Η δημοσιονομική λογιστική είναι μια συγκεκριμένη λογιστική που χρησιμοποιείται συχνότερα από τοπικούς, πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς δήμους. Οι εταιρείες του ιδιωτικού τομέα χρησιμοποιούν προϋπολογισμούς για να βοηθήσουν στην καθοδήγηση των δαπανών τους, αλλά δεν είναι το ίδιο με τη δημοσιονομική λογιστική. Η κρατική λογιστική χρησιμοποιεί μια σειρά κεφαλαίων που αντιπροσωπεύουν το κεφάλαιο που διατίθεται για ορισμένες χρήσεις. Άλλες εγγραφές που δημοσιεύονται στα ταμεία είναι κατανομές και βάρη, που περιγράφουν λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο η πολιτεία ή η ομοσπονδιακή υπηρεσία θα ξοδέψει τα κατάλληλα χρήματα σε κάθε ταμείο. Ένα αμοιβαίο κεφάλαιο χαρακτηρίζεται συνήθως ως γενικό για να αντιπροσωπεύει το αδέσμευτο κεφάλαιο.
Η κρατική λογιστική είναι συχνά μια δύσκολη διαδικασία για την κατανόηση και τη διατήρηση για τους περισσότερους λογιστές. Αυτό οφείλεται στη διαδικασία του προϋπολογισμού που σχετίζεται με τις λίγες πηγές εισοδήματος που κερδίζει η κρατική υπηρεσία, όπως οι πωλήσεις, ο φόρος περιουσίας ή ο φόρος εισοδήματος. Με κάθε εισόδημα που εισπράττει ο δημόσιος δήμος, οι λογιστές πρέπει να οικειοποιούνται τα κονδύλια σύμφωνα με τον προκαθορισμένο προϋπολογισμό. Οι περισσότεροι φορείς ή δήμοι έχουν συμβούλιο προϋπολογισμού που καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύουν τα φορολογικά έσοδα. Η διαδικασία του προϋπολογισμού είναι συνήθως μια λεπτομερής διαδικασία που δεν διέπεται απαραιτήτως από λογιστές, αλλά από εκλεγμένους υπαλλήλους του οργανισμού ή του δήμου.
Σε ορισμένες μορφές δημοσιονομικής λογιστικής, κάθε πίστωση που γίνεται από ένα διοικητικό όργανο μπορεί να αντιπροσωπεύει ένα ταμείο. Για παράδειγμα, μπορούν να καθοριστούν πιστώσεις για μισθοδοσία, συντήρηση, αστυνομία και πυροσβεστική, βελτιώσεις υποδομών, νέους δρόμους ή άλλα μεγάλα έργα. Οι δεσμευμένοι λογαριασμοί και τα κεφάλαια θα αντιπροσωπεύουν έναν συγκεκριμένο σκοπό για τα χρήματα που διατίθενται στον λογαριασμό. Για τους περισσότερους κρατικούς φορείς ή δήμους, η δαπάνη κεφαλαίων που διατίθενται για μια χρήση σε άλλο έργο είναι παράνομη. Για παράδειγμα, τα κονδύλια που προορίζονται για τον καθαρισμό των δρόμων δεν μπορούν να διατεθούν για την επισκευή των αστυνομικών αυτοκινήτων. Οι πιστώσεις μπορεί να είναι απεριόριστες στον τρόπο με τον οποίο ένας δήμος δαπανά κεφάλαια.
Οι κατανομές είναι τα συγκεκριμένα χρηματικά ποσά που θα τοποθετήσει ένας κυβερνητικός οργανισμός ή δήμος σε κάθε ταμείο στο δημοσιονομικό λογιστικό σύστημα. Οι κατανομές γίνονται συνήθως όταν ο δήμος λαμβάνει χρήματα από φορολογικά έσοδα. Οι λογιστές πρέπει να σπάσουν κάθε μερίδα χρημάτων και να το καταγράψουν στο συγκεκριμένο ταμείο. Αυτή είναι μια κοινή διαδικασία για την είσπραξη φόρων επί των πωλήσεων. Πολλοί δήμοι χρησιμοποιούν τα έσοδα από τους φόρους πωλήσεων για να πληρώσουν για διάφορους σκοπούς. Οι λογιστές πρέπει να δημιουργήσουν κατανομές για να καταχωρήσουν το κεφάλαιο που κέρδισαν σε κάθε ταμείο.
Ένα βάρος είναι μια συγκεκριμένη χρήση φορολογικών εσόδων που μπορεί να καταβληθεί ή να μην καταβληθεί όταν ο δήμος επιβάλλει το βάρος. Οι περισσότερες κυβερνήσεις λαμβάνουν φορολογικά έσοδα μόνο σε συγκεκριμένες περιόδους κατά τη διάρκεια του έτους. Ένα βάρος επιτρέπει στον οργανισμό ή τον δήμο να πληρώσει για αγαθά χρησιμοποιώντας ένα σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών, π.χ. Οι λογιστές θα καταγράφουν την είσοδο στο δημοσιονομικό λογιστικό σύστημα χρησιμοποιώντας ένα βάρος. Μόλις εισέλθουν τα φορολογικά έσοδα, οι λογιστές θα εξοφλήσουν το βάρος και θα το αφαιρέσουν από το λογιστικό βιβλίο.