Μια πρόταση είναι συνήθως ένα εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να πείσει έναν πελάτη να αγοράσει ένα προϊόν ή να λάβει χρηματοδότηση και υποστήριξη για ένα νέο έργο ή πρόγραμμα. Χρησιμοποιούνται σε μια πλειονότητα βιομηχανιών από την εταιρική Αμερική έως τον ακαδημαϊκό χώρο, οι προτάσεις έρχονται σε πολλές μορφές. Υπάρχουν άτυπες και επίσημες προτάσεις, καθώς και ζητούμενες και μη ζητηθείσες προτάσεις. Ανεξάρτητα από το είδος, μια πρόταση συνήθως προορίζεται να ενημερώσει τον αναγνώστη για ένα πρόβλημα ή ανάγκη, να προσφέρει μια λύση και να δώσει μια ευρεία επισκόπηση του πώς θα λειτουργήσει η προτεινόμενη λύση και πόσο θα κοστίσει.
Οι άτυπες προτάσεις μπορεί να είναι αρκετά σύντομες και να χρησιμοποιηθούν ως συνέχεια μιας επαγγελματικής συνάντησης ή συνάντησης προσωπικού. Συνήθως επαναλαμβάνουν όσα έμαθαν ή αποκαλύφθηκαν στη συνάντηση και παραθέτουν μια επισκόπηση της τιμολόγησης ή μια λεπτομερή περιγραφή της λύσης. Οι επίσημες προτάσεις έχουν συνήθως συνοδευτικές επιστολές, έρευνα και αριθμούς ή διαγράμματα, περιγραφόμενες λεπτομέρειες όλων των κύριων φάσεων, χρονοδιαγράμματα, οργανωτικά καθήκοντα και ανάλυση κόστους όλων των στοιχείων. Έχουν επίσης συνήθως μια περιγραφή των υπηρεσιών της εταιρείας ή του ατόμου που προτείνει, ένα βιογραφικό, λίστα προηγούμενων έργων και οτιδήποτε άλλο θα αποδείκνυε τα προσόντα.
Μια πρόταση που ζητείται συνήθως είναι μια απάντηση σε ένα αίτημα για πρόταση (RFP). Είτε πρόκειται για μια εταιρεία που χρειάζεται μια υπηρεσία είτε για ένα τμήμα που προσθέτει ένα νέο πρόγραμμα, αυτοί οι τύποι αιτημάτων είναι συνήθως αρκετά συνηθισμένοι και απαιτούν γραπτό έγγραφο για να υποβάλουν μια προσφορά ή να υποβάλουν μια ιδέα για ένα έργο. Συνήθως ανταποκρίνονται στο αναγνωρισμένο πρόβλημα ή ζητούν προδιαγραφές πελατών με πληροφορίες τιμών, συγκεκριμένη περιγραφή της λύσης, σκιαγραφημένο σχέδιο για το πώς θα επιτευχθεί και τι το καθιστά την καλύτερη λύση. Αυτοί οι τύποι προτάσεων πρέπει γενικά να είναι ανταγωνιστικοί, καθώς μπορεί να υπάρχουν πολλές υποβολές που προσφέρουν διαφορετικές λύσεις.
Οι αυτόκλητες προτάσεις χρησιμοποιούνται συνήθως για να κερδίσουν το ενδιαφέρον των πιθανών πελατών περιγράφοντας την υπηρεσία ή το προϊόν μιας εταιρείας. Επίσης, μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μια μορφή εισαγωγής ή ως ένας τρόπος να έρθετε μπροστά στον υποψήφιο πελάτη. Συνήθως είναι χωρίς πολλές λεπτομέρειες, καθώς συχνά συμπληρώνονται με ελάχιστη γνώση των συγκεκριμένων αναγκών ή προβλημάτων του πελάτη.
Η σύνταξη μιας πρότασης είναι συνήθως ένα βασικό βήμα στις περισσότερες επιχειρηματικές διαδικασίες. Συνήθως ακολουθεί μια κοινή μορφή με μια εισαγωγή που περιγράφει το πρόβλημα, μια ενότητα σώματος που περιγράφει λεπτομερώς τη λύση και ένα συμπέρασμα που δίνει έμφαση στα οφέλη και τα επόμενα βήματα. Οι πιο επίσημοι τύποι έχουν συνήθως συνοδευτικές επιστολές και χωρίζουν τις μεσαίες ενότητες σε ενότητες δήλωσης εργασίας, πλήρεις λεπτομερείς προϋπολογισμούς, ροή εργασιών και χρονοδιαγράμματα, καθώς και έρευνα με ανάλυση κόστους, μεθοδολογία και διαδικασίες αξιολόγησης.
SmartAsset.