Μια επικυρωμένη απόδειξη αλληλογραφίας παρέχει έναν τρόπο στους αποστολείς να επαληθεύσουν ότι οι παραλήπτες έλαβαν μια ταχυδρομική επιστολή ή έγγραφο. Κάθε επικυρωμένο ταχυδρομείο έχει έναν μοναδικό αριθμό παρακολούθησης που είναι τυπωμένος στην απόδειξη. Συμπληρώνεται μια απόδειξη με το όνομα του αποστολέα, το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη και τα συνολικά ταχυδρομικά τέλη. Μόλις ο παραλήπτης υπογράψει την επιστολή, ο αποστολέας λαμβάνει αντίγραφο της υπογραφής και της ημερομηνίας παράδοσης.
Οι βιομηχανίες που ασχολούνται με νομικά έγγραφα και ειδοποιήσεις, όπως τα ακίνητα, πρέπει να λάβουν απόδειξη ότι αυτά τα έγγραφα και ειδοποιήσεις ελήφθησαν από τους προβλεπόμενους αποδέκτες τους. Για παράδειγμα, ένας ιδιοκτήτης χρειάζεται αποδείξεις ότι ελήφθησαν καθυστερημένες ειδοποιήσεις ενοικίου και έξωσης προκειμένου να προχωρήσει στην επόμενη πορεία δράσης. Η γλώσσα μίσθωσης συνήθως παρέχει στον ενοικιαστή κάποιου είδους προστασία, όπως προειδοποίηση τριών ημερών για την εξόφληση του οφειλόμενου ενοικίου, προτού πραγματοποιηθεί έξωση. Εφόσον η επικυρωμένη αλληλογραφία απαιτεί υπογραφή για να παραδοθεί, είναι ένας τρόπος να λάβετε γραπτή τεκμηρίωση ότι ο ενοικιαστής έλαβε την ειδοποίηση.
Το Ταχυδρομείο των Ηνωμένων Πολιτειών παραδίδει και διανέμει επικυρωμένη αλληλογραφία. Μπορείτε να λάβετε μια επικυρωμένη απόδειξη αλληλογραφίας από οποιοδήποτε ταχυδρομείο των ΗΠΑ ή μέσω του ηλεκτρονικού καταστήματος του πρακτορείου. Δεν κοστίζει τίποτα για την απόκτηση πιστοποιημένων ταχυδρομικών προμηθειών, αλλά κοστίζει επιπλέον ταχυδρομικά τέλη για την αποστολή πιστοποιημένης αλληλογραφίας.
Η συμπλήρωση μιας επικυρωμένης απόδειξης αλληλογραφίας είναι αρκετά απλή. Η απόδειξη επισυνάπτεται στο πλάι του ταχυδρομικού φακέλου, με τον πιστοποιημένο γραμμωτό κώδικα και τον αριθμό παρακολούθησης να παραμένουν στο ταχυδρομείο. Μια διάτρητη μερίδα συμπληρώνεται με τα ισχύοντα ταχυδρομικά τέλη και το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Με πράσινο χρώμα, μια επικυρωμένη απόδειξη αλληλογραφίας περιέχει τον αριθμό παρακολούθησης και στις δύο μερίδες.
Οι ετικέτες απόδειξης επιστροφής μπορούν να επικολληθούν στο πίσω μέρος του ταχυδρομικού φακέλου. Αυτό επιστρέφεται στον αποστολέα μόλις ληφθεί η υπογραφή του παραλήπτη. Στην ετικέτα της απόδειξης επιστροφής θα αναγράφεται το όνομα του αποστολέα και το όνομα του παραλήπτη. Στο κάτω μέρος υπάρχει ένα μέρος για να υπογράψει ο παραλήπτης της αλληλογραφίας.
Η απόδειξη παράδοσης δεν είναι το μόνο όφελος μιας επικυρωμένης απόδειξης αλληλογραφίας. Οι αποστολείς μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον αριθμό παρακολούθησης για να δουν εάν η ειδοποίηση παραδόθηκε σε περίπτωση που η απόδειξη επιστροφής χαθεί στο ταχυδρομείο ή ο αποστολέας δεν θέλει να πληρώσει για την υπηρεσία παραλαβής επιστροφής. Το πιστοποιημένο ταχυδρομείο ισοδυναμεί κάπως με την παράδοση ενός εγγράφου μέσω επίσημης ταχυμεταφοράς.