Γενικά, οι εργαζόμενοι αμείβονται με καθορισμένο συντελεστή, είτε ωριαία είτε μισθολογική. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι εργοδότες είναι υποχρεωμένοι να πληρώνουν φόρους κοινωνικής ασφάλισης, Medicare, εργατικής αποζημίωσης, κρατικούς, ομοσπονδιακούς και συχνά τοπικούς φόρους για κάθε εργαζόμενο. Ένας εργοδότης πρέπει επίσης να αφαιρέσει ένα μέρος αυτών των φόρων και άλλων τελών από τον μισθό των εργαζομένων και όλες αυτές οι συναλλαγές πρέπει να καταγράφονται για ελεγκτικούς και φορολογικούς σκοπούς.
Η υπηρεσία μισθοδοσίας είναι μια εταιρεία που, έναντι αμοιβής, θα χειριστεί όλες αυτές τις λειτουργίες ανεξάρτητα, ελευθερώνοντας τον χρόνο του ιδιοκτήτη της επιχείρησης για πιο σημαντικά θέματα. Μόλις δημιουργηθεί ένας λογαριασμός, ο εργοδότης απλώς παρέχει στην υπηρεσία μια λίστα με όλους τους εργαζόμενους, τις ώρες που εργάστηκαν και τυχόν αποκλίσεις. Στη συνέχεια, αυτά τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία και τα χρήματα μεταφέρονται από την τράπεζα του εργοδότη στον λογαριασμό της υπηρεσίας μισθοδοσίας. Οι εργαζόμενοι πληρώνονται είτε με τυπική επιταγή είτε με απευθείας κατάθεση. Στη συνέχεια παρέχονται στον εργοδότη εκθέσεις μισθοδοσίας και φορολογίας.
Μια υπηρεσία μισθοδοσίας προσφέρει συχνά και άλλες υπηρεσίες επίσης. Οι εργοδότες μπορούν να αναθέσουν τη διαχείριση των υπηρεσιών παροχής της εταιρείας και των συνταξιοδοτικών υπηρεσιών. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τις διακοπές και τον ελεύθερο χρόνο. Ορισμένες υπηρεσίες προσφέρουν ακόμη και τη δυνατότητα διαχείρισης των φορολογικών πληρωμών του εργοδότη, διαχείρισης θεμάτων χρόνου και εργασίας, υποβοήθησης φορολογικής συμμόρφωσης, διαχείρισης εξόδων, ακόμη και βοήθειας πριν από τον έλεγχο. Η υπηρεσία χειρίζεται επίσης τακτικά τα απαραίτητα χαρτιά για την άμεση κατάθεση των μισθών των εργαζομένων. Τα τέλη για τις υπηρεσίες διαφέρουν ανάλογα με το μέγεθος του λογαριασμού και τα είδη των παρεχόμενων υπηρεσιών. Κανονικά, υπάρχει χρέωση ανά άτομο, συν μια χρέωση ανά επιταγή που εκδίδεται.
Η πρώτη εταιρεία παροχής υπηρεσιών μισθοδοσίας ιδρύθηκε το 1949 από τον πρώην γερουσιαστή του New Jersey Frank Lautenberg και τους αδελφούς Henry και Joseph Traub. Αρχικά με την ονομασία Automatic Payrolls, η εταιρεία προσέφερε απλές υπηρεσίες χρησιμοποιώντας μια ηλεκτρομηχανική αριθμομηχανή και μια μηχανή τήρησης βιβλίων Comptometer. Το Automatic Payrolls, το οποίο αργότερα μετονομάστηκε σε Αυτόματη Επεξεργασία Δεδομένων (ADP), συμβαδίζει με την τεχνολογία. Η ADP έγινε πρωτοπόρος στη χρήση της ηλεκτρονικής τήρησης βιβλίων, ξεκινώντας από τις κάρτες διάτρησης και καταλήγοντας με την πιο εξελιγμένη τεχνολογία στον κλάδο.
Η ADP αναπτύχθηκε εξαγοράζοντας μικρότερες εταιρείες μισθοδοσίας και τελικά έγινε δημόσια το 1961. Η εταιρεία συνέχισε να αναπτύσσεται και αναγνωρίζεται ως ηγέτης στον κλάδο των υπηρεσιών μισθοδοσίας με περισσότερους από 500,000 πελάτες και προσωπικό άνω των 40,000 ατόμων. Σήμερα, η ADP χειρίζεται όχι μόνο μισθοδοσίες, αλλά και διάφορες υπηρεσίες μεσιτείας και αντιπροσώπου.
Η επιτυχία της ADP χρησίμευσε ως επιχειρηματικό μοντέλο υπηρεσιών μισθοδοσίας και αυτή η ιδέα συνεχίζει να εξελίσσεται με τις βελτιώσεις στην τεχνολογία. Σήμερα, πολλές υπηρεσίες διασυνδέονται με τους πελάτες τους απευθείας μέσω του Διαδικτύου. Ένας πελάτης μπορεί απλώς να εισάγει δεδομένα μισθοδοσίας στη διαδικτυακή του πύλη και η συναλλαγή υποβάλλεται σε επεξεργασία αμέσως. Ο πελάτης έχει πρόσβαση σε όλα τα αρχεία μισθοδοσίας και προσωπικού και αυτές οι πληροφορίες μπορούν να ενημερωθούν όταν παραστεί ανάγκη. Μπορείτε να έχετε γρήγορη πρόσβαση στις αναφορές, απλοποιώντας τις εργασίες μισθοδοσίας της εταιρείας και εξαλείφοντας τα δαπανηρά σφάλματα.
Η εξάπλωση της ηλεκτρονικής υπηρεσίας μισθοδοσίας έχει οδηγήσει σε ορισμένες περιπτώσεις απάτης και ξεκάθαρης κλοπής κεφαλαίων. Ως εκ τούτου, είναι κρίσιμο να γίνει κάποια έρευνα για να διασφαλιστεί ότι μια δεδομένη εταιρεία είναι αξιόπιστη και αξιόπιστη. Αυτή η εταιρεία, άλλωστε, θα έχει πρόσβαση στα πιο εμπιστευτικά αρχεία μιας εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του τραπεζικού της λογαριασμού. Επιπλέον, εάν μια υπηρεσία δεν πραγματοποιήσει πληρωμές φόρου εντός χρονοδιαγράμματος, η εταιρεία θα λογοδοτήσει και θα επιβληθεί ανάλογο πρόστιμο. Επειδή αυτές οι περιπτώσεις είναι γενικά σπάνιες, τα οφέλη από τη χρήση μιας υπηρεσίας μισθοδοσίας υπερτερούν των κινδύνων.
SmartAsset.