Με τα χρόνια, πολλές επιχειρήσεις όλων των μεγεθών άρχισαν να βασίζονται στους μετρητές ταχυδρομικών τελών ως τρόπο αποτελεσματικής αντιμετώπισης της εξερχόμενης αλληλογραφίας και της εφαρμογής του σωστού ποσού ταχυδρομικών τελών. Τα ταχυδρομικά μηχανήματα είναι στην πραγματικότητα εξαιρετικοί βοηθοί γραφείου που μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και προσπάθεια από ένα πολυάσχολο προσωπικό. Ακολουθούν ορισμένα στοιχεία σχετικά με τον μετρητή ταχυδρομικών τελών, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων από τα χαρακτηριστικά που κάνουν τη συσκευή ελκυστική για γραφεία όλων των μεγεθών.
Ως μέσο για τη βελτίωση της παραγωγικότητας του γραφείου, ο μετρητής ταχυδρομικών τελών χρησιμοποιείται εδώ και αρκετές δεκαετίες. Ένα μηχάνημα που επιτρέπει την αποτύπωση εγκεκριμένων ταχυδρομικών τελών απευθείας στο ταχυδρομικό τεμάχιο, οι μετρητές ταχυδρομικών τελών επιτρέπουν στο προσωπικό γραφείου να επεξεργάζεται την εξερχόμενη αλληλογραφία χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιεί γραμματόσημα. Ένα βασικό μηχάνημα ταχυδρομικών ταχυδρομείων θα ζυγίσει κάθε ταχυδρομείο, θα αντιστοιχίσει το σωστό ποσό ταχυδρομικών τελών στο τεμάχιο και, στη συνέχεια, θα περάσει τον φάκελο μέσα από το μηχάνημα, επιτρέποντας την εμφάνιση του αποτυπώματος του κατάλληλου ποσού ταχυδρομικών τελών.
Πολύ πιο αποδοτικά από την εφαρμογή γραμματοσήμων με το χέρι, οι μετρητές ταχυδρομικών τελών εξαλείφουν επίσης την ανάγκη μεταφοράς βαρύτερων φακέλων και πακέτων στο ταχυδρομείο προκειμένου να εκχωρηθεί το σωστό ποσό ταχυδρομικών τελών. Χάρη στην ενσωματωμένη ζυγαριά που βρίσκεται σε πολλούς μετρητές ταχυδρομικών τελών, η συσκευασία μπορεί να ζυγιστεί, να ταξινομηθεί με βάση τη σωστή κατηγορία αλληλογραφίας και τα ταχυδρομικά τέλη να εκτυπωθούν σε μια αυτοκόλλητη ταινία.
Μαζί με τη δυνατότητα ζύγισης και εφαρμογής ταχυδρομικών τελών σε επιστολές και πακέτα, οι σύγχρονοι μετρητές ταχυδρομικών τελών ημέρας μπορούν επίσης να φορτωθούν με ταχυδρομικά τέλη μέσω ενός συνδέσμου ήχου σε έναν πάροχο ταχυδρομικών τελών. Αυτός ο σύνδεσμος μπορεί να μεταφερθεί μέσω ψηφιακής τηλεφωνικής σύνδεσης ή μέσω σύνδεσης Διαδικτύου. Όταν απαιτούνται πρόσθετα ταχυδρομικά τέλη, μια διαδικασία σύνδεσης με τον πάροχο, ζητώντας ένα ποσό ταχυδρομικών τελών στρογγυλοποιημένο σε άρτιο ποσό, όπως $200.00 δολάρια ΗΠΑ, και στη συνέχεια επαλήθευση του αιτήματος, θα ξεκινήσει ένα σύστημα έγκρισης. Εφόσον όλα είναι εντάξει, το σύστημα του πωλητή θα εγκρίνει το αίτημα και τα πρόσθετα ταχυδρομικά τέλη θα είναι διαθέσιμα για χρήση.
Οι μετρητές ταχυδρομικών εξόδων κυμαίνονται από απλές εκδόσεις που ταιριάζουν όμορφα σε επιτραπέζιο πάγκο έως μεγαλύτερες εκδόσεις που θα επιτρέψουν στον χρήστη να ταξινομήσει τα ταχυδρομικά κομμάτια. Ενώ πολλά από τα μικρότερα συστήματα απαιτούν από τον χρήστη να τροφοδοτεί τους φακέλους μέσω του μετρητή ξεχωριστά, οι πιο στιβαροί μετρητές ταχυδρομικών τελών επιτρέπουν στο χρήστη να ορίσει έως και εκατό ταχυδρομικά τεμάχια που απαιτούν την ίδια ποσότητα ταχυδρομικών τελών σε ένα δίσκο. Στη συνέχεια, το σύστημα διοχετεύει τους φακέλους, εφαρμόζει το ποσό των ταχυδρομικών τελών που έχει οριστεί για τους φακέλους και τοποθετεί τους φακέλους σε ένα δίσκο ή καλάθι στην αντίθετη πλευρά του μετρητή.
Πολλοί εγκεκριμένοι προμηθευτές ταχυδρομικών υπηρεσιών είναι πρόθυμοι να μισθώνουν μετρητές ταχυδρομικών τελών στους πελάτες τους με σταθερή τριμηνιαία χρέωση. Η μίσθωση μπορεί να είναι μια έξυπνη ιδέα, καθώς θα έχετε συχνά την ευκαιρία να αναβαθμίσετε σε νεότερο μετρητή ταχυδρομικών τελών χωρίς επιπλέον χρέωση. Επιπλέον, η μίσθωση μετρητών ταχυδρομικών τελών διασφαλίζει επίσης ότι θα λάβετε άμεση εξυπηρέτηση σε περίπτωση που ο μετρητής σας παρουσιάσει πρόβλημα. Μεταξύ της ευκολίας χρήσης και της εγγύησης υποστήριξης σε περίπτωση που ο μετρητής αντιμετωπίσει μηχανικό πρόβλημα, δεν είναι περίεργο που πολλά γραφεία επιλέγουν μετρητές ταχυδρομικών τελών έναντι άλλων επιλογών ταχυδρομικών τελών.