Η ηλεκτρονική απόδειξη είναι η απόδειξη αγοράς ή παράδοσης που αποστέλλεται ηλεκτρονικά. Ο παραλήπτης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το έγγραφο ως έντυπη απόδειξη σε ανταλλαγές, επιστροφές ή διαφωνίες με τον αποστολέα. Οι ηλεκτρονικές αποδείξεις μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για δραστηριότητες όπως η αξίωση εκπτώσεων φόρων. Συνήθως είναι δυνατή η εκτύπωσή τους εάν χρειάζεται έντυπη έκδοση.
Η ηλεκτρονική απόδειξη περιλαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης για την αναφορά της παραγγελίας, μαζί με μια λεπτομερή περιγραφή. Θα σημειώσει τα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα και του παραλήπτη, τον τρόπο πληρωμής και κάθε άλλη σχετική λεπτομέρεια. Αυτό το έγγραφο μπορεί επίσης να φέρει ηλεκτρονική υπογραφή και μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής επιστροφών και ανταλλαγών.
Πολλές ηλεκτρονικές αποδείξεις αποστέλλονται μέσω e-mail, αλλά μπορούν να σταλούν και σε κινητό τηλέφωνο μέσω συστήματος ανταλλαγής γραπτών μηνυμάτων. Μπορεί επίσης να είναι δυνατή η λήψη αντιγράφων εάν χαθεί ή δεν φτάσει ποτέ μια απόδειξη. Ο παραλήπτης μπορεί να συνδεθεί στον ιστότοπο του εμπόρου και να ελέγξει τα αρχεία των συναλλαγών του για να βρει την ηλεκτρονική απόδειξη που χρειάζεται. Για ορισμένες συναλλαγές στον ιστό, η απόδειξη μπορεί να φορτωθεί στο πρόγραμμα περιήγησης όταν ολοκληρωθεί η συναλλαγή και ο χρήστης θα πρέπει να την εκτυπώσει ή να σημειώσει τον κωδικό επιβεβαίωσης για μελλοντική αναφορά.
Κάποιο λογιστικό λογισμικό θα διασυνδέεται με τις ηλεκτρονικές αποδείξεις και θα ενσωματώνει τα δεδομένα παραλαβής στα λογιστικά αρχεία του πελάτη. Το λογισμικό μπορεί να εισαγάγει τις πληροφορίες στο καθολικό του χρήστη, να ταξινομήσει τον τύπο αγοράς και να προσαρμόσει αυτόματα το νέο τρέχον υπόλοιπο. Οι αγοραστές μπορούν επίσης να διορθώσουν τις πληροφορίες εάν είναι λάθος. το λογισμικό μπορεί να ταξινομήσει εσφαλμένα μια αγορά, για παράδειγμα, ή να πραγματοποιήσει λήψη μιας ηλεκτρονικής απόδειξης που τροποποιείται αργότερα και να καταγράψει ένα εσφαλμένο ποσό.
Οι ηλεκτρονικές αποδείξεις μπορούν να τεκμηριώσουν τις αγορές και να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το πώς και πότε έγινε μια αγορά. Επιβεβαιώνουν επίσης την παραγγελία και μπορούν να παρέχουν έναν μηχανισμό για τη διόρθωσή της εάν είναι λάθος, αν και συνήθως αυτό πρέπει να γίνεται μέσα σε ένα πολύ στενό παράθυρο. Οι αποδείξεις ενδέχεται επίσης να δημιουργούνται αυτόματα κατά τη στιγμή της παράδοσης. Οι αποστολείς μπορούν να στείλουν email σε αποστολείς και παραλήπτες, ώστε να γνωρίζουν πότε φθάνει ένα δέμα και η ηλεκτρονική απόδειξη μπορεί να χρειαστεί σε μια διαφωνία σχετικά με την παράδοση.
Η χρήση ηλεκτρονικών αποδείξεων μπορεί να είναι πιο φιλική προς το περιβάλλον και μπορεί επίσης να διευκολύνει τη λογιστική. Ο χρήστης μπορεί να κρατήσει αντίγραφα σε ένα λογιστικό πρόγραμμα, να συνδέσει τις εγγραφές ημερολογίου με συγκεκριμένες αποδείξεις και να παρέχει αποδείξεις κατόπιν αιτήματος σε βολική ηλεκτρονική μορφή. Εάν το έγγραφο αποδείξεων αγοράζει ένας καταναλωτής σκοπεύει να δηλώσει φόρους, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι θα είναι προσβάσιμα στο μέλλον και μπορεί να είναι καλή ιδέα να αποθηκεύσετε αντίγραφα σε έναν φάκελο σε έναν σκληρό δίσκο.