Κάθε χρόνο, η κυβέρνηση των ΗΠΑ μαζί με ιδιωτικά ιδρύματα και δημόσιες εταιρείες προσφέρουν δισεκατομμύρια δολάρια σε χρηματοδότηση σε άτομα και οργανισμούς που θα χρησιμοποιηθούν για συγκεκριμένα έργα. Αυτή η χρηματοδότηση, η οποία ονομάζεται επιχορήγηση, δεν απαιτεί αποπληρωμή εφόσον χρησιμοποιείται για τη χρηματοδότηση του έργου για το οποίο διατέθηκε. Οι επιχορηγήσεις μπορούν να δοθούν σε ιδιώτες, μη κερδοσκοπικές ή μη κερδοσκοπικές εταιρείες, φιλανθρωπικούς οργανισμούς ή εκπαιδευτικές εγκαταστάσεις. Ωστόσο, για να λάβει επιχορήγηση, ο υποψήφιος αποδέκτης πρέπει να υποβάλει επίσημο αίτημα στον οργανισμό. Το αίτημα αυτό ονομάζεται πρόταση επιχορήγησης.
Οι προτάσεις για επιχορήγηση μπορούν να υποβληθούν με διάφορους τρόπους. Ορισμένοι οργανισμοί παρέχουν ένα έντυπο αίτησης, ενώ άλλοι απαιτούν από τον αιτούντα να υποβάλει ένα γραπτό έγγραφο, που ονομάζεται πλήρης πρόταση. Οι απαιτήσεις για τη συμπλήρωση της πρότασης αναφέρονται συνήθως σε μια Αίτηση για Πρόταση (RFP).
Η προετοιμασία μιας επιτυχημένης πρότασης επιχορήγησης περιλαμβάνει γενικά την τήρηση μιας τυπικής διαδικασίας. Μόλις τα ενδιαφερόμενα μέρη, που συχνά αναφέρονται ως ενδιαφερόμενοι φορείς, αποφασίσουν ότι η επιχορήγηση θα ανταποκρίνεται στις ανάγκες του οργανισμού ή του οργανισμού, ο συγγραφέας ή ο διαχειριστής της επιχορήγησης θα πρέπει να επανεξετάσει το RFP. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στη μορφοποίηση, τον αριθμό σελίδων και όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την πιστοποίηση. Το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη σύνταξη της πρότασης θα πρέπει στη συνέχεια να προετοιμάσει ένα περίγραμμα ή ένα φύλλο τυπικής μορφής που θα ακολουθήσει όλοι όσοι συμμετέχουν στη διαδικασία σύνταξης.
Κανονικά, μια πρόταση επιχορήγησης αποτελείται από ορισμένες συνιστώσες. Σχεδόν πάντα απαιτείται συνοδευτική επιστολή, και παρόλο που πρέπει να είναι συνοπτική, θα πρέπει επίσης να συνοψίζει σωστά το έγγραφο. Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες για τον αιτούντα, πώς θα χρησιμοποιηθούν τα χρήματα και σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το γιατί ο αιτών είναι κατάλληλος για τη χρηματοδότηση.
Στο σώμα της πρότασης επιχορήγησης, ο αιτών πρέπει να υποβάλει μια αξιολόγηση των αναγκών του οργανισμού και στη συνέχεια να αντιμετωπίσει τους συγκεκριμένους στόχους που ο οργανισμός ελπίζει να επιτύχει με αυτή τη χρηματοδότηση. Πρέπει επίσης να παρέχεται λεπτομερής περιγραφή του προτεινόμενου προγράμματος. Αυτό το σχέδιο θα περιγράφει λεπτομερώς πώς θα χρησιμοποιηθούν τα χρήματα και θα περιλαμβάνει ένα χρονοδιάγραμμα για την επίτευξη των δηλωθέντων στόχων. Το έγγραφο πρέπει επίσης να περιγράφει τα μέσα με τα οποία θα μετρηθεί η επίτευξη αυτών των στόχων.
Μια πρόταση επιχορήγησης συνήθως προσφέρει λεπτομέρειες σχετικά με τα προσόντα του αιτούντος, συμπεριλαμβανομένων των βιογραφικών του βασικού προσωπικού, περιλήψεις προηγούμενων επιδόσεων και μια επισκόπηση της οικονομικής κατάστασης του οργανισμού. Συχνά απαιτείται επίσης προκαταρκτικός προϋπολογισμός. Τέλος, θα πρέπει να υποβληθεί μια συνοπτική ενότητα, η οποία περικλείει βασικά σημεία και παρέχει μια γρήγορη επισκόπηση του προτεινόμενου προγράμματος. Εάν το RFP το επιτρέπει, ένα παράρτημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την τεκμηρίωση, το πλήρες βιογραφικό ή άλλες σχετικές πληροφορίες που θα βοηθήσουν να διευκρινιστεί το βραβείο.
Τα τελευταία χρόνια, έχει γίνει συνήθης πρακτική για τους οργανισμούς χρηματοδότησης να ζητούν μια σύντομη επιστολή διερεύνησης από τους υποψήφιους αιτούντες πριν από την υποβολή μιας πλήρους πρότασης επιχορήγησης. Αυτό βοηθά στην εξάλειψη των αιτούντων των οποίων οι στόχοι δεν ταιριάζουν με την αποστολή των χορηγών. Αυτή η διαδικασία εμποδίζει επίσης τις εταιρείες να ξοδέψουν πολύ χρόνο και χρήμα για τη σύνταξη πλήρους προτάσεων για χρήματα για τις οποίες είτε δεν έχουν τα προσόντα είτε δεν μπορούν να αξιοποιήσουν πλήρως.