Η γραφική εργασία είναι ένας γενικός όρος για τις πολλές διαφορετικές φόρμες, τιμολόγια, λίστες, βιογραφικά και εργασίες που πρέπει να συμπληρωθούν σε κάθε επιχείρηση. Αν και οι υπολογιστές έχουν εξαλείψει ορισμένες γραφειοκρατικές εργασίες, όπως τα έντυπα σημειώματα ως επί το πλείστον, φόρμες και άλλα χαρτιά εξακολουθούν να χρειάζονται στα περισσότερα γραφεία. Σε πολλά γραφεία τα ίδια χαρτιά μπορούν να χειριστούν και να επεξεργαστούν από πολλούς ανθρώπους πριν αρχειοθετηθούν, αποθηκευτούν ή τεμαχιστούν.
Πολλοί ειδικοί σε θέματα αποδοτικότητας γραφείου συμβουλεύουν ότι κάθε κομμάτι χαρτί πρέπει να πηγαίνει αμέσως στο σημείο που χρειάζεται για να το χειριστεί αυτό το τμήμα ή το άτομο. Μετά την ανάγνωση και την εργασία με κάθε κομμάτι χαρτί, μπορεί είτε να αρχειοθετηθεί, να τεμαχιστεί, να πεταχτεί, να ανακυκλωθεί ή να κρεμαστεί σε έναν πίνακα ανακοινώσεων. Τα χαρτιά που χρειάζονται ακόμη για να ολοκληρωθούν μπορούν να φυλαχτούν σε ένα πολυεπίπεδο δίσκο. Οι δίσκοι θα πρέπει να φέρουν ετικέτες για να αποφύγετε ανάμεικτους σωρούς χαρτιών στους δίσκους.
Ο κλασικός τρόπος επισήμανσης των δίσκων, ή των καλαθιών, σε μια πολυεπίπεδη θήκη για χαρτιά γραφείου είναι με τις λέξεις μέσα και έξω. Το καλάθι είναι για εισερχόμενα έγγραφα που πρέπει να γίνουν και το έξω καλάθι περιέχει τα εξερχόμενα έγγραφα που έχουν τελειώσει. Ορισμένοι υπάλληλοι γραφείου εξακολουθούν να επισημαίνουν τους δίσκους του γραφείου τους με αυτόν τον τρόπο, ενώ άλλοι μπορεί να παραιτηθούν από τις ετικέτες εντελώς. Μερικοί εργαζόμενοι δεν χρησιμοποιούν δίσκους πολλαπλών επιπέδων για γραφειοκρατία, αλλά μπορεί να χρησιμοποιούν κρεμαστά αρχεία για να αποθηκεύουν χαρτιά σε ένα βαθύ συρτάρι γραφείου.
Μερικοί εργαζόμενοι φαίνεται απλώς να κρατούν τα περισσότερα από τα χαρτιά τους σε ένα σωρό στο γραφείο τους, αλλά οι περισσότεροι ειδικοί σε θέματα οργάνωσης επιχειρήσεων προτείνουν να έχουν μόνο το πιο πρόσφατο έργο στην επιφάνεια εργασίας. Άλλα έργα εγγράφων μπορούν να αποθηκευτούν σε δίσκους ή αρχεία για εύκολη αναφορά. Η ανάγκη να ψάξετε μέσα από αποδιοργανωμένη γραφειοκρατία για να βρείτε κάτι μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα.
Τα είδη χαρτιού που είναι κοινά για τις περισσότερες επιχειρήσεις περιλαμβάνουν φόρμες, αναφορές, νομικά αρχεία, περιλήψεις έργων, αξιολογήσεις εργαζομένων, φαξ, επιστολές, αναφορές αποστολής, παραγγελίες και τιμολόγια. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν παραγγελίες και τιμολόγια υπολογιστών καθώς και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά γράμματα. Ωστόσο, οι περισσότερες εταιρείες εκτυπώνουν αντίγραφα αυτών για άλλα τμήματα, όπως το λογιστήριο. Ορισμένα γραφεία μπορεί να είναι σχεδόν χωρίς χαρτί, αλλά πολλά εξακολουθούν να εργάζονται για να φτάσουν σε αυτό το σημείο. Οι περισσότερες επιχειρήσεις σήμερα ανακυκλώνουν τα χαρτιά τους όποτε είναι δυνατόν και τα κουτιά ανακύκλωσης χαρτιού είναι ένα κοινό θέαμα στα σημερινά γραφεία.
SmartAsset.