Ένα λειτουργικό αρχείο, που ονομάζεται επίσης λειτουργικό αρχείο, είναι ένα γραπτό έγγραφο που απεικονίζει τις δραστηριότητες μιας εταιρείας και τα γύρω γεγονότα. Καταγράφει συγκεκριμένες πληροφορίες σε συγκεκριμένη μορφή, αλλά δεν είναι διαχειριστικό αρχείο. Αυτός ο τύπος εγγράφου δημιουργείται συχνότερα κατά τη στιγμή της δραστηριότητας και κοντά σε αυτήν και συνήθως θεωρείται η πιο αξιόπιστη έκδοση γεγονότων, επειδή δημιουργείται έγκαιρα στις πληροφορίες που παρουσιάζει.
Οι επιχειρήσεις τηρούν αρχεία ώστε να μπορούν να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά, να αναφέρουν τις δραστηριότητές τους σε επενδυτές και κυβερνητικές υπηρεσίες και να αξιολογούν την απόδοση σε ένα ιστορικό φόντο. Πολλές από τις φόρμες που δημιουργεί μια επιχείρηση για να τη βοηθήσει να τηρεί αρχεία είναι διοικητικές, όπως τα φύλλα επαφών των εργαζομένων. Αυτές οι φόρμες τεκμηριώνουν τυπικές λειτουργίες γραφείου και πράγματα που οι διευθυντές αναμένουν να συμβαίνουν τακτικά.
Συχνά, οι επιχειρήσεις πρέπει να συλλέγουν πληροφορίες που δεν είναι διοικητικές ή τυπικές. Αυτές οι πληροφορίες είναι συχνά μοναδικές στο χρόνο, αν και ο τρόπος καταγραφής των πληροφοριών μπορεί να είναι ομοιόμορφος. Για την τεκμηρίωση αυτών των πληροφοριών, η επιχείρηση χρησιμοποιεί μια λειτουργική εγγραφή ή μια γραπτή καταγραφή του τι συνέβη, που επιτρέπει στην επιχείρηση να καταθέσει έναν ταυτόχρονο λογαριασμό και να ανακτήσει τις πληροφορίες στο μέλλον, εάν χρειαστεί.
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι λειτουργικών εγγραφών. Perhapsσως ο ευκολότερος τρόπος για να καταλάβετε τη χρήση αυτού του είδους του εργαλείου είναι να εξετάσετε μερικά κοινά παραδείγματα. Η αναφορά περιστατικών είναι ένας τύπος λειτουργικής καταγραφής. Οι επιχειρήσεις συχνά απαιτούν από το προσωπικό να συμπληρώσει μια αναφορά περιστατικού που αναφέρει λεπτομερώς τι συνέβη εάν ένας εργαζόμενος ή ένας πελάτης τραυματιστεί στις εγκαταστάσεις ή ενώ ασχολείται με εταιρικές δραστηριότητες. Αυτή η λειτουργική εγγραφή συμπληρώνεται μόνο όταν χρειάζεται, αλλά είναι κρίσιμη επειδή τεκμηριώνει γεγονότα με τα λόγια των εμπλεκομένων ατόμων, κοντά στο χρόνο που συνέβη το συμβάν.
Ένας άλλος τύπος λειτουργικής εγγραφής είναι μια φόρμα ανατροφοδότησης πελατών. Όχι κάθε πελάτης θα συμπληρώσει μια φόρμα ανατροφοδότησης και ένας πελάτης θα το κάνει συνήθως μόνο όταν έχει κάτι συγκεκριμένο να πει για την υπηρεσία της τρέχουσας ημέρας. Η φόρμα ανατροφοδότησης είναι μια λειτουργική εγγραφή επειδή τεκμηριώνει ένα μοναδικό γεγονός που συνέβη σε μια συγκεκριμένη στιγμή με τα λόγια του ατόμου που συμμετέχει.
Ένα εισιτήριο ταξιδιού είναι μια λειτουργική εγγραφή που συμπληρώνεται συχνότερα. Συχνά, μια εταιρεία ζητά από τους οδηγούς της να συμπληρώνουν μια αναφορά με τα στοιχεία ενός ταξιδιού κάθε φορά που ένας οδηγός βγάζει ένα εταιρικό όχημα. Με αυτόν τον τρόπο, εάν ένας διευθυντής πρέπει να απαντήσει σε ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία του οχήματος που συνέβη στο παρελθόν, έχει έναν σύγχρονο απολογισμό της δραστηριότητας που έχει προετοιμαστεί από τον οδηγό για αναθεώρηση.
Τα λειτουργικά αρχεία μπορούν να παρέχουν σε μια επιχείρηση προστασία από ευθύνη. Οι πελάτες και οι υπάλληλοι έχουν συχνά χρόνια για να καταθέσουν μήνυση κατά μιας επιχείρησης για μια σειρά από πολιτικές παραβάσεις. Χωρίς ταυτόχρονη καταγραφή γεγονότων, θα ήταν δύσκολο για μια εταιρεία να αποδείξει τι ακριβώς συνέβη στο παρελθόν.
SmartAsset.