Η παρακολούθηση αποθέματος είναι η διαδικασία διατήρησης ενός συστήματος που δεν αφορά μόνο την προσθήκη ειδών σε ένα απόθεμα, αλλά και τυχόν εκταμιεύσεις από το υπάρχον απόθεμα. Η παρακολούθηση παρέχει επίσης κανονικά πληροφορίες που καθιστούν δυνατή την έγκαιρη αναπλήρωση του αποθέματος. Ο στόχος κάθε επιτυχούς προσπάθειας παρακολούθησης είναι να διασφαλιστεί ότι το απόθεμα διατηρείται σε ένα επίπεδο που βοηθά την επιχείρηση να πετύχει τους στόχους της. Δεδομένου ότι υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι αποθεμάτων, οι στρατηγικές που χρησιμοποιούνται ως μέρος της παρακολούθησης αποθεμάτων θα διαφέρουν από τη μια ρύθμιση στην άλλη.
Όσον αφορά την παρακολούθηση της δραστηριότητας σε ένα απόθεμα τελικών προϊόντων, οι μέθοδοι απογραφής που εφαρμόζονται θα διευκολύνουν τον υπολογισμό όλων των αγαθών που παράγονται πρόσφατα και προστίθενται στο συνολικό απόθεμα, καθώς και την τεκμηρίωση τυχόν αποστολών αγαθών σε πελάτες που μειώνουν το σύνολο καταγραφή εμπορευμάτων. Παραδοσιακά, αυτό περιλάμβανε την τήρηση λεπτομερών αρχείων παραγωγής που εφαρμόστηκαν σε τρέχουσα λίστα αποθεμάτων, καθώς και αφαίρεση αγαθών που αποσύρθηκαν από το απόθεμα για την πλήρωση των παραγγελιών πελατών. Σήμερα, το λογισμικό απογραφής υπολογιστών καθιστά δυνατή τη σύνδεση απευθείας με συστήματα παραγωγής και παραγγελίας για την προσαρμογή του ισοζυγίου αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο, μια διαδικασία που συμβάλλει στη μείωση του περιθωρίου σφάλματος με το υπόλοιπο αποθέματος.
Τα αποθέματα πρώτων υλών ή υλικών διατηρούνται επίσης χρησιμοποιώντας διάφορους τύπους μεθόδων παρακολούθησης αποθεμάτων. Εδώ, το επίκεντρο είναι η παραλαβή των υλικών στο απόθεμα κατά την άφιξή τους στο εργοστάσιο, ενώ παράλληλα υπολογίζονται τυχόν πρώτες ύλες που εκδίδονται σε διάφορα τμήματα του εργοστασίου όταν και όπως απαιτείται. Πολλές στρατηγικές για τη διατήρηση του αποθέματος απαιτούν αναδιάταξη των πρώτων υλών όταν φτάσουν σε ένα ορισμένο ελάχιστο επίπεδο. Αναφερόμενη σε ορισμένους κύκλους ως παραγγελία κατά χρήση, αυτή η μέθοδος διασφαλίζει ότι τα υλικά ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία του εργοστασίου είναι πάντα σε ετοιμότητα, με νέα υλικά να φτάνουν λίγο πριν εξαντληθεί το υπάρχον απόθεμα. Εάν έχει δομηθεί σωστά, η παραγγελία με βάση τη χρήση βοηθά στην αποφυγή ενός υψηλού αποθέματος που υπόκειται σε πρόσθετους φόρους, αλλά επίσης αποφεύγει το κόστος της προσωρινής διακοπής της λειτουργίας λόγω έλλειψης υλικών.
Τα βασικά στοιχεία του προγραμματισμού αποθεμάτων μπορούν να προσαρμοστούν σχεδόν σε κάθε κατάσταση. Οι ίδιοι γενικοί κανόνες που διέπουν τις προσπάθειες παρακολούθησης αποθεμάτων ενός μεγάλου εργοστασίου παραγωγής μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία αποτελεσματικών τρόπων διαχείρισης αποθεμάτων για ένα μικρό γραφείο. Οι πιο αποτελεσματικές στρατηγικές παρακολούθησης αποθέματος καθιστούν δυνατή τη λειτουργία με ένα σχετικά αδύναμο απόθεμα που αναπληρώνεται εγκαίρως για να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησης, αλλά όχι τόσο νωρίτερα ώστε τα αντικείμενα να βρίσκονται στα ράφια για μεγάλο χρονικό διάστημα.
SmartAsset.