησιμοποιούν εξωτερικούς προμηθευτές για την παροχή των απαραίτητων αγαθών και υπηρεσιών που υποστηρίζουν λειτουργίες ή παραγωγή. Οι πωλητές αποτελούν αναπόσπαστο κρίκο στην εφοδιαστική αλυσίδα και απαιτούν διαχείριση. Ως εξωτερικός συνεργάτης, ένας πωλητής πρέπει να ελεγχθεί για να αποκτήσει τα προσόντα και την εμπειρία του προτού μπορεί να θεωρηθεί αξιόπιστος προμηθευτής.
Κάθε δυνητικός πελάτης έχει τα δικά του λειτουργικά πρότυπα που καθοδηγούν τη διαδικασία πιστοποίησης του πωλητή. Ορισμένοι πελάτες ενδέχεται να χειρίζονται εμπιστευτικές πληροφορίες ή να αλληλεπιδρούν με πελάτες υψηλού προφίλ. Άλλοι πελάτες μπορεί να ασχολούνται με ευάλωτους πληθυσμούς που απαιτούν άδεια ή εκκαθάριση ιστορικού. Οι προμηθευτές πρέπει να πληρούν τα πρότυπα που καθορίζονται από τον πελάτη ή τη βιομηχανία του πελάτη και η τήρηση των προτύπων πρέπει συχνά να διαχειρίζεται κατά τη διάρκεια της σχέσης.
Η εγγραφή είναι ένα από τα πρώτα βήματα στη διαχείριση προμηθευτών. Απαιτεί οποιονδήποτε προμηθευτή που θέλει να παρέχει αγαθά ή υπηρεσίες για να παράσχει ένα τυπικό πλάνο πληροφοριών. Αυτές οι πληροφορίες ελέγχονται για την πληρότητα και τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις και εισάγονται σε ένα σύστημα. Στη συνέχεια, το σύστημα τίθεται στη διάθεση του προσωπικού προμηθειών του πελάτη ή άλλων υπαλλήλων, ώστε να γνωρίζουν ποιοι προμηθευτές βρίσκονται στον εγκεκριμένο κατάλογο για να προσφέρουν ευκαιρίες.
Τα περισσότερα μεγάλα ιδρύματα και κυβερνητικές οντότητες που χρησιμοποιούν μεγάλο αριθμό πωλητών έχουν ένα επίσημο σύστημα εγγραφής σε ισχύ. Τα Ηνωμένα Έθνη και η κυβέρνηση των ΗΠΑ, για παράδειγμα, διαθέτουν πύλες εγγραφής προμηθευτών που βασίζονται στο Διαδίκτυο. Όποιος θέλει να προμηθεύσει αγαθά ή υπηρεσίες σε αυτές τις οντότητες πρέπει να εγγραφεί μέσω του διαδικτυακού συστήματος. Η διαδικασία εγγραφής επιτρέπει σε αυτές τις οντότητες να διαχειρίζονται τη σχέση τους με τρίτα μέρη, ιδίως όσον αφορά την επικοινωνία και τη συμμόρφωση.
Μια τυπική διαδικασία εγγραφής προμηθευτή απαιτεί τα στοιχεία επικοινωνίας του προμηθευτή. Σε ένα απλό σύστημα εγγραφής, τα στοιχεία επικοινωνίας μπορεί να είναι ό, τι πρέπει. Τα πιο πολύπλοκα συστήματα που έχουν ενσωματώσει τον αρχικό έλεγχο στη διαδικασία θα απαιτήσουν πρόσθετη εισαγωγή. Ένα τέτοιο σύστημα θα ζητά επίσης αποδεικτικά στοιχεία σχετικά με τα προσόντα του πωλητή, συμπεριλαμβανομένης της προηγούμενης εμπειρίας, της εκπαίδευσης, της αδειοδότησης και των πιστοποιήσεων, και μπορεί να ζητήσει την απόδειξη που πρέπει να επισυναφθεί ή να αποσταλεί ως πρόσθετη τεκμηρίωση. Ένας προμηθευτής μπορεί να χρειαστεί να παράσχει επιχειρηματικές αναφορές και να υπογράψει ηλεκτρονικά διάφορες διαβεβαιώσεις.
Ως πρόσθετο όφελος, ορισμένα συστήματα εγγραφής προμηθευτών θα επιτρέπουν επίσης στους πωλητές να υποδεικνύουν τομείς λειτουργικού ενδιαφέροντος. Ορισμένες μεγάλες οντότητες έχουν ευκαιρίες προμηθευτών σε ένα ευρύ φάσμα λειτουργικών περιοχών. Μια επιλογή που γίνεται κατά την εγγραφή επιτρέπει στον πελάτη να κατηγοριοποιήσει τον προμηθευτή και διευκολύνει επίσης την τμηματική επικοινωνία. Ο πελάτης μπορεί να ειδοποιήσει ένα υποσύνολο προμηθευτών όταν προκύψουν κατάλληλες ευκαιρίες που ανταποκρίνονται στον τομέα ειδικότητάς τους.