Οι προτάσεις συμβάσεων είναι έγγραφα που ετοιμάζονται από έναν πωλητή ή προμηθευτή με την ελπίδα να διασφαλίσουν την επιχείρηση ενός συγκεκριμένου πελάτη. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτές οι προτάσεις προετοιμάζονται ως απάντηση σε ερώτημα του δυνητικού πελάτη. Ο τελικός στόχος κάθε σύμβασης είναι να δημιουργηθεί μια συμβατική σχέση μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη, η οποία θα ισχύει για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών χρησιμοποιούν μερικές φορές την αγοραστική τους δύναμη για να εξασφαλίσουν ειδικές τιμές από διαφορετικούς προμηθευτές ή προμηθευτές. Ενώ οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν συστηματικά αυτήν την προσέγγιση, οι μικρότερες επιχειρήσεις ενωμένες φορές ενώνονται σε συνεταιρισμούς ή κοινοπραξίες προκειμένου να συνδυάσουν την αγοραστική τους δύναμη για καλύτερα ποσοστά. Και στα δύο αυτά σενάρια, δεν είναι ασυνήθιστο για την επιχείρηση να εκδίδει αυτό που είναι γνωστό ως RFP ή Request for Proposal, σε επιλεγμένο αριθμό δυνητικών προμηθευτών. Ο προμηθευτής που απαντά με μια πρόταση σύμβασης που παρέχει το μεγαλύτερο συνολικό όφελος για τον πελάτη, συνήθως εξασφαλίζει την επιχείρηση και ελπίζουμε ότι δημιουργεί μια μακροπρόθεσμη σχέση μεταξύ των δύο.
Μια τυπική πρόταση σύμβασης θα περιλαμβάνει αρκετούς σημαντικούς τύπους πληροφοριών. Πρώτον, το έγγραφο θα παρέχει τιμές, με βάση τις ανάγκες του πελάτη. Δεν είναι ασυνήθιστο η τιμολόγηση να είναι μικρότερη από την τυπική δημοσιευμένη τιμολόγηση που παρέχεται σε πελάτες που δεν έχουν το ίδιο επίπεδο αγοραστικής δύναμης. Πολλοί προμηθευτές και προμηθευτές περιλαμβάνουν επίσης αυτό που είναι γνωστό ως τιμολόγηση βαθμίδας, το οποίο είναι απλώς ένα χρονοδιάγραμμα τιμολόγησης που παρέχει στον πελάτη πρόσθετες διακοπές τιμών εάν η κατανάλωση του προϊόντος τους μέσα σε μια δεδομένη χρονική περίοδο υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό.
Μια σωστή πρόταση σύμβασης θα αναφέρει επίσης το εύρος της υποστήριξης που θα παρέχει ο προμηθευτής στον πελάτη. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία όπως διαδικασίες επεξεργασίας παραγγελιών, εγγυήσεις για παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου και διαδικασίες επεξεργασίας επιστροφών. Μαζί με την τιμολόγηση, η αντιμετώπιση του εύρους των υπηρεσιών μπορεί συχνά να κάνει τεράστια διαφορά στο εάν η προσπάθεια διασφάλισης της επιχείρησης είναι επιτυχής ή όχι.
Η διάρκεια για την πρόταση σύμβασης είναι επίσης σημαντική. Ο προσδιορισμός μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας έναρξης και λήξης επιτρέπει στον πελάτη να καταλάβει πόσο καιρό θα ισχύει η δέσμευση. Η συμπερίληψη καταστάσεων που θα μπορούσαν να επιτρέψουν σε κάθε μέρος να ακυρώσει τη σύμβαση βοηθά επίσης στην προστασία των δικαιωμάτων και των ευθυνών τόσο του πωλητή όσο και του προμηθευτή. Πολλές μορφές πρότασης συμβολαίου περιλαμβάνουν επίσης διατάξεις που καθιστούν δυνατή την αυτόματη παράταση της σύμβασης, εάν και τα δύο μέρη είναι ευγενικά προς αυτήν την επιλογή.
Δεν υπάρχει ένας σωστός τρόπος προετοιμασίας μιας πρότασης σύμβασης. Η τελική μορφή εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον προσδιορισμό του τι είναι πιθανό να προσελκύσει τον πελάτη και να κερδίσει την επιχείρηση. Ενώ η χρήση ενός RFP ως οδικού χάρτη για την προετοιμασία της πρότασης είναι πάντα η καλύτερη επιλογή, καταστάσεις όπου δεν παρέχονται κατευθυντήριες οδηγίες καθιστούν απαραίτητο για τους προμηθευτές να διερευνήσουν τη φύση και τις ανάγκες του πελάτη με μεγάλη λεπτομέρεια. Ιδανικά, η έρευνα θα επιτρέψει στον προμηθευτή να προετοιμάσει και να υποβάλει μια πρόταση σύμβασης που έχει απήχηση στον πελάτη και καθιστά δυνατή τη δημιουργία μιας μακροπρόθεσμης σχέσης που είναι αμοιβαία επωφελής.
SmartAsset.