Η κατάσταση εσόδων και εξόδων είναι ένας τύπος οικονομικού εγγράφου που έχει σχεδιαστεί για να προσδιορίζει όλες τις μορφές εσόδων που λαμβάνονται εντός μιας δεδομένης περιόδου, ενώ τεκμηριώνει επίσης όλες τις πληρωμές ή δαπάνες που σχετίζονται με την ίδια περίοδο. Εκτός από τη χρήση ως μέσο συγκέντρωσης ιστορικών δεδομένων, είναι επίσης δυνατή η σύνταξη αυτού του τύπου έκθεσης για μια μελλοντική περίοδο, με βάση τον συνδυασμό δαπανών και εσόδων σε προβλέψεις δραστηριότητας για τη συγκεκριμένη περίοδο. Με οποιαδήποτε εφαρμογή, η ιδέα είναι να χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα για σκοπούς ανάλυσης της ισορροπίας μεταξύ εσόδων και εξόδων και προσδιορισμού εάν το αποτέλεσμα της δραστηριότητας είναι προς το συμφέρον της επιχειρηματικής λειτουργίας.
Ένας από τους στόχους της κατάστασης εσόδων και δαπανών είναι να δημιουργήσει ένα εργαλείο που θα είναι χρήσιμο για το έργο της οικονομικής διαχείρισης. Για το σκοπό αυτό λαμβάνονται υπόψη όλα τα είδη εσόδων και δαπανών που σχετίζονται με την περίοδο. Αυτό σημαίνει ότι τόσο τα πραγματοποιηθέντα όσο και τα μη πραγματοποιηθέντα έσοδα που είναι γνωστά εκείνη τη στιγμή περιλαμβάνονται στη λεπτομέρεια της κατάστασης, μαζί με τις πληρωθείσες και τις μη εξοφλημένες οφειλές. Υπάρχουν μερικές εξαιρέσεις που ενδέχεται να ισχύουν, όπως η εξαίρεση του εισοδήματος που δημιουργείται από την πώληση ενός περιουσιακού στοιχείου κεφαλαίου ή το εισόδημα ή οι πωλήσεις που συνδέονται με μια κληρονομιά.
Η αξία μιας κατάστασης εσόδων και δαπανών, είτε για μια πρόσφατα συμπληρωμένη χρονική περίοδο είτε ως προβολή για μια επερχόμενη περίοδο, είναι να έχουμε κάποια ιδέα για την οικονομική ευημερία της εταιρείας. Αυτή η προσέγγιση καθιστά δυνατή την ανάλυση βασικών πληροφοριών που μπορεί με τη σειρά τους να προκαλέσουν ορισμένες αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία διαχειρίζεται το χρέος ή στον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι διαθέσιμοι πόροι. Μαζί με εταιρείες που λειτουργούν με σκοπό το κέρδος, άλλοι οργανισμοί όπως σύλλογοι, σύλλογοι ή ακόμα και νοσοκομεία που λειτουργούν από φιλανθρωπικές οργανώσεις μπορούν να κάνουν χρήση αυτού του συγκεκριμένου εργαλείου για την παρακολούθηση της σχέσης μεταξύ του εισοδήματος και της διαχείρισης του χρέους.
Υπό τις καλύτερες περιστάσεις, η κατάσταση εσόδων και δαπανών θα υποδεικνύει ότι το τρέχον επίπεδο δημιουργίας εσόδων από διάφορες πηγές είναι επαρκές για να στηρίξει τη λειτουργία, δεδομένου του ποσού του χρέους που βρίσκεται υπό διαχείριση. Συγκρίνοντας κάθε κατάσταση εσόδων και εξόδων που σχετίζεται με πολλές διαδοχικές περιόδους, είναι δυνατό να εντοπιστούν θετικές ή αρνητικές τάσεις που μπορούν να αξιολογηθούν πιο προσεκτικά και πιθανώς να δώσουν ιδέες για το πώς να τακτοποιήσετε καλύτερα τα οικονομικά της εταιρείας. Κάτι τέτοιο μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες ενίσχυσης της οικονομικής θέσης της εταιρείας ή τουλάχιστον να διατηρήσει τη ζημιά σε αυτή τη σταθερότητα όσο το δυνατόν χαμηλότερα κατά τη διάρκεια κάποιου είδους ευρύτερης οικονομικής ύφεσης.