Η κωδικοποίηση GAAP είναι μια διαδικασία που περιλαμβάνει την καθιέρωση τυπικών διαδικασιών κωδικοποίησης που βασίζονται σε γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές. Ο σκοπός της κωδικοποίησης, που εισήχθη την πρώτη δεκαετία του 21ου αιώνα από το Συμβούλιο Χρηματοοικονομικών Λογιστικών Προτύπων (FASB), είναι να βοηθήσει στην τυποποίηση της κατανομής των κατηγοριών και των υποκατηγοριών που χρησιμοποιούνται στη λογιστική διαδικασία των επιχειρήσεων. Η χρήση της κωδικοποίησης GAAP ως βάσης για τη διατήρηση των οικονομικών αρχείων της εταιρείας μπορεί να βοηθήσει στην απλοποίηση της διαδικασίας συμφωνίας εσωτερικά, ενώ παράλληλα διευκολύνει την παροχή των απαραίτητων δεδομένων για τη διενέργεια οικονομικού ελέγχου.
Η γενική ιδέα πίσω από την κωδικοποίηση GAAP είναι να ελαχιστοποιηθεί το εύρος των μερικές φορές περίπλοκων και μπερδεμένων προτύπων που χρησιμοποιήθηκαν στο παρελθόν παρέχοντας ένα βασικό πρότυπο για τον τρόπο δημιουργίας και διαχείρισης κατηγοριών και υποκατηγοριών μέσα σε ένα σύνολο λογιστικών βιβλίων. Σε γενικές γραμμές, αυτός ο τύπος κωδικοποίησης μπορεί να βοηθήσει έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης να δημιουργήσει ένα βιώσιμο λογιστικό σύστημα που θα λειτουργεί καλά ακόμα και αν η εταιρεία επεκταθεί γρήγορα. Η ορολογία είναι επίσης κάπως πιο φιλική για όσους δεν έχουν εκτεταμένο υπόβαθρο στις λογιστικές πολιτικές και διαδικασίες, καθιστώντας πολύ πιο εύκολη την εκπαίδευση των εργαζομένων στη διαχείριση διαφόρων λειτουργιών πληρωτέων και εισπρακτέων.
Η βασική προσέγγιση της κωδικοποίησης GAAP περιλαμβάνει μια προσέγγιση τεσσάρων επιπέδων που περιλαμβάνει ένα θέμα, ένα υποθέμα, μια ενότητα και μια παράγραφο. Αυτή η ιεραρχική διάταξη καθιστά δυνατή την τήρηση μιας λογικής ακολουθίας προκειμένου να παρέχονται όλα τα απαραίτητα δεδομένα σχετικά με μια θέση ή εγγραφή στα λογιστικά αρχεία. Η συμφωνία καθιστά πολύ πιο εύκολη τη συσχέτιση των αναρτήσεων με την εφεδρική τεκμηρίωση που υποστηρίζει αυτές τις εγγραφές, ένα όφελος που μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν πρόκειται για τη διενέργεια εσωτερικών λογιστικών συμφωνιών. Αυτή η προσέγγιση μπορεί επίσης να απλοποιήσει τη διαδικασία διενέργειας ελέγχου από τρίτο μέρος, καθώς η διαδικασία καθιστά ευκολότερο τον εντοπισμό σφαλμάτων ανάρτησης και τυχόν άλλες αποκλίσεις που ενδέχεται να διαπιστωθούν κατά τη διάρκεια του ελέγχου.
Μαζί με τη συμπερίληψη μιας αλυσίδας δομής που αρχίζει με ένα θέμα και τελειώνει με μια παράγραφο περιγραφής, η κωδικοποίηση GAAP βοηθά επίσης στον καθορισμό των κατηγοριών που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων. Κατηγορίες όπως περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα, έξοδα και γενικές συναλλαγές περιλαμβάνονται στη λίστα των προτεινόμενων κατηγοριών. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν όλες ή μόνο ένα μέρος των προτεινόμενων κατηγοριών, ανάλογα με τη φύση της επιχειρηματικής λειτουργίας. Επιπλέον, η κωδικοποίηση GAAP επιτρέπει επίσης τη δημιουργία μιας κατηγορίας κλάδου, καθιστώντας ακόμη πιο εύκολη την προσαρμογή της χρήσης της κωδικοποίησης σε μια επιχείρηση που συνδέεται με οποιονδήποτε τύπο ταξινόμησης κλάδου.