Η κατάρτιση προμηθειών είναι διαθέσιμη από ένα ευρύ φάσμα κοινοτικών κολλεγίων και πανεπιστημίων. Η προμήθεια είναι ένας άλλος όρος για αγορά ή αγορά. Χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη δραστηριότητα αγοράς για λογαριασμό μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Υπάρχουν τρία διαφορετικά επίπεδα εκπαίδευσης στον τομέα των προμηθειών: βασική επεξεργασία δεδομένων, ανάλυση προμηθειών και διαχείριση.
Η επεξεργασία δεδομένων είναι ένας σημαντικός τομέας κατάρτισης στον τομέα των προμηθειών. Η συντριπτική πλειοψηφία των δραστηριοτήτων προμηθειών ολοκληρώνεται χρησιμοποιώντας προγράμματα λογισμικού υπολογιστών. Η δυνατότητα σωστής εισαγωγής των απαιτούμενων δεδομένων είναι ουσιαστικό μέρος της διαδικασίας προμήθειας. Αυτός ο τύπος κατάρτισης προμηθειών είναι διαθέσιμος σε επίπεδο κοινότητας και επαγγελματικού κολλεγίου. Αυτό το μάθημα μπορεί να επικεντρωθεί σε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα λογισμικού ή αρκετά γενικό ώστε να εφαρμοστεί στα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα προϊόντα.
Η κατάρτιση ανάλυσης προμηθειών είναι διαθέσιμη μέσω προγράμματος πτυχίου κολλεγίου ή πανεπιστημίου. Η ανάλυση δεδομένων χρησιμοποιείται για να καθορίσει πού η εταιρεία ή ο οργανισμός μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα ή να βελτιώσει την επιχειρηματική διαδικασία. Οι βασικές έννοιες που χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον τύπο εκπαίδευσης περιλαμβάνουν τη διαχείριση και την ομαλοποίηση δεδομένων, στατιστικά στοιχεία, ακραίες τιμές και κύβους δεδομένων. Όλες αυτές οι δεξιότητες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για οποιοδήποτε άλλο τύπο προγραμμάτων διαχείρισης ή ανάλυσης δεδομένων.
Η κατάρτιση προμηθειών διαχείρισης περιλαμβάνει τόσο ανάλυση προμηθειών όσο και οικονομική αναφορά. Η εκπαίδευση που απαιτείται για μια θέση στη διεύθυνση είναι συνήθως μεταπτυχιακό πρόγραμμα ή πιστοποιητικό. Αυτά τα προγράμματα ενός έτους παρέχουν την επιπρόσθετη εκπαίδευση που απαιτείται σε αυτή τη σημαντική επιχειρηματική λειτουργία.
Μέσα σε μια μεγάλη εταιρεία, όλοι όσοι επεξεργάζονται αιτήσεις αγοράς ή παραγγελίες αγοράς είναι συνήθως υποχρεωμένοι να ολοκληρώσουν την εκπαίδευση προμηθειών. Αυτή η εκπαίδευση χωρίζεται σε τρεις τομείς: εσωτερική πολιτική προμηθειών, χρηματοδοτικές υποχρεώσεις και ποιότητα δεδομένων. Η συμμόρφωση με την πολιτική προμηθειών είναι απαραίτητη για την αποφυγή δαπανηρών αγωγών και διαφορών.
Η κατάρτιση σχετικά με τις χρηματοδοτικές υποχρεώσεις που σχετίζονται με τις δραστηριότητες προμηθειών είναι μια κρίσιμη πτυχή του προϋπολογισμού και της διαχείρισης μετρητών. Οι μεγάλες επιχειρήσεις δημιουργούν συνήθως έναν προϋπολογισμό δαπανών για διαφορετικά προϊόντα ή δραστηριότητες. Η ακριβής κατάρτιση της δραστηριότητας αγορών σε σχέση με αυτόν τον προϋπολογισμό είναι απολύτως απαραίτητη για την ορθή παρακολούθηση των δαπανών. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι μια εντολή αγοράς είναι δεσμευτική σύμβαση. Μόλις παραδοθούν τα υλικά, ο πελάτης υποχρεούται να πληρώσει την αξία της παραγγελίας αγοράς. Η κακή διαχείριση των προμηθειών μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα ταμειακών ροών και υπερβολική δέσμευση κεφαλαίων.
Η ποιότητα και η ακεραιότητα των δεδομένων είναι πολύ σημαντικά σε ένα σύστημα προμηθειών. Ένα συνηθισμένο παράδειγμα είναι η δημιουργία κύριων αρχείων πωλητή. Στην ιδανική περίπτωση, δημιουργείται ένας λογαριασμός προμηθευτή για κάθε προμηθευτή. Όλες οι αγορές, τα τιμολόγια, οι αποδείξεις αγαθών, οι επιστροφές και οι πιστώσεις καταγράφονται σε αυτόν τον λογαριασμό προμηθευτή. Μπορούν να εκτελούνται αναφορές στο λογαριασμό για τον προσδιορισμό της συνολικής αξίας των δολαρίων που δαπάνησαν με τον προμηθευτή για μια χρονική περίοδο και τα υλικά που αγοράστηκαν. Εάν δημιουργηθούν πολλοί λογαριασμοί για τον ίδιο προμηθευτή, όλες οι αναφορές είναι λανθασμένες και η εταιρεία θα χάσει ευκαιρίες για διαπραγμάτευση συμβολαίων τιμολόγησης, βάσει συγκεκριμένης αγοραστικής δραστηριότητας σε δολάρια.