Ο όρος «απόδειξη παραλαβής» προήλθε από την ταχυδρομική υπηρεσία. Διάφορες χώρες σε όλο τον κόσμο έχουν ισοδύναμους όρους, όπως «συμβουλή παραλαβής» που χρησιμοποιείται στο Ηνωμένο Βασίλειο, «avis de réception» που χρησιμοποιείται από την Ηνωμένη Ταχυδρομική Ένωση και «riceputa di ritorno» στην Ιταλία. Ο σκοπός μιας απόδειξης παραλαβής είναι να διασφαλιστεί ο αποστολέας ενός αντικειμένου αλληλογραφίας ότι ο προβλεπόμενος παραλήπτης έλαβε πράγματι την επιστολή ή το πακέτο. Αν και ο όρος προήλθε από την ταχυδρομική υπηρεσία, η χρήση του έχει εξαπλωθεί για να επιβεβαιώσει τη λήψη νομικών εγγράφων, ενημερωτικών εγχειριδίων και μια ποικιλία άλλων εγγράφων, η παραλαβή των οποίων πρέπει να καταγράφεται.
Στα περισσότερα ταχυδρομικά συστήματα σε όλο τον κόσμο, ο αποστολέας μιας επιστολής ή δέματος έχει τη δυνατότητα να στείλει την επιστολή ή το πακέτο «ζητείται απόδειξη επιστροφής». Στις Ηνωμένες Πολιτείες, μια επιστολή ή δέμα μπορεί να σταλεί μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας ή συστημένης αλληλογραφίας της Ταχυδρομικής Υπηρεσίας των Ηνωμένων Πολιτειών (USPS). Τόσο η επικυρωμένη όσο και η συστημένη αλληλογραφία παρέχουν στον αποστολέα μια απόδειξη παραλαβής.
Όταν ένας αποστολέας επιθυμεί να στείλει μια επιστολή ή δέμα με επικυρωμένη ή συστημένη επιστολή, πρέπει πρώτα να συμπληρώσει την κατάλληλη κάρτα στο ταχυδρομείο. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, το πιστοποιημένο ταχυδρομείο παρέχει στον αποστολέα απόδειξη ότι η επιστολή ή το δέμα εστάλη. Η επικυρωμένη αλληλογραφία παρέχει επίσης επιβεβαίωση παραλαβής εάν ζητηθεί και καταβάλλεται πρόσθετη χρέωση κατά τη στιγμή της αποστολής.
Η συστημένη αλληλογραφία είναι ο πιο ασφαλής τρόπος αποστολής επιστολής ή πακέτου στις Ηνωμένες Πολιτείες. Μια συστημένη επιστολή ή δέμα ταξιδεύει στην πραγματικότητα εκτός της κανονικής ροής αλληλογραφίας και καταγράφεται ένα αρχείο της διέλευσης του σε κάθε στάση, με αποκορύφωμα μια τυπική απόδειξη παραλαβής όταν φτάνει στον προορισμό του. Η συστημένη αλληλογραφία ασφαλίζεται αυτόματα, ενώ η πιστοποιημένη αλληλογραφία προσφέρει τη δυνατότητα αγοράς ασφάλισης. Τόσο η επικυρωμένη όσο και η συστημένη αλληλογραφία απαιτούν από τον παραλήπτη να υπογράψει για την επιστολή ή το πακέτο με έντυπο όνομα και υπογραφή και να σημειώσει την ημερομηνία και την ώρα παράδοσης.
Πολλά ιδρύματα και επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επίσης την έννοια της απόδειξης παραλαβής για διάφορους λόγους. Οι εργοδότες παρέχουν συχνά στους εργαζομένους εγχειρίδια εργασίας ή εγχειρίδια παροχών και απαιτούν από τους εργαζόμενους να υπογράψουν μια απόδειξη που να επιβεβαιώνει ότι τους παρασχέθηκαν. Πολλοί πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης και δανειστές υποχρεούνται επίσης νομικά να παρέχουν ορισμένες προειδοποιήσεις ή/και νομικές πληροφορίες σε πελάτες ή ασθενείς και έχουν υιοθετήσει τη διαδικασία απαιτώντας από τον πελάτη ή τον ασθενή να υπογράψει μια απόδειξη παραλαβής.