Ένας κοινός διαχειριστής πληρωμών είναι μια οντότητα που χειρίζεται τη μισθοδοσία και τους φόρους για υπαλλήλους συνδεδεμένων εταιρειών μαζί. Η χρήση αυτού του τύπου ρύθμισης μισθοδοσίας, εάν μια εταιρεία είναι επιλέξιμη να το κάνει, μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα σε φόρους σε ορισμένες ρυθμίσεις. Οι εταιρείες που θέλουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν την επιλογή μπορεί να χρειαστεί να υποβάλουν αίτηση και πρέπει να παράσχουν προσεκτική τεκμηρίωση για να αποδείξουν την καταλληλότητά τους. Η διαχείριση της μισθοδοσίας πρέπει επίσης να γίνεται προσεκτικά ώστε να πληρούνται τα ρυθμιστικά πρότυπα.
Η πρώτη απαίτηση για τη χρήση ενός κοινού πληρωτή είναι οι εταιρείες να είναι συνδεδεμένες. Αυτό συμβαίνει συνήθως με θυγατρικές της ίδιας εταιρείας. Μια κτηνιατρική κλινική, για παράδειγμα, μπορεί να έχει ένα τμήμα που προσφέρει κλινικές επισκέψεις στο σπίτι, ένα διαγνωστικό εργαστήριο και ένα τακτικό ιατρείο, τα οποία λειτουργούν όλα ανεξάρτητα. Εάν ένας κτηνίατρος παρέχει υποστήριξη στο ιατρείο και στις κατ’ οίκον επισκέψεις, αυτό το άτομο θεωρητικά θα πληρώνεται χωριστά και οι φόροι μισθοδοσίας θα συσσωρεύονται και για τους δύο εργοδότες.
Με έναν κοινό μισθωτό, αυτός ο υπάλληλος θα μπορούσε να πληρωθεί από ένα τρίτο τμήμα μισθοδοσίας που εκπροσωπεί όλα τα τμήματα, πληρώντας την επόμενη απαίτηση για τέτοιες ρυθμίσεις. Όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να αμείβονται μόνο από αυτήν την οντότητα, όχι από μεμονωμένα τμήματα μισθοδοσίας. Ο διαχειριστής πληρωμών ενεργεί ουσιαστικά σαν εργοδότης, παρέχοντας αποζημίωση για ώρες εργασίας, αφαιρώντας ανάλογα με την περίπτωση και καταθέτοντας φόρους μισθοδοσίας. Όλα τα φορολογικά έγγραφα υποβάλλονται ταυτόχρονα. ο κτηνίατρος δεν θα λάμβανε ξεχωριστές πληρωμές και δηλώσεις για επισκέψεις στο σπίτι και εργασία στο ίδιο το ιατρείο.
Εάν τηρηθούν οι κανονισμοί για έναν κοινό πληρωτή, οι εταιρείες μπορούν να αποφύγουν ορισμένες επιπλέον φορολογικές υποχρεώσεις. Η πρακτική μπορεί επίσης να εξορθολογίσει τη μισθοδοσία και τη χρέωση, γεγονός που μπορεί να προσφέρει επιπλέον εξοικονόμηση πόρων στην εταιρεία. Για τους εργαζόμενους, μπορεί να προσφέρει ορισμένα πλεονεκτήματα εξαλείφοντας τη σύγχυση πολλαπλών πληρωμών και φορολογικών δηλώσεων, γεγονός που μπορεί να κάνει την υποβολή ακριβών προσωπικών φόρων πολύ πιο εύκολη. Οι ελεγκτές μπορούν να επανεξετάζουν περιοδικά τα αρχεία και τις πρακτικές για να επιβεβαιώσουν ότι μια οντότητα εξακολουθεί να πληροί τις προϋποθέσεις ως κοινός διαχειριστής πληρωμών και μπορεί να αντιμετωπιστεί ως ένας.
Οι χωριστές εταιρείες χωρίς σχέση δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη ρύθμιση για τη διαχείριση μισθοδοσίας. Οι πληρωμές και τα φορολογικά έγγραφα για τους εργαζόμενους θα πρέπει να παρέχονται εντελώς ξεχωριστά. Ομοίως, εάν διατηρούνται μεμονωμένα τμήματα μισθοδοσίας, αυτό παραβιάζει την κοινή συμφωνία πληρωμών. Οι εταιρείες που θέλουν να δημιουργήσουν τέτοιες ρυθμίσεις μπορεί να θέλουν να συναντηθούν με λογιστές και φορολογικούς δικηγόρους για να συζητήσουν το σχέδιο. Μπορούν να λάβουν συγκεκριμένες συμβουλές για το πώς να οργανώσουν το σύστημα ώστε να παραμείνουν εντός του νόμου και να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα.