Η εκτίμηση προϋπολογισμού είναι μια προκαταρκτική εκτίμηση είτε των κεφαλαίων που προβλέπεται να διατεθούν σε μια εταιρεία ή οργανισμού, είτε των κεφαλαίων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου. Αυτές οι εκτιμήσεις παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για σκοπούς προγραμματισμού αλλά δεν είναι οριστικές. Καθώς έρχονται οι τελικές πληροφορίες, τα μέλη του προσωπικού μπορούν να ενημερώσουν το έγγραφο και να καθορίσουν εάν τυχόν αλλαγές προκαλούν ανησυχία. Αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να είναι διαθέσιμα στο κοινό όταν αφορούν οργανισμούς και έργα που χρηματοδοτούνται από το δημόσιο, ώστε να επιτρέπεται στο κοινό να συμμετέχει στη διαδικασία του προϋπολογισμού.
Σε περίπτωση εκτίμησης των διαθέσιμων κεφαλαίων, μια εκτίμηση προϋπολογισμού εκδίδεται συνήθως από μια περιφερειακή κυβέρνηση ή οργανισμό. Το έγγραφο συζητά πιθανές πηγές κεφαλαίων όπως φορολογικά έσοδα, επιχορηγήσεις, χρήματα από κρατικές υπηρεσίες και έσοδα από πρόστιμα και τέλη. Αυτό παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον διαθέσιμο προϋπολογισμό λειτουργίας. Τα μέλη του προσωπικού και άλλα μέρη με ενδιαφέρον μπορούν να επανεξετάσουν την εκτίμηση για να μάθουν περισσότερα σχετικά με τις προτεραιότητες χρηματοδότησης και τις διάφορες επιλογές χρηματοδότησης που μπορεί να είναι διαθέσιμες. Τα κεφάλαια που διατίθενται για συγκεκριμένους σκοπούς σημειώνονται στην εκτίμηση για να ενημερωθεί ο κόσμος ότι δεν αποτελεί μέρος του γενικού ταμείου.
Άλλες εκτιμήσεις προϋπολογισμού καθορίζουν το κόστος που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έργο ή εργασία, όπως η κατασκευή μιας γέφυρας ή η ολοκλήρωση ενός σπιτιού. Αυτό το έγγραφο αναλύει τα αναμενόμενα έξοδα, δεδομένων των διαθέσιμων πληροφοριών. Μπορεί να καλύψει το κόστος για άδειες και τέλη, εργασία, προμήθειες και άλλα έξοδα που μπορεί να προκύψουν. Η εκτίμηση του προϋπολογισμού μπορεί επίσης να συζητήσει το χρονοδιάγραμμα και να παρέχει πληροφορίες σχετικά με το τι μπορεί να συμβεί εάν το έργο περάσει σε υπερωρίες λόγω απροσδόκητων γεγονότων.
Οι εταιρείες που προετοιμάζουν προσφορές έργων για πελάτες συνήθως πρέπει να προετοιμάσουν μια λεπτομερή εκτίμηση προϋπολογισμού για να ενημερώσουν τον πελάτη για όλα τα πιθανά έξοδα. Αυτή η εκτίμηση ισχύει συνήθως μόνο για περιορισμένο χρονικό διάστημα. Εάν ο πελάτης περιμένει πολύ καιρό, το κόστος για προμήθειες, εργασία και άλλα έξοδα μπορεί να αυξηθεί με τις δυνάμεις της αγοράς και η εκτίμηση δεν θα είναι πλέον ακριβής. Η εκτίμηση του προϋπολογισμού περιλαμβάνει επίσης συνήθως μια καταχώριση για προβλεπόμενες υπερβάσεις, έτσι ώστε οι πελάτες να γνωρίζουν πόσα χρήματα μπορούν να προστεθούν στα έξοδα μέχρι το τέλος του έργου.
Κατά την αναθεώρηση μιας εκτίμησης προϋπολογισμού, μπορεί να σας βοηθήσει να διαβάσετε μεμονωμένες κατηγορίες με προσοχή για να καταλάβετε τι σημαίνουν. Εάν οι ορισμοί είναι ασαφείς ή το έγγραφο είναι ασαφές, το άτομο που το συνέταξε θα πρέπει να είναι σε θέση να παράσχει πληροφορίες. Οι εκτιμήσεις του προϋπολογισμού μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν εναλλακτικές λύσεις. μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί, για παράδειγμα, να συζητήσει το κόστος των διαφόρων ειδών έρπητα στο έγγραφο, ώστε ο πελάτης να μπορεί να μάθει πώς διάφορες επιλογές μπορεί να επηρεάσουν το συνολικό κόστος του έργου.