Η φράση «ζητείται απόδειξη επιστροφής» σημαίνει ότι ο αποστολέας μιας επικοινωνίας θέλει επιβεβαίωση ότι έφτασε στη διεύθυνση του παραλήπτη. Αυτό αποδεικνύει ότι η επικοινωνία έφτασε, κάτι που μπορεί να είναι σημαντικό εάν προκύψει διαφωνία αργότερα ή ο αποστολέας έχει ανησυχίες σχετικά με το περιεχόμενο. Τα ταχυδρομεία έχουν φόρμες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι αποστολείς για να ζητήσουν απόδειξη επιστροφής, και πολλά προγράμματα email το προσφέρουν επίσης ως χαρακτηριστικό. Στην περίπτωση της αλληλογραφίας, συνήθως απαιτείται επιπλέον χρέωση για την κάλυψη των διοικητικών εξόδων διαχείρισης της απόδειξης επιστροφής.
Οι επιστολές μπορούν να ταχυδρομηθούν με μια απλή απόδειξη επιστροφής ή να σταλούν με συστημένη επιστολή, η οποία κοστίζει λίγο περισσότερο και περιλαμβάνει μια επιβεβαίωση για να ενημερώσει τον αποστολέα ότι έφτασε. Η αποστολή ταχυδρομικής απόδειξης επιστροφής που ζητήθηκε συνιστάται όταν είναι ευαίσθητο στο χρόνο ή περιέχει σημαντικές νομικές πληροφορίες. Μια επιστολή απαίτησης που αποστέλλεται σε έναν οφειλέτη, για παράδειγμα, θα πρέπει να έχει μια απόδειξη επιστροφής, ώστε ο πιστωτής να γνωρίζει ότι έφτασε. Ομοίως, οι νομικές επιστολές με προθεσμία χρειάζονται μια απόδειξη επιστροφής που να ζητείται για να εξαλειφθεί η σύγχυση σχετικά με το πότε τις πήρε ο δικηγόρος. Οι αιτήσεις μπορούν επίσης να σταλούν μέσω αυτής της μεθόδου, ώστε οι αιτούντες να γνωρίζουν ότι έφτασαν άθικτες και εντός της προθεσμίας.
Για την αλληλογραφία, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους ένας αποστολέας μπορεί να λάβει μια απόδειξη επιστροφής. Μια επιλογή είναι μια απλή καρτ ποστάλ. Όταν ο μεταφορέας αλληλογραφίας παραδίδει την αλληλογραφία, ο παραλήπτης υπογράφει την ταχυδρομική κάρτα και ο μεταφορέας αλληλογραφίας την αποσπά και την επιστρέφει στον αποστολέα. Μια άλλη επιλογή είναι η ηλεκτρονική παρακολούθηση, όπου ο αποστολέας μπορεί να αναζητήσει έναν κωδικό στο διαδίκτυο για να δει εάν και πότε έφτασε ένα δέμα. Οι υπάλληλοι του ταχυδρομείου δεν θα σαρώσουν την επιστολή για να υποδείξουν την παράδοση χωρίς να την παραδώσουν προσωπικά στον παραλήπτη.
Στα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η επιλογή που ζητήθηκε η απόδειξη επιστροφής αναγκάζει μια προτροπή να εμφανιστεί στον υπολογιστή του παραλήπτη όταν ανοίγει το email. Πρέπει να κάνει κλικ στο μήνυμα για να υποδείξει ότι έφτασε για να μπορέσει να δει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό διασφαλίζει τον αποστολέα ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν κατέληξε σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία και θα σημειώσει επίσης τη διεύθυνση του παραλήπτη, ώστε ο αποστολέας να επιβεβαιώσει ότι το email πήγε στο σωστό άτομο. Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι δημοφιλής στις επιχειρηματικές επικοινωνίες, όπου είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι τα μηνύματα φτάνουν στο σωστό σημείο τη σωστή στιγμή.
Οι ταχυμεταφορείς μπορούν επίσης να λάβουν την απόδειξη επιστροφής υλικών που ζητήθηκε. Η μεμονωμένη εταιρεία ταχυμεταφορών μπορεί να έχει μια συγκεκριμένη φόρμα για χρήση ή ο αποστολέας μπορεί να συμπληρώσει μια γενική απόδειξη επιστροφής. Σε αυτήν την περίπτωση, ο ταχυμεταφορέας παίρνει το δέμα για παράδοση και έχει το υπογράψει του παραλήπτη. Η απόδειξη επιστρέφει στον αποστολέα με πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία, την τοποθεσία και την ώρα παράδοσης.