Μια πολιτική προμηθειών είναι απλώς οι κανόνες και οι κανονισμοί που έχουν θεσπιστεί για να διέπουν τη διαδικασία απόκτησης αγαθών και υπηρεσιών που απαιτούνται από έναν οργανισμό για να λειτουργεί αποτελεσματικά. Η ακριβής διαδικασία θα επιδιώξει να ελαχιστοποιήσει τα έξοδα που σχετίζονται με την αγορά αυτών των αγαθών και υπηρεσιών χρησιμοποιώντας στρατηγικές όπως η αγορά όγκου, η δημιουργία ενός καταλόγου πωλητών και η καθιέρωση πρωτοκόλλων αναδιάταξης που βοηθούν στη διατήρηση των αποθεμάτων σε χαμηλά επίπεδα χωρίς να διακυβεύεται η λειτουργία του λειτουργία. Τόσο οι μικρές όσο και οι μεγάλες εταιρείες καθώς και οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί χρησιμοποιούν συστηματικά κάποιο είδος πολιτικής προμηθειών.
Δεν υπάρχει κανένας σωστός τρόπος για τη χάραξη πολιτικής προμηθειών. Παράγοντες όπως το μέγεθος της επιχείρησης, η διαθεσιμότητα των πωλητών για την παροχή των απαραίτητων αγαθών και υπηρεσιών και η ταμειακή ροή και η πίστωση της εταιρείας θα επηρεάσουν συχνά την προσέγγιση προμήθειας αγορών. Το μέγεθος της εταιρείας είναι επίσης πιθανό να κάνει τη διαφορά στη διαμόρφωση της πολιτικής προμηθειών, δεδομένου ότι μια μικρή εταιρεία μπορεί να μην είναι σε θέση να επιβάλει τις εκπτώσεις αγορών όγκου που μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να διαχειριστεί με σχετική ευκολία.
Με τον ίδιο τρόπο, οι συνθήκες και οι οικονομικοί στόχοι της επιχείρησης ή της οντότητας επηρεάζουν την επιλογή των συστημάτων προμηθειών. Ορισμένα συστήματα είναι απλές χειροκίνητες διαδικασίες που χρησιμοποιούν παλαιότερες μεθόδους, όπως σύστημα αναστροφής καρτών για την παρακολούθηση αγορών, έκδοση ειδών σε διάφορα τμήματα και εκτέλεση αποθέματος που χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό μελλοντικών αγορών. Σήμερα, τα ηλεκτρονικά συστήματα καθιστούν δυνατή την αυτόματη παρακολούθηση όλων αυτών των λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης δημιουργίας αιτήσεων και εντολών αγοράς όταν τα επίπεδα ενός δεδομένου στοιχείου αποθέματος μειωθούν σε ένα ορισμένο επίπεδο.
Οι ηλεκτρονικές προμήθειες είναι ένας συνηθισμένος τρόπος τοποθέτησης και παρακολούθησης παραγγελιών σήμερα. Οι προμηθευτές δημιουργούν συνδέσεις δικτύου με πελάτες που καθιστούν δυνατή τη διασύνδεση με οποιαδήποτε προγράμματα προμηθειών που χρησιμοποιούνται από τον πελάτη και πραγματοποιούν αυτόματα παραγγελίες, χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο για τη δημιουργία της σύνδεσης. Προγράμματα αυτού του τύπου καθιστούν επίσης δυνατή την ταχεία παρακολούθηση της εκπλήρωσης της παραγγελίας, των ημερομηνιών παράδοσης, ακόμη και της αναθεώρησης τυχόν συμβάσεων προμηθειών που ισχύουν αυτήν τη στιγμή.
Είτε η πολιτική προμηθειών περιλαμβάνει την καθιέρωση διαδικασιών προμηθειών κατασκευής, είτε διέπει τις αγορές που πραγματοποιούνται από έναν κατασκευαστή ή μια φιλανθρωπική οργάνωση, μια σταθερή πολιτική θα ωφελήσει τον οργανισμό διατηρώντας το κόστος ευθυγραμμισμένο και καθορίζοντας με σαφήνεια τον τρόπο με τον οποίο θα πραγματοποιηθούν οι αγορές. Καθώς οι ανάγκες της οντότητας αλλάζουν, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα η πολιτική προμηθειών να προσαρμοστεί ώστε να ανταποκρίνεται σε αυτές τις νέες συνθήκες. Αυτό είναι απαραίτητο για να διασφαλιστεί ότι η πολιτική εξακολουθεί να λειτουργεί προς το καλύτερο συμφέρον της εταιρείας ή του μη κερδοσκοπικού οργανισμού και να διατηρείται η διαδικασία απόκτησης απλή και ομαλή.
SmartAsset.