Η ουσία πάνω από τη μορφή είναι ένα πρότυπο οικονομικών καταστάσεων από βασικές λογιστικές αρχές. Ο σκοπός της δήλωσης αναγκάζει τους λογιστές να παρουσιάζουν συναλλαγές με βάση την οικονομική ουσία και όχι τη νομική μορφή. Τρεις απαιτήσεις συνθέτουν αυτήν τη λογιστική αρχή: πληρότητα, συνάφεια και ακρίβεια. Κάθε συναλλαγή πρέπει να πληροί αυτές τις απαιτήσεις στην αρχή της ουσίας έναντι της μορφής. Οι οικονομικές καταστάσεις που καταρτίζονται χρησιμοποιώντας αυτή την αρχή συχνά παρουσιάζουν πληροφορίες με τον πιο αληθή τρόπο.
Η πληρότητα απαιτεί όλες οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές αντιπροσωπεύουν την τελική εικόνα κάθε επιχειρηματικής δραστηριότητας. Οι εταιρείες πρέπει να καταγράφουν κάθε συναλλαγή στην πλήρη της μορφή. Εάν μια συναλλαγή έχει πολλά μέρη που θα πραγματοποιηθούν με την πάροδο του χρόνου, οι λογιστές πρέπει να καταγράφουν μόνο το τμήμα που επηρεάζει την τρέχουσα λογιστική περίοδο. Οι γνωστοποιήσεις είναι συχνά απαραίτητες για την ενημέρωση των ενδιαφερομένων σχετικά με μακροχρόνιες συναλλαγές. Οποιαδήποτε χρονοδιαγράμματα ή άλλοι υπολογισμοί που είναι απαραίτητοι για την καταγραφή των συναλλαγών ενδέχεται επίσης να χρειάζονται γνωστοποίηση στους ενδιαφερόμενους.
Συνάφεια σημαίνει ότι μια οικονομική συναλλαγή έχει αντίκτυπο στην εταιρεία. Για παράδειγμα, το κόστος που καταβλήθηκε πριν από αρκετά χρόνια για περιουσιακά στοιχεία δεν πρέπει να συνυπολογίζεται στις αποφάσεις αντικατάστασης. Η τιμή που καταβλήθηκε αρχικά δεν είναι πιθανό να επαναληφθεί. Επομένως, οι λογιστές δεν πρέπει να περιλαμβάνουν τις πληροφορίες σε οποιεσδήποτε αναφορές για την πραγματοποίηση νέας αγοράς. Ένα άλλο παράδειγμα συνάφειας ως προς την ουσία έναντι της μορφής είναι όταν το κόστος διαφέρει σε διαφορετικές εναλλακτικές λύσεις. μόνο η εναλλακτική που εξετάζεται έχει σχετικό κόστος.
Η ακρίβεια στην ουσία έναντι της μορφής υπαγορεύει ότι όλες οι συναλλαγές που καταγράφονται είναι απαλλαγμένες από σφάλματα. Οι υπολογισμοί πρέπει να είναι σαφείς και συνοπτικοί, να δείχνουν την επίδραση των οικονομικών πληροφοριών. Σε πολλές περιπτώσεις, ένας λογιστικός διευθυντής ή επόπτης μπορεί να χρειαστεί να υπογράψει τις λογιστικές αναφορές και καταστάσεις. Αυτή η υπογραφή υποδεικνύει ότι ένα δεύτερο άτομο εξέτασε τα έγγραφα, τους υπολογισμούς και τις συναλλαγές ως προς την ακρίβεια. Μπορεί επίσης να απαιτούνται συμφωνίες για τον έλεγχο της ακρίβειας.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι λογιστές μπορούν να θυσιάσουν την ακρίβεια κατά τη συμπλήρωση των οικονομικών καταστάσεων. Η πληρότητα και η συνάφεια έχουν μεγαλύτερη σημασία κάτω από την ουσία παρά τη μορφή. Αν και οι λογιστές θα πρέπει να προσπαθούν για ακρίβεια ανά πάσα στιγμή, το να ξοδεύετε πάρα πολλές ώρες εργασίας σε ένα έργο μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερημένες οικονομικές καταστάσεις. Άλλες δραστηριότητες μπορεί επίσης να υποφέρουν όταν οι λογιστές υστερούν λόγω ζητημάτων που σχετίζονται με το χρόνο. Για παράδειγμα, οι φορολογικές εκθέσεις ή οι προθεσμίες δημόσιας υποβολής ενδέχεται να μην τηρούνται από μια εταιρεία.
Ενώ οι εταιρείες πρέπει να αναφέρουν όλες τις πληροφορίες νόμιμα, αυτό δεν είναι απαραίτητα η πιο σημαντική πτυχή των οικονομικών πληροφοριών. Μια εταιρεία έχει συνήθως ένα νομικό τμήμα που εξετάζει αυτές τις πληροφορίες. Οι λογιστές προτιμούν την ουσία, δηλαδή αν η επιχείρηση είχε κέρδος. Η προσπάθεια να ικανοποιηθούν τόσο νομικές όσο και οικονομικές πτυχές υπό μορφή και ουσία είναι πολύ δυσκίνητη για τους λογιστές.