Ένας αρχιτέκτονας είναι μια εταιρεία ή μεμονωμένος αρχιτέκτονας που είναι καταχωρημένος σε οικοδομική άδεια για το κατασκευαστικό έργο για το οποίο έχει ανατεθεί. Η άδεια επιτυγχάνεται με την αποστολή αίτησης, σχεδίων έργου και προδιαγραφών κτιρίου στη ρυθμιστική αρχή που είναι αρμόδια για την περιοχή όπου θα γίνει η κατασκευή. Μπορεί να υπάρχουν περισσότεροι από ένας αρχιτέκτονες αρχείων εάν διαφορετικοί αρχιτέκτονες σχεδιάζουν να εργαστούν σε ένα μόνο έργο. Μια μεγάλη εταιρεία μπορεί επίσης να δημιουργήσει μια σχέση εργασίας με έναν τοπικό αρχιτέκτονα, το όνομα του οποίου θα εμφανίζεται στην αίτηση και την άδεια.
Μπορεί να χρειαστούν ειδικές δεξιότητες για την κατασκευή σε ορισμένες περιοχές, όπως αυτές που είναι σεισμικά ενεργές ή έχουν συγκεκριμένο τύπο εδάφους. Ο τοπικός αρχιτέκτονας μπορεί να επιβλέπει τις λειτουργίες του έργου και επομένως γίνεται ο αρχιτέκτονας του αρχείου. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, για παράδειγμα, αυτό το καθεστώς σημαίνει ότι η εταιρεία έχει τον έλεγχο του έργου, σύμφωνα με το Εθνικό Συμβούλιο Αρχιτεκτονικών Συμβουλίων Εγγραφής (NCARB). Το NCARB απαιτεί από τους αρχιτέκτονες να διασφαλίζουν ότι τηρούνται οι κατάλληλες νομικές απαιτήσεις για την εγγραφή, ακόμη και όταν αναθέτουν σε τρίτους την προετοιμασία εγγράφων. Περιγράφει επίσης κριτήρια για να είναι υπεύθυνοι στον έλεγχο των έργων.
Σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του NCARB, ένας αρχιτέκτονας αρχείων θα πρέπει πάντα να έχει τον έλεγχο του τι περιλαμβάνεται στα έγγραφα, να γνωρίζει το περιεχόμενο και να είναι επαγγελματίας στην προετοιμασία τους. Θα πρέπει επίσης να τηρούν αρχεία για να διασφαλίζουν ότι αυτά τα κριτήρια πληρούνται για τουλάχιστον πέντε χρόνια. Τονίζεται επίσης η ποιότητα της επικοινωνίας και, με την έκδοση οικοδομικών αδειών, θα πρέπει να δημιουργηθούν επικοινωνίες μέσω email μεταξύ όλων των μερών που εμπλέκονται στο έργο.
Ο αρχιτέκτονας θα πρέπει επίσης να είναι ανοιχτός στην κοινή χρήση τεχνικών αρχείων μέσω διακομιστών Πρωτοκόλλου Μεταφοράς Αρχείων (FTP) για την ταχύτερη επικοινωνία. Οι συναντήσεις και οι κριτικές μέσω του Διαδικτύου είναι ο καλύτερος τρόπος για όλα τα μέρη να ενημερώνονται για τα έργα. Ο Πρότυπος Νόμος και οι Κανονισμοί του NCARB καθοδηγούν τους αρχιτέκτονες για το πώς να ακολουθούν αυτούς τους κανόνες όταν τα έγγραφα προετοιμάζονται αλλού. Ένας αρχιτέκτονας αρχείων πρέπει επίσης να είναι πάντα υπεύθυνος για τον επαγγελματικό χειρισμό της τεκμηρίωσής του.
Οποιοσδήποτε αρχιτέκτονας αρχείων είναι επίσης υπεύθυνος για τη διασφάλιση της τήρησης όλων των κωδίκων ασφαλείας κατά τη διάρκεια ενός έργου. Αυτό ισχύει είτε είναι η κύρια εταιρεία για ένα έργο είτε είναι συμβεβλημένα με μια μεγαλύτερη εταιρεία αρχιτεκτονικής. Ανεξάρτητα από τον έλεγχο της τήρησης αρχείων, οι περισσότερες πολιτείες των Ηνωμένων Πολιτειών έχουν εφαρμόσει το πρότυπο NCARB και ορισμένες έχουν προσθέσει απαιτήσεις που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο ο αρχιτέκτονας των αρχείων αυτοπροσδιορίζεται στα έγγραφα.