Μια αναφορά ad hoc είναι μια αναφορά που ένα άτομο δημιουργεί ανταποκρινόμενη σε ένα συγκεκριμένο αίτημα για πληροφορίες, και όχι σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα ή ως μέρος των συνηθισμένων αναφορών. Οι επόπτες μπορούν να ζητήσουν τέτοιου είδους αναφορές για διάφορους λόγους και συνήθως παρέχουν ένα χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωση, όπως ένα αίτημα υποβολής της αναφοράς έως το τέλος της εργάσιμης ημέρας. Υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία για τη δημιουργία τέτοιων αναφορών, ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης και το αίτημα.
Η λατινική φράση “ad hoc” σημαίνει “για αυτό”, αναφέροντας την ιδέα ότι η έκθεση έχει ανατεθεί για έναν συγκεκριμένο σκοπό και καλύπτει ένα συγκεκριμένο θέμα. Ένα αίτημα για μια αναφορά ad hoc μπορεί να περιλαμβάνει εσωτερικές πληροφορίες, όπως δεδομένα πωλήσεων, απόδοση εργαζομένων και ούτω καθεξής. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει εξωτερικές πληροφορίες, όπως δεδομένα σχετικά με τις μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς, τις προσδοκίες των καταναλωτών και άλλα θέματα. Όταν υποβάλλεται αίτημα για αναφορά ad hoc, θα πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομερή συζήτηση για το τι αναμένεται στην αναφορά.
Οι γραμματείς και το άλλο διοικητικό προσωπικό συνήθως αναλαμβάνουν τέτοιου είδους εργασίες. Συλλέγουν δεδομένα από βάσεις δεδομένων εταιρειών και εξωτερική έρευνα, όπως η αναθεώρηση εμπορικών δημοσιεύσεων και ειδησεογραφικών εκθέσεων. Τα προγράμματα λογισμικού έχουν συχνά πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι άνθρωποι για τη γρήγορη δημιουργία αναφορών. Αυτές μπορεί να συνδέονται με βάσεις δεδομένων για να επιτρέπουν τη δημιουργία γραφημάτων, γραφημάτων και άλλων οπτικών παρουσιάσεων δεδομένων, χρησιμοποιώντας απευθείας τη βάση δεδομένων και όχι αναγκάζοντας το άτομο να δημιουργήσει την παρουσίαση από την αρχή.
Ορισμένοι λόγοι για να ζητήσετε μια ad hoc έκθεση μπορεί να περιλαμβάνουν διερευνητικά σχέδια για την κυκλοφορία νέων προϊόντων και υπηρεσιών, προκαταρκτική έρευνα αγοράς και προετοιμασία για αναθεωρήσεις επιχειρηματικών πρακτικών και σχεδίων. Σε όλες τις περιπτώσεις, τα αρχικά δεδομένα θα λειτουργήσουν ως οδηγός για το προσωπικό που πρέπει να λάβει αποφάσεις για το πώς θα προχωρήσει. Η αναφορά ad hoc μπορεί να εντοπίσει συγκεκριμένα ζητήματα και θα επισημάνει δραστηριότητες προς συνέχιση ή αποφυγή. Για παράδειγμα, η έκθεση μπορεί να δείξει ότι τα πρότυπα της βιομηχανίας πρόκειται να αλλάξουν, καθιστώντας παράλογη την επένδυση σε ένα σύστημα σχεδιασμένο για να διευκολύνει τη συμμόρφωση με τα υπάρχοντα πρότυπα, επειδή η εταιρεία θα χρειαστεί να αναβαθμιστεί στο εγγύς μέλλον.
Ενώ μια αναφορά ad hoc παραγγέλλεται σε σύντομο χρονικό διάστημα, πρέπει να συμμορφώνεται με τα επαγγελματικά πρότυπα παρουσίασης. Αυτό περιλαμβάνει διόρθωση για τυπογραφικά λάθη, λάθη και αναγνωσιμότητα, σωστή μορφοποίηση του εγγράφου και τήρηση τυχόν εσωτερικών προτύπων που έχει ορίσει η εταιρεία για την έκδοση αναφορών. Η κατοχή ενός προτύπου μπορεί να βοηθήσει σε αυτό, καθώς είναι δυνατό να τοποθετήσετε πληροφορίες στο πρότυπο για να βεβαιωθείτε ότι η αναφορά ακολουθεί μια οικεία συνολική δομή.
SmartAsset.