Ένα από τα κύρια καθήκοντα που αντιμετωπίζει ένας διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού ή μια επιτροπή προσλήψεων είναι η προσέλκυση χιλιάδων υποψηφίων σε ελάχιστους πολλά υποσχόμενους. Όσοι επιζήσουν από τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων λέγεται ότι βρίσκονται στη λίστα. Αυτή είναι συνήθως η τελική λίστα υποψηφίων που παρουσιάζεται για εξέταση από την τελική αρχή πρόσληψης. Για πολλούς υποψηφίους, ο στόχος είναι να φτάσουν στη λίστα για να ανταγωνιστούν σε πιο ίσους όρους ανταγωνισμού.
Κάθε φορά που ένας εργοδότης ή ένας κυβερνητικός αξιωματούχος ανακοινώνει ένα άνοιγμα, χιλιάδες βιογραφικά και αιτήσεις ενδέχεται να εμφανιστούν εντός μιας εβδομάδας. Μέσω μιας διαδικασίας εξάλειψης που ονομάζεται vetting, πολλοί από αυτούς τους αιτούντες απορρίπτονται για λόγους χονδρικής — τοποθεσία, εμπειρία, ώρες διαθεσιμότητας, εκπαίδευση κ.λπ. να είναι ο πιο κατάλληλος για τη θέση.
Ενώ η τελική ανακοίνωση μιας νέας πρόσληψης μπορεί να τηρηθεί εμπιστευτική, τα ονόματα σε μια βραχεία λίστα συχνά διαδίδονται δημόσια. Εάν ένα πανεπιστήμιο αναζητά νέο πρόεδρο, για παράδειγμα, η επιτροπή αναζήτησης μπορεί να δημοσιεύσει μια λίστα βιώσιμων υποψηφίων για αυτήν τη θέση. Συμβουλευόμενοι αυτόν τον κατάλογο, τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να εξετάσουν εξονυχιστικά το ιστορικό κάθε υποψηφίου ή να αξιολογήσουν άλλα κριτήρια πρόσληψης. Μπορεί επίσης να ενημερώσει άλλους αιτούντες ότι δεν επέζησαν από τη διαδικασία ελέγχου.
Το να μπεις σε μια μικρή λίστα για μια προαγωγή ή ένα πολυπόθητο αξίωμα θεωρείται συχνά ως ενίσχυση του ηθικού. Ακόμα κι αν η θέση πηγαίνει σε διαφορετικό υποψήφιο, αν ένα άτομο γνωρίζει ότι οι δεξιότητες και η εμπειρία του/της τον/την κράτησαν σοβαρά υπόψιν μπορεί να είναι αρκετά ικανοποιητικό. Μια σύντομη λίστα περιέχει συχνά μερικά γνωστά ονόματα στον κλάδο, επομένως κάθε υποψήφιος που έχει την τύχη να κερδίσει μια θέση θα πρέπει να αισθάνεται τιμή.
Πολλά στελέχη και κυβερνητικά στελέχη μένουν σκόπιμα έξω από τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων έως ότου δημιουργηθεί μια βραχεία λίστα. Αυτή η πολιτική μπορεί να μειώσει τυχόν εμφανίσεις ευνοιοκρατίας, καθώς ακόμη και ένας ευνοούμενος υποψήφιος θα πρέπει να κερδίσει τον δρόμο του/της στη λίστα. Η ελπίδα είναι ότι αντιπροσωπεύει τους πιο κατάλληλους υποψήφιους για μια συγκεκριμένη θέση, όχι απαραίτητα τα αποτελέσματα ενός διαγωνισμού δημοτικότητας.