Ο όρος «μισθοδοσία» περιλαμβάνει κάθε υπάλληλο μιας εταιρείας που λαμβάνει κανονικό μισθό ή άλλη αποζημίωση. Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να αμείβονται με σταθερό μισθό ενώ άλλοι αμείβονται για τις ώρες εργασίας ή τον αριθμό των προϊόντων που παράγονται. Όλοι αυτοί οι διαφορετικοί τρόποι πληρωμής υπολογίζονται από έναν ειδικό μισθοδοσίας και εκδίδονται οι κατάλληλοι μισθοί. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συχνά αντικειμενικά εργαλεία μέτρησης, όπως χρονοδιαγράμματα ή φύλλα ώρας που συμπληρώνονται από τους εποπτικούς φορείς για να καθορίσουν το συνολικό ποσό της αποζημίωσης που οφείλεται κάθε περίοδο αμοιβής.
Αφού ένας λογιστής μισθοδοσίας πολλαπλασιάζει τις ώρες ενός υπαλλήλου με το ποσοστό αμοιβής του, το ποσό του ακαθάριστου εισοδήματος καταχωρείται σε μια αριθμομηχανή ή ένα πρόγραμμα υπολογιστή. Στη συνέχεια, κατηγοριοποιούνται και αφαιρούνται τακτικές κρατήσεις, όπως παρακρατήσεις φόρου, ιατρική ασφάλιση, συνδικαλιστικές εισφορές, φιλανθρωπικές εισφορές και ούτω καθεξής. Το υπόλοιπο μετατρέπεται στη συνέχεια σε επιταγή ή ηλεκτρονική κατάθεση και γίνεται η καθαρή αμοιβή του εργαζομένου για τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Στις ΗΠΑ, τα τμήματα μισθοδοσίας προσδιορίζουν επίσης τον εργοδότη και τους εργαζόμενους με έναν ομοσπονδιακό κώδικα και τηρούν τον απολογισμό του συνολικού εισοδήματος και των κρατήσεων για το οικονομικό έτος.
Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η διατήρηση επαρκών μετρητών για την πληρωμή όλων των εργαζομένων είναι συχνά μια από τις υψηλότερες προτεραιότητές τους. Ακόμα κι αν η ίδια η επιχείρηση δεν έχει καταστεί κερδοφόρα, οι εργαζόμενοι πρέπει να αποζημιώνονται για τις υπηρεσίες τους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πολλές μικρότερες εταιρείες προτιμούν να διατηρούν τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας τους όσο το δυνατόν χαμηλότερες έως ότου φτάσουν σε ένα ορισμένο επίπεδο κερδοφορίας. Δεν είναι ασυνήθιστο για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να παραιτούνται από τους δικούς τους μισθούς για να πληρώσουν τους υπαλλήλους τους.
Η δημιουργία ενός αποτελεσματικού συστήματος μισθοδοσίας δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολη για εκπαιδευμένους λογιστές, αλλά μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρα. Ορισμένες μικρότερες επιχειρήσεις βασίζονται σε φιλικό προς τον χρήστη λογισμικό υπολογιστών για τη δημιουργία ενός απλού συστήματος με εκτυπωτές ελέγχου και αποθήκευση αρχείων. Οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορούν να αναθέσουν σε εκπαιδευμένους λογιστές να χειρίζονται ζητήματα αμοιβών ως μέρος των συνολικών τους καθηκόντων. Οι επιχειρήσεις χωρίς τα μέσα για να διατηρήσουν τα δικά τους συστήματα συχνά επιλέγουν να αναθέσουν αυτό το έργο σε εξωτερικούς ειδικούς.
Δεδομένου ότι τα αρχεία μισθοδοσίας βασίζονται σε αντικειμενικά κριτήρια, όπως χρονολογικές κάρτες και ομοσπονδιακά φορολογικά έντυπα, οι εξωτερικοί λογιστές μπορούν να εκτελέσουν όλους τους υπολογισμούς, να αποθηκεύσουν όλα τα δεδομένα από το έτος και να εκδώσουν έγκαιρα αμοιβές. Οι εργοδότες πρέπει απλώς να ενημερώσουν αυτές τις εταιρείες με τυχόν αλλαγές στα ποσοστά αμοιβής των εργαζομένων ή τις κρατήσεις.
SmartAsset.