Η ταχυδρομική ζυγαριά είναι μια εξαιρετικά ευαίσθητη ζυγαριά που έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη ζύγιση τεμαχίων αλληλογραφίας για να προσδιορίζει πόσα ταχυδρομικά τέλη πρέπει να χρησιμοποιηθούν. Πολλά γραφεία έχουν μια κλίμακα ταχυδρομικών τελών, η οποία χρησιμοποιείται για να αποφευχθεί η υπερπληρωμή των ταχυδρομικών τελών και να γίνει γενικά πιο αποτελεσματική η αλληλογραφία. Πολλές εταιρείες κατασκευάζουν ζυγαριές ταχυδρομικών τελών οι οποίες έχουν επίσης δυνατότητες μέτρησης, για χρήση σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.
Υπάρχουν δύο βασικά σχέδια για ταχυδρομικές κλίμακες. Ορισμένα είναι μηχανικά, που σημαίνει ότι η αλληλογραφία τοποθετείται σε μια πλατφόρμα ζύγισης και το βάρος ανακλάται με μια βελόνα, και άλλα είναι ψηφιακά, εμφανίζοντας το βάρος της αλληλογραφίας σε μια ευανάγνωστη οθόνη. Οι μηχανικές ζυγαριές ταχυδρομικών τελών χρησιμοποιούνται συχνά από μικρές επιχειρήσεις που δεν θέλουν να επενδύσουν σε πιο ακριβή ψηφιακή έκδοση. Ωστόσο, η χρήση μηχανικής ζυγαριάς συνοδεύεται από προσοχή, καθώς τα ελατήρια στο εσωτερικό θα τεντωθούν με την πάροδο του χρόνου, προκαλώντας τελικά εσφαλμένες ενδείξεις. Επίσης, μια μηχανική ζυγαριά ταχυδρομικών τελών συνήθως δεν λέει στον χρήστη πόσο θα είναι τα ταχυδρομικά τέλη, παρά μόνο πόσο ζυγίζει το ταχυδρομείο. Ο χρήστης πρέπει να συγκρίνει το βάρος με ένα διάγραμμα δημοσιευμένων ταχυδρομικών τιμών
Μια ψηφιακή ζυγαριά ταχυδρομικών τελών, από την άλλη πλευρά, θα διαβάζει με ακρίβεια για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Επιπλέον, μια ψηφιακή ζυγαριά ταχυδρομικών τελών συνήθως συνδέεται με μια βάση δεδομένων των τιμών των ταχυδρομικών τελών, έτσι θα λέει στον χρήστη πόσο ζυγίζει το ταχυδρομείο και πόσα πρέπει να είναι τα ταχυδρομικά τέλη. Οι περιοδικές ηλεκτρονικές ενημερώσεις διασφαλίζουν ότι η ζυγαριά είναι ακριβής. Σε πολλές περιπτώσεις, μια ψηφιακή κλίμακα ταχυδρομικών τελών δείχνει επίσης τιμές σύγκρισης, υποδεικνύοντας πόσο θα κοστίσει η αλληλογραφία όταν αποσταλεί με διαφορετικές μεθόδους.
Όταν συνοδεύεται από μετρητή ταχυδρομικών τελών, μια ζυγαριά ταχυδρομικών τελών εκτυπώνει επίσης τα απαραίτητα ταχυδρομικά τέλη απευθείας στο ταχυδρομείο ή σε μια μικρή αυτοκόλλητη ταινία. Συνήθως, τα χρήματα για τα ταχυδρομικά τέλη προέρχονται από έναν λογαριασμό που διατηρεί ο χρήστης στο ταχυδρομείο. Η χρήση μιας κλίμακας ταχυδρομικών τελών με μετρητή επιτρέπει σε μια επιχείρηση να φροντίζει για κάθε βήμα της διαδικασίας αποστολής στο γραφείο, αντί να υποχρεώνει την επιχείρηση να στείλει κάποιον στο ταχυδρομείο για να βάλει ταχυδρομικά τέλη στο ταχυδρομείο.
Για να χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά μια κλίμακα ταχυδρομικών τελών, μια επιχείρηση θα πρέπει να διαθέτει άφθονη προσφορά γραμματοσήμων. Ο κύριος λόγος για τη χρήση ζυγαριάς είναι η εξοικονόμηση χρημάτων στα ταχυδρομικά τέλη, επομένως το προσωπικό της αίθουσας αλληλογραφίας πρέπει να έχει τα εργαλεία για να κάνει ακριβή ταχυδρομικά τέλη. Η ζυγαριά θα πρέπει επίσης να βαθμονομείται περιοδικά, ώστε να διασφαλίζεται ότι διαβάζεται σωστά.