Το καθολικό πωλήσεων είναι ένα λογιστικό εργαλείο που χρησιμοποιείται στις επιχειρήσεις για την παρακολούθηση των πωλήσεων που πραγματοποιήθηκαν ή των τιμολογίων που αποστέλλονται σε πελάτες. Ένα καθολικό πωλήσεων μπορεί να είναι πολύ απλό ή πολύπλοκο, ανάλογα με το μέγεθος και τη φύση της επιχείρησης. Τα λογιστικά βιβλία πωλήσεων ήταν κάποτε χειρόγραφα σε σημειωματάρια, με διάφορες στήλες, αλλά τώρα είναι πολύ πιο συνηθισμένο να παρακολουθείτε τα έξοδα χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικό υπολογιστικό φύλλο ή λογιστικά προγράμματα υπολογιστή, τα οποία είναι πιο εύκολο να οργανωθούν, να ταξινομηθούν και να αλλάξουν εάν χρειαστεί. Γενικά, αυτός ο τύπος καθολικού θα περιλαμβάνει έναν αριθμό διαφορετικών στηλών, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, του αριθμού τιμολογίου εάν ισχύει, μιας περιγραφής του προϊόντος ή της υπηρεσίας και του ποσού που ελήφθη για αυτό.
Η τήρηση ενός λεπτομερούς καθολικού πωλήσεων είναι σημαντική για μια επιχείρηση για διάφορους λόγους. Όχι μόνο βοηθά στην παρακολούθηση των κερδών και των ζημιών, αλλά μπορεί να βοηθήσει στην αποκάλυψη των τάσεων αγορών ή άλλων τύπων δεδομένων πωλήσεων που μπορεί να δώσουν στοιχεία για επιτυχημένες διαφημιστικές καμπάνιες ή εμφανίσεις καταστημάτων, για παράδειγμα. Επιπλέον, το βιβλίο μπορεί να είναι ένα βοηθητικό εργαλείο για την κατάρτιση φορολογικών δηλώσεων στο τέλος του έτους, και μπορεί επίσης να είναι ανεκτίμητο για τη λεπτομερή περιγραφή των κερδών και εξόδων, εάν η εταιρεία ελεγχθεί ποτέ.
Ορισμένες επιχειρήσεις πρέπει να δημιουργήσουν ένα βιβλίο πωλήσεων για την τιμολόγηση των πελατών. Σε αυτήν την περίπτωση, μερικές διαφορετικές στήλες μπορεί να είναι χρήσιμες. η τυπική ημερομηνία, ο αριθμός τιμολογίου και η περιγραφή της υπηρεσίας είναι γενικά σημαντικά. Η ημερομηνία αποστολής του τιμολογίου είναι επίσης πολύτιμη, καθώς και η ημερομηνία παραλαβής της πληρωμής και το ποσό της πληρωμής. Η περιγραφή του τύπου πληρωμής, όπως επιταγή, πίστωση ή μετρητά είναι σημαντική και για λογιστικούς σκοπούς. Το καθολικό πωλήσεων για φυσικές πωλήσεις μπορεί να είναι ελαφρώς διαφορετικό, καθώς αυτές πληρώνονται γενικά στο σημείο πώλησης αντί να χρεώνονται αργότερα, αν και οι γενικές λογιστικές αρχές είναι οι ίδιες.
Είναι γενικά καλή ιδέα να ενημερώνετε το βιβλίο πωλήσεων όσο το δυνατόν συχνότερα, τουλάχιστον μία φορά την ημέρα, αν όχι με κάθε πώληση. Τα αυτοματοποιημένα προγράμματα λογισμικού σημείων πώλησης μπορεί να είναι σε θέση να εκτυπώσουν απλά ένα αρχείο πωλήσεων στο τέλος της ημέρας, κάτι που μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία. Διαφορετικά, οι επιχειρήσεις πρέπει να κάθονται μία φορά την ημέρα και να σημειώνουν τις πωλήσεις και στη συνέχεια να ισορροπούν το βιβλίο όσο το δυνατόν περισσότερο στο τέλος της εβδομάδας. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι δεν γίνονται δαπανηρά λάθη.
SmartAsset.