Η φυσική επαλήθευση περιουσιακών στοιχείων είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται για να προσδιοριστεί ότι τα περιουσιακά στοιχεία που αξιώνονται στα εταιρικά αρχεία βρίσκονται στην πραγματικότητα στην κατοχή της εταιρείας. Η ίδια γενική προσέγγιση χρησιμοποιείται για την επαλήθευση των περιουσιακών στοιχείων που αξιώνονται από έναν επενδυτή ως μέρος ενός χαρτοφυλακίου. Και με τις δύο προσεγγίσεις, ο στόχος είναι να επιβεβαιωθεί η φυσική ύπαρξη των περιουσιακών στοιχείων και να διασφαλιστεί ότι λογιστικοποιούνται σωστά όσον αφορά τη διατήρηση ακριβούς αποθέματος και την πληρωμή φόρων σε αυτό το απόθεμα.
Καθώς σχετίζεται με αποθέματα που διατηρούνται ως μέρος της λειτουργίας των εγκαταστάσεων παραγωγής, η φυσική επαλήθευση των περιουσιακών στοιχείων είναι ένα κοινό στοιχείο για τη διασφάλιση της ύπαρξης στοιχείων που αποτελούν μέρος ενός αποθέματος. Οι υπάλληλοι προμηθειών πραγματοποιούν συχνά φυσικές απογραφές προμηθειών πολλές φορές κάθε χρόνο, μετρώντας φυσικά κάθε μονάδα ειδών που υποτίθεται ότι είναι σε απόθεμα σύμφωνα με τα αρχεία απογραφής. Τα δεδομένα από αυτή τη φυσική επαλήθευση των περιουσιακών στοιχείων μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν για την προσαρμογή των εγγραφών. Αυτό είναι σημαντικό, καθώς τα ακριβή αρχεία διευκολύνουν την παραγγελία πρόσθετων ειδών με βάση τη χρήση και τα τρέχοντα σύνολα αποθέματος. Ταυτόχρονα, η διασφάλιση της ακριβούς καταμέτρησης των αποθεμάτων επιτρέπει στην επιχείρηση να υπολογίσει τυχόν φόρους που πρέπει να καταβληθούν στο απόθεμα, αποφεύγοντας να πληρώσει περισσότερους φόρους από ό,τι χρειάζεται.
Η ίδια γενική προσέγγιση για την επαλήθευση των περιουσιακών στοιχείων μπορεί να πραγματοποιηθεί με ένα επενδυτικό χαρτοφυλάκιο. Εδώ η εστίαση είναι στον προσδιορισμό του εάν ο επενδυτής έχει την κυριότητα των περιουσιακών στοιχείων που περιλαμβάνονται στο χαρτοφυλάκιο, με προσοχή στον αριθμό των μετοχών και στην αγοραία τιμή σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Στην περίπτωση ακίνητης περιουσίας που περιλαμβάνεται στο χαρτοφυλάκιο, επισκέπτεται τον χώρο της εκμετάλλευσης και επαληθεύεται επίσης η ύπαρξη οποιωνδήποτε κτιρίων ή άλλων χαρακτηριστικών που επηρεάζουν την περιοχή του ακινήτου. Όπως και με τα αποθέματα σε ένα εργοστάσιο παραγωγής, τα αποτελέσματα της φυσικής επιθεώρησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προσαρμογή των λογιστικών αρχείων, με αποτέλεσμα αξιόπιστες πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιβεβαιώσουν την τρέχουσα περιουσία του επενδυτή και να διασφαλίσουν ότι η φορολογική υποχρέωση εκτιμάται σωστά.
Σε κάθε προσπάθεια διεξαγωγής φυσικής επαλήθευσης περιουσιακών στοιχείων, πρέπει να ληφθεί μέριμνα για να επιθεωρηθούν προσεκτικά τα εν λόγω περιουσιακά στοιχεία, να επαληθευτεί ότι είναι νόμιμα και να επιβεβαιωθεί η καταμέτρηση εάν εμπλέκονται πολλές μονάδες. Αν και είναι κάπως χρονοβόρα, αυτό το είδος προσπάθειας μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό αποκλίσεων που, εάν δεν διορθωθούν, θα μπορούσαν να δημιουργήσουν σοβαρά προβλήματα αργότερα. Για παράδειγμα, εάν μια φυσική επαλήθευση περιουσιακών στοιχείων σε ένα εργοστάσιο κατασκευής προσδιορίσει ότι ένα κύριο εξάρτημα μηχανής που υποτίθεται ότι υπάρχει στο απόθεμα προμήθειας δεν υπάρχει φυσικά, είναι δυνατό να προσαρμοστούν τα αρχεία και να παραγγείλετε μία ή περισσότερες μονάδες αυτού του στοιχείου πριν από τον βασικό εξοπλισμό. χαλάει και κοστίζει στην εταιρεία χρόνο παραγωγής και καθυστερήσεις που μπορεί να είναι αρκετές ημέρες ή και εβδομάδες.