Μια κάμερα εγγράφων, παρά το όνομά της, δεν προορίζεται αποκλειστικά για τη φωτογράφηση εγγράφων. Ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά του είναι ότι είναι ψηφιακό, αν και όταν αναπτύχθηκε για πρώτη φορά στα τέλη της δεκαετίας του 1980, η αναλογική έξοδος βίντεο ήταν στάνταρ. Με δυνατότητα λήψης εικόνων τρισδιάστατων και δισδιάστατων αντικειμένων σε πραγματικό χρόνο για προβολή ή προβολή, οι εικόνες μιας κάμερας εγγράφων — οι οποίες μπορεί να είναι φωτογραφίες ή βίντεο — μπορούν επίσης να αποθηκευτούν σε υπολογιστή για περαιτέρω συμβουλή ή χρήση. Μια κάμερα εγγράφων μπορεί επίσης να είναι γνωστή ως οπτικοποιητής, οπτικοποιητής, ψηφιακή κάμερα εγγράφων ή ψηφιακός οπτικός παρουσιαστής.
Από την εμφάνιση και μόνο, η κάμερα εγγράφων μπορεί να φαίνεται ότι έχει κάποια ομοιότητα με έναν προβολέα. Ενώ ένας υπερυψωμένος προβολέας μπορεί να αναπαραστήσει σωστά μόνο εικόνες σε διαφάνειες και απαιτεί την αλλαγή των εγγράφων σε αυτήν τη μορφή για να εμφανιστεί, η κάμερα εγγράφων δεν έχει αυτήν την απαίτηση. Αντίθετα, τα έγγραφα και τα αντικείμενα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως έχουν. Ένας δοκιμαστικός σωλήνας που περιέχει μύγες φρούτων ή ένα όπλο με δαχτυλικό αποτύπωμα μπορεί να εμφανιστεί τόσο εύκολα όσο ένα ιστορικό έγγραφο ή ένας πίνακας με ακουαρέλα, για παράδειγμα.
Οι χρήσεις για μια κάμερα εγγράφων περιλαμβάνουν την αίθουσα του δικαστηρίου του 21ου αιώνα. Η κάμερα εγγράφων είναι ένα σημαντικό στοιχείο της τεχνολογίας της αίθουσας δικαστηρίου και οι εικόνες είτε εμφανίζονται σε όλους σε μια οθόνη προβολής είτε παρέχονται πάνελ επίπεδης οθόνης LCD σε κάθε ένορκο για να επιθεωρήσει τα αντικείμενα από κοντά. Η χρήση της τεχνολογίας των δικαστικών αιθουσών όπως αυτή έχει διαπιστωθεί ότι διευκολύνει τον αποτελεσματικότερο χειρισμό των δικαστικών υποθέσεων. Οι κάμερες εγγράφων χρησιμοποιούνται επίσης στην εκπαίδευση, όπως και ο προβολέας εναέριας στάθμης — για να βοηθήσουν όλους σε μια αίθουσα διαλέξεων ή στην τάξη να μπορούν να βλέπουν μικρά αντικείμενα καθαρά και ταυτόχρονα. Η εξ αποστάσεως εκπαίδευση επωφελήθηκε επίσης από την κάμερα εγγράφων, όπως και οι επιχειρηματίες που μπορούν να τις χρησιμοποιήσουν για επαγγελματικές παρουσιάσεις στις οποίες είναι σημαντικό να μοιράζεστε τρισδιάστατα αντικείμενα, καθώς και έγγραφα, με μεγάλο αριθμό και σε πραγματικό χρόνο.
Τουλάχιστον ορισμένες κάμερες εγγράφων είναι συμβατές με λευκούς πίνακες, διαδραστικές οθόνες αφής που επιτρέπουν τον σχολιασμό μιας προβαλλόμενης εικόνας. Αυτό ωφελεί τους χρήστες σε όλους τους χώρους που αναφέρονται. Ένας δάσκαλος μπορεί να προσθέσει τις παρατηρήσεις του μαθητή σε μια εικόνα. ένας πραγματογνώμονας σε μια αίθουσα δικαστηρίου μπορεί να αναγνωρίσει τα κύρια χαρακτηριστικά ενός αποδεικτικού στοιχείου. ο έμπορος μπορεί να εστιάσει την προσοχή του σε βασικές πτυχές μιας παρουσίασης προϊόντος. Το γεγονός ότι οι κάμερες εγγράφων μπορούν να δείχνουν γεγονότα που εκτυλίσσονται σε πραγματικό χρόνο διευκολύνει επίσης τις επιδείξεις διαλέξεων πολύ λεπτών ή μικρών γεγονότων που διαφορετικά δεν θα ήταν ορατά, συμπεριλαμβανομένων, για παράδειγμα, των αλλαγών που συμβαίνουν σε μια χημική αντίδραση ή μια επίδειξη ιαπωνικής καλλιγραφίας. Επιπλέον, εάν υπάρχει δυνατότητα ζουμ, η κάμερα εγγράφων μπορεί να λειτουργήσει ως μικροσκόπιο.