Μια επιστολή θητείας είναι μια εξωτερική συστατική επιστολή που υποβάλλεται σε μια επιτροπή θητείας για την υποστήριξη της προσφοράς ενός μέλους ΔΕΠ για μόνιμη απασχόληση. Η επιστολή μπορεί να προέρχεται από έναν υφιστάμενο, συνάδελφο ή ανώτερο, ανάλογα με τις πληροφορίες που ζητά η επιτροπή θητείας, αλλά συνήθως θα ζητηθεί από τους ηγέτες στον τομέα σπουδών του υποψηφίου που καλούνται να σχολιάσουν τις δυνατότητες του υποψηφίου να κάνει θετικά συμβολή στη βάση γνώσεων του πεδίου.
Η θητεία είναι το σύστημα απασχόλησης που παρέχει ορισμένες σχολές σε κολέγια και πανεπιστήμια με μόνιμες συμβάσεις εργασίας. Το σύστημα έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει την ακαδημαϊκή ελευθερία σύμφωνα με τη θεωρία ότι οι σχολές που δεν απειλούνται με απώλεια εργασίας θα είναι ελεύθεροι να υποστηρίζουν όλες τις απόψεις κατά τη διδασκαλία και τη δημοσίευση, όχι μόνο τις πιο δημοφιλείς. Δεν είναι όλα τα μέλη ΔΕΠ επιλέξιμα για θητεία. Μπορούν να εξεταστούν μόνο εκείνοι που έχουν προσληφθεί σε θέσεις θητείας και μόνο μετά από αρκετά χρόνια υπό δοκιμή. Μόλις το μέλος της σχολής υπηρετεί την απαιτούμενη δοκιμαστική περίοδο, μια επιτροπή θητείας εξετάζει την υποψηφιότητά του και κάνει μια σύσταση σχετικά με το αν θα προσφερθεί ή όχι μόνιμη σύμβαση.
Μέρος της διαδικασίας επανεξέτασης της επιτροπής θητείας είναι η πρόσκληση επιστολών θητείας. Η επιτροπή αποφασίζει πρώτα τι είδους κριτήρια θέλει να τεκμηριώσει. Για παράδειγμα, η επιτροπή θα μπορούσε να αναζητήσει μια αξιολόγηση του ερευνητικού δυναμικού του υποψηφίου, της συλλογικότητας ή της διδακτικής οξυδέρκειας. Το είδος της αιτιολόγησης που απαιτείται θα καθορίσει τα κατάλληλα άτομα για να υποβάλουν μια επιστολή θητείας υπέρ του υποψηφίου. Μια επιστολή θητείας θα μπορούσε να ζητηθεί εξίσου εύκολα από έναν πρώην φοιτητή όσο και έναν πρώην εργοδότη.
Μια επιτροπή θητείας ασχολείται συνήθως με τις δυνατότητες του υποψηφίου να συμβάλει στην ερευνητική βάση του επιλεγμένου τομέα. Σε αυτή την περίπτωση, θα ζητηθούν επιστολές θητείας από εξέχουσες σχολές του κλάδου τους οποίους ο υποψήφιος θα πρέπει να έχει λόγο να γνωρίζει από τα χρόνια εργασίας του στον ίδιο τομέα. Οποιαδήποτε επιστολή θητείας λαμβάνεται αναμένεται να περιέχει μια λαμπερή ανασκόπηση των δυνατοτήτων του υποψηφίου.
Ο υποψήφιος για θητεία τυπικά καλείται να παράσχει μια λίστα με πιθανούς προτείνοντες που ο υποψήφιος πιστεύει ότι θα έγραφε μια αποτελεσματική επιστολή θητείας. Στη συνέχεια, ο πρόεδρος της επιτροπής θητείας θα επικοινωνούσε απευθείας με τα άτομα της λίστας ή ο υποψήφιος μπορεί να χρειαστεί να υποβάλει ο ίδιος το αίτημα των προτεινόμενων. Σε κάθε περίπτωση, το περιεχόμενο της υπηρεσιακής επιστολής μπορεί να κάνει ή να σπάσει την προσφορά ενός υποψηφίου για μόνιμη απασχόληση.