Η ροή εργασίας της τεχνολογίας των πληροφοριών (ΤΠ) είναι ένα σύνολο βημάτων που έχουν σχεδιαστεί για την αντιμετώπιση ζητημάτων και την επίλυση προβλημάτων που αντιμετωπίζει ένα τμήμα πληροφορικής. Συνήθως, η ροή εργασιών πληροφορικής είναι η διαδικασία που χρησιμοποιεί το τμήμα πληροφορικής σε μια εταιρεία για την επεξεργασία αιτημάτων για βοήθεια που έρχονται μέσω του τμήματος. Μια καλά σχεδιασμένη ροή εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι όλες οι αιτήσεις βοήθειας απαντώνται και ολοκληρώνονται και ότι η ροή εργασίας ανατίθεται ομοιόμορφα και στο πιο καταρτισμένο μέλος του τμήματος. Η κακή σχεδίαση ή η απουσία διαχείρισης ροής εργασίας μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στις υπηρεσίες και καθυστερήσεις στις υπηρεσίες.
Όταν οι πελάτες καλούν την πληροφορική για βοήθεια, θέλουν να είναι σίγουροι ότι οι ανησυχίες τους θα αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά. Μια κακώς σχεδιασμένη ροή εργασίας στο τμήμα πληροφορικής είναι άμεσα εμφανής, καθώς η κακή διαχείριση της ροής εργασίας συχνά οδηγεί σε αναπάντητες κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημιτελή αιτήματα. Αυτός ο τύπος κακής ροής εργασίας μπορεί να καταστήσει ένα τμήμα πληροφορικής μια ευθύνη έναντι μιας εταιρείας, καθώς όσο περισσότερο περιμένει ο καλών για την πληροφορική, τόσο περισσότερο χρειάζεται για να κάνει ο καλούντος την καθορισμένη δουλειά του.
Ένα σύστημα που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα τμήμα πληροφορικής για τη διαχείριση της ροής εργασίας του ονομάζεται σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας. Αυτοί οι τύποι συστημάτων μπορεί να είναι προγράμματα λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό της αποδοτικότητας της ροής εργασίας ή μπορεί να είναι συστήματα γραφίδας και χαρτιού που βοηθούν στην παρακολούθηση ενός μικρού φορτίου ροής εργασίας. Τα κοινά χαρακτηριστικά στα συστήματα ροής εργασίας πληροφορικής περιλαμβάνουν λειτουργίες που προγραμματίζουν εκδηλώσεις ροής εργασιών ΤΠ, όπως ραντεβού ή επισκέψεις επισκευής, συστήματα προγραμματισμού εργαζομένων και συστήματα που παρακολουθούν ποιος εργαζόμενος στο τμήμα εργάστηκε σε ποια αιτήματα πληροφορικής.
Με περίεργους, ανυπόμονους και απελπισμένους πελάτες, από πολλές απόψεις, ένα τμήμα πληροφορικής μπορεί να μοιάζει με εστιατόριο. Όπως και οι πεινασμένοι πελάτες, όσοι επικοινωνούν με ένα τμήμα για βοήθεια πληροφορικής έχουν ένα αίτημα που τους φαίνεται ότι είναι το πιο επείγον αίτημα στον κόσμο. Η ανάγκη για ροή εργασιών πληροφορικής προκύπτει όταν ένα τμήμα βρίσκεται αντιμέτωπο με μια πληθώρα τέτοιων αιτημάτων που συσσωρεύονται, το καθένα πιο επείγον από το προηγούμενο. Ένα καλό σύστημα ροής εργασιών πληροφορικής μπορεί να διασφαλίσει ότι κανένας πελάτης δεν ξεχνιέται στο τυχαίο παιχνίδι και ότι οι εργασίες που σχετίζονται με τα αιτήματά τους ολοκληρώνονται.
Ισχυρά συστήματα για ροή εργασιών πληροφορικής είναι ζωτικής σημασίας σε οποιοδήποτε μεγάλο ή πολυάσχολο τμήμα πληροφορικής. Έχοντας μείνει χωρίς ένα αποτελεσματικό σχέδιο ροής εργασιών πληροφορικής, ένα τμήμα και οι εργαζόμενοι του μπορούν εύκολα να συγκλονιστούν με ένα ανεκτέλεστο αίτημα που έχει ξεφύγει. Αυτό μπορεί να κάνει έναν εργαζόμενο στον τομέα της πληροφορικής να αισθάνεται σαν σεφ θαμμένος σε μια αιώνια σειρά εισιτηρίων φαγητού που δεν έχουν συμπληρωθεί καθώς το ένα αίτημα μετά το άλλο χάνεται ή καθυστερεί άσκοπα από ένα αναποτελεσματικό σύστημα. Η αποτελεσματική διαχείριση της ροής εργασιών πληροφορικής μπορεί να μετατρέψει ένα υποστηριζόμενο τμήμα σε μια δύναμη βοήθειας πληροφορικής που ολοκληρώνει τις παραγγελίες σαν μια τέλεια γκουρμέ κουζίνα.
SmartAsset.