Δύο διαφορετικά κριτήρια χρησιμοποιούνται για την περιγραφή μιας εφημερίδας. Κατά την πρώτη έννοια, μια καταγεγραμμένη εφημερίδα είναι μια εφημερίδα που δημοσιεύει δημόσιες ανακοινώσεις, πληροφορίες που μπορεί να ενδιαφέρουν μια κοινότητα, όπως τα αποτελέσματα μιας ψηφοφορίας δημοτικού συμβουλίου και νομικές ανακοινώσεις. Με τη δεύτερη έννοια, μια εφημερίδα ρεκόρ θεωρείται μια έκδοση με υψηλά πρότυπα δημοσιογραφίας, που δημοσιεύει πληροφορίες ζωτικής σημασίας, σημαντικές και ενδιαφέρουσες. Σύμφωνα με τον πρώτο ορισμό, πολλές εφημερίδες, συμπεριλαμβανομένων των διάσημων New York Times, δεν είναι εφημερίδες ρεκόρ, αν και φημίζονται για την ποιότητα της δημοσιογραφίας τους. Μάλιστα, ειδικότερα οι Times μίλησαν για το θέμα, ζητώντας από τους ανθρώπους να μην το αναφέρουν ως «εφημερίδα ρεκόρ».
Οι αντικρουόμενοι ορισμοί για μια εφημερίδα ρεκόρ απεικονίζουν τις αλλαγές που υφίστανται τα μέσα ενημέρωσης. Πριν από την ευρεία πρόσβαση στις στιγμιαίες επικοινωνίες, πολλές εφημερίδες θεώρησαν ότι είχαν δημόσιο καθήκον να δημοσιεύουν πληροφορίες που οι άνθρωποι μπορεί να δυσκολευτούν να βρουν σε άλλα μέρη, ακόμα κι αν αυτές οι πληροφορίες δεν ήταν ιδιαίτερα ενδιαφέρουσες ή αν αφορούσαν μόνο ένα μικρό τμήμα της κοινότητας. Μια επίσημη εφημερίδα μπορεί να δημοσιεύει αποτελέσματα ξένων εκλογών, για παράδειγμα, για να διασφαλίσει ότι έχουν καταχωρηθεί στο δημόσιο αρχείο, με την κατανόηση ότι αυτό το τμήμα της εφημερίδας μπορεί να μην θεωρείται καθηλωτικό από όλους τους αναγνώστες.
Επιπλέον, πολλές χώρες απαιτούν τη δημοσίευση νομικών ειδοποιήσεων, όπως οι προθέσεις αλλαγής ιδιοκτησίας μιας επιχείρησης, για να διασφαλιστεί ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη θα έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Μια τεκμηριωμένη εφημερίδα θα δημοσίευε αυτές τις πληροφορίες, διασφαλίζοντας έτσι ότι διανέμονταν και καταχωρούνταν στα αρχεία. Αυτή η πρακτική είναι εξαιρετικά πολύτιμη για τους γενεαλόγους και τους ιστορικούς, οι οποίοι μπορούν να περιηγηθούν σε παλιά αντίγραφα των εφημερίδων για να λάβουν πληροφορίες για τους ανθρώπους που μελετούν.
Πολλές κοινοτικές εφημερίδες σε όλο τον κόσμο μπορεί να εξακολουθούν να θεωρούν τους εαυτούς τους παραδοσιακές εφημερίδες ρεκόρ, παρέχοντας πληροφορίες για επερχόμενες συνεδριάσεις της κυβέρνησης της πόλης, αθλητικά αποτελέσματα από τοπικές σχολικές ομάδες, μεταξύ άλλων. Τέτοιες εφημερίδες δημοσιεύουν επίσης μερικές φορές μια σύνοψη των περιφερειακών ειδήσεων που πιστεύουν ότι θα ήταν ενδιαφέρον για τους αναγνώστες τους, και μια ξεχωριστή ενότητα προορίζεται για τη δημοσίευση νομικών ανακοινώσεων.
Οι μεγάλες εφημερίδες, ωστόσο, έχουν εγκαταλείψει το ρόλο τους ως «εφημερίδες καταγραφής», υποθέτοντας σωστά ότι οι αναγνώστες τους μπορούν να λάβουν τέτοιες πληροφορίες από άλλες πηγές, όπως το Διαδίκτυο. Αντίθετα, αυτές οι δημοσιεύσεις έχουν δώσει μεγαλύτερη έμφαση στη δημοσιογραφία αιχμής, αναφέροντας ιστορίες που άλλες εφημερίδες δεν καλύπτουν. Μερικοί άνθρωποι επιμένουν να αποκαλούν αυτές τις εκδόσεις «εφημερίδες καταγραφής», ενώ η πιο ακριβής περιγραφή μπορεί να είναι «σημειωμένη εφημερίδα». Μερικά γνωστά παραδείγματα αυτών των τύπων δημοσιεύσεων από όλο τον κόσμο περιλαμβάνουν: The Australian, The Mail and Guardian (Νότια Αφρική), The Irish Times, The Daily Telegraph (Λονδίνο), The Toronto Star (Καναδάς), The Hindustan Times (Ινδία ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Χονγκ Κονγκ), The Guardian (Λονδίνο), The Washington Post, Al Akhbar (Λίβανος), De Morgen (Βρυξέλλες), Le Monde (Γαλλία), Die Welt ( Γερμανία) και The Aftenposten (Νορβηγία), μεταξύ πολλών άλλων.