Ένα από τα βασικά στοιχεία σε οποιοδήποτε πρόγραμμα διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών είναι η παροχή περιοδικών αναφορών που δείχνουν τη διαδικασία γήρανσης για εκκρεμή τιμολόγια που εκδίδονται σε πελάτες για αγαθά και υπηρεσίες που παρέχονται. Η διαδικασία γήρανσης των εισπρακτέων λογαριασμών είναι το μέσο με το οποίο αυτές οι εκθέσεις συντάσσονται και παρέχονται στα αρμόδια στελέχη του οργανισμού.
Η γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένα πολύτιμο συστατικό της δυνατότητας δομής ενός λειτουργικού προϋπολογισμού για την εταιρεία. Η κατανόηση των υφιστάμενων συνηθειών πληρωμής των πελατών και η αντιστοίχιση αυτών με την ανάγκη για σταθερά έσοδα στην εταιρεία, ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί στις εκκρεμείς υποχρεώσεις της, βοηθά να διασφαλιστεί ότι ο οργανισμός θα έχει στη διάθεσή του κεφάλαια μέχρι μια δεδομένη ημερομηνία για να αναλάβει τα λειτουργικά έξοδα. Χωρίς τη διατήρηση μιας συνεχούς επαγρύπνησης σχετικά με τη ροή εσόδων στην εταιρεία, είναι αδύνατο να κατασκευαστεί και να εργαστεί μέσα σε έναν σταθερό προϋπολογισμό.
Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας χρεώνει πελάτες με όρους τριάντα ημερών, αλλά οι μεγαλύτεροι πελάτες πληρώνουν με συνέπεια σχεδόν σαράντα πέντε ημέρες, είναι μια έξυπνη κίνηση να εξασφαλίσετε όρους πληρωμής στους προμηθευτές σας που αντικατοπτρίζουν αυτήν την επιχειρηματική πραγματικότητα. Εάν δεν γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ της επιθυμητής διάρκειας πληρωμής και του μέσου εύρους πληρωμών που χρησιμοποιείται από τους περισσότερους πελάτες σας, θα έχει ως αποτέλεσμα μια εταιρεία να περιορίζεται στο λειτουργικό κεφάλαιο, επειδή ανέλαβε υποχρεώσεις τις οποίες δεν μπορεί να εκπληρώσει εντός ενός αποδεκτού χρονικού πλαισίου. Αυτό θα επηρεάσει αρνητικά τη σχέση σας με τους προμηθευτές σας, κάτι που με τη σειρά του θα μπορούσε να επηρεάσει την ικανότητά σας να λειτουργείτε και να εξυπηρετείτε τη βάση των πελατών σας.
Δεύτερον, η γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν πρόκειται για την ενίσχυση των δεσμών με τους πελάτες. Εάν μια περιοδική αναφορά δείχνει ότι ένας τακτικός πελάτης έχει εκκρεμές τιμολόγιο για ενενήντα ημέρες, αλλά έχει πληρώσει ακόμη και τιμολόγια που έχουν σταλεί πριν από τριάντα ημέρες, αυτή είναι μια ευκαιρία να επικοινωνήσετε με τον πελάτη και να ρωτήσετε για την κατάσταση του τιμολογίου. Αρκετά συχνά, το τιμολόγιο μπορεί απλώς να έχει παραδοθεί και η πληρωμή μπορεί να κοπεί αμέσως μόλις γίνει γνωστό το ζήτημα. Οι ευγενικές έρευνες αυτού του είδους δεν θα ήταν δυνατές εάν δεν τηρηθεί η ακριβής παλαίωση των εισπρακτέων λογαριασμών.
Προχωρώντας ένα βήμα παραπέρα, η γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών μπορεί να σας βοηθήσει να υποδείξετε πότε μπορεί να είναι ώρα να διακόψετε μια σχέση με έναν πελάτη. Εάν η περιοδική αναφορά γήρανσης δείχνει σταθερά ότι ο πελάτης αντιμετωπίζει προβλήματα με την έγκαιρη πληρωμή των τιμολογίων, ίσως είναι καιρός να εξετάσουμε την οικονομική κατάσταση αυτής της εταιρείας. Πολλές εταιρείες θα χρησιμοποιήσουν τους εισπρακτέους λογαριασμούς με γήρανση για να καθορίσουν εάν είναι απαραίτητο κάποιο είδος έρευνας. Για παράδειγμα, ένας πελάτης που έχει σταθερά τιμολόγια που εμπίπτουν στην περίοδο ενενήντα έως εκατόν είκοσι ημερών πριν από την πραγματοποίηση των πληρωμών, θα μπορούσε κάλλιστα να είναι έτοιμος να αναδιπλωθεί.
Αντί να συνεχίσετε να προσφέρετε υπηρεσίες που τελικά θα πρέπει να διαγραφούν ως επισφαλείς οφειλές, χρησιμοποιήστε τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών για να αποφύγετε αυτού του είδους τα προβλήματα. Ειδοποιήστε τον πελάτη ότι η εταιρεία σας δεν θα είναι σε θέση να παρέχει περαιτέρω υπηρεσίες εκτός εάν επικαιροποιηθούν οι εκκρεμείς απαιτήσεις και εάν γίνουν κάποιου είδους ρυθμίσεις προκαταβολής για μελλοντική χρήση.