Για εταιρείες που προσφέρουν στους υπαλλήλους τους ένα πρόγραμμα αποταμίευσης 401 για συνταξιοδότηση, ένας διαχειριστής 401 μπορεί να παίξει καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία του ίδιου του προγράμματος. Τα βασικά καθήκοντα του διαχειριστή 401k περιλαμβάνουν εκπαίδευση και υποστήριξη εργαζομένων, κατάρτιση προϋπολογισμού σχεδίων και διαχείριση κεφαλαίων. Το άτομο που χειρίζεται τη διαχείριση του προγράμματος μπορεί να είναι εσωτερικός υπάλληλος, εκπρόσωπος από τον πάροχο 401k ή τρίτο μέρος.
Ο διαχειριστής 401k είναι το άτομο άμεσα υπεύθυνο για την παροχή εκπαίδευσης και υποστήριξης σχεδίου σε όλους τους υπαλλήλους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διεξαγωγή εκπαιδευτικών συνεδριών που δίνουν έμφαση στα διάφορα οφέλη του προγράμματος και βοήθεια στη δημιουργία και διανομή υλικού προγράμματος και εντύπων εγγραφής. Ο διαχειριστής του 401k γίνεται συχνά το άτομο κατά τη διάρκεια της ανοιχτής εγγραφής, όταν νέοι υπάλληλοι εισέρχονται στο πρόγραμμα για πρώτη φορά ή όταν τα υπάρχοντα μέλη του προγράμματος έχουν την ανάγκη να κάνουν αλλαγές στις λεπτομέρειες του τρέχοντος προγράμματος. Ο διαχειριστής είναι επίσης υπεύθυνος για την κοινοποίηση νέων νόμων και κανονισμών που έχουν ψηφιστεί και ενδέχεται να επηρεάσουν τον τρόπο χειρισμού του σχεδίου.
Το κόστος εκτέλεσης του ίδιου του προγράμματος 401k μπορεί επίσης να διαχειρίζεται ο διαχειριστής 401k. Το άτομο σε αυτόν τον ρόλο θα έχει συχνά άμεσο λόγο σε πολλά από τα στοιχεία που επηρεάζουν το λειτουργικό κόστος του προγράμματος, συμπεριλαμβανομένων των παροχών του προγράμματος, της διαθεσιμότητας ορισμένων κεφαλαίων στο πρόγραμμα και της ανάθεσης διαφόρων δαπανών προγράμματος στον εργαζόμενο, σχέδιο ή συνδυασμός και των δύο. Ενώ τα πρόσθετα οφέλη και το χαμηλό κόστος των εργαζομένων μπορεί να λειτουργήσουν καλά για την αύξηση των επιπέδων συμμετοχής, τα μειωμένα οφέλη και το αυξημένο κόστος των εργαζομένων συμβάλλουν στο να διατηρηθεί το κόστος της εταιρείας προσιτό.
Όσον αφορά τη διαχείριση κεφαλαίων, ο διαχειριστής του 401k συνεργάζεται απευθείας με τον πάροχο του προγράμματος για να καθορίσει ποια από τα πολλά διαθέσιμα επενδυτικά κεφάλαια θα πρέπει να προσφερθούν στους υπαλλήλους. Αυτό παίζει σημαντικό ρόλο στη συμβολή στο κόστος του προγράμματος και επίσης χρησιμεύει ως καθοριστικός παράγοντας στο επίπεδο ικανοποίησης των εργαζομένων με τις προσφορές κεφαλαίων τους. Ενώ υπάρχει πληθώρα επενδυτικών κεφαλαίων για να διαλέξετε από αυτά που προσφέρουν σταθερά υψηλότερες αποδόσεις από άλλα, αυτά τα ίδια κεφάλαια έχουν συχνά υψηλότερο επενδυτικό κόστος που σχετίζεται με αυτά. Ο διαχειριστής του 401k πρέπει επίσης να είναι βέβαιος ότι περιλαμβάνει μια ποικιλία επιλογών κεφαλαίων χαμηλού κινδύνου και χαμηλής απόδοσης, κυρίως για υπαλλήλους που προτιμούν να επενδύουν τις αποταμιεύσεις τους πιο προσεκτικά.
Ένα πρόγραμμα 401k μπορεί να έχει από έναν έως τρεις διαχειριστές σχεδίου. Οι μεσαίες εταιρείες συχνά επιλέγουν να διατηρήσουν αυτόν τον ρόλο εντός της εταιρείας, προσφέροντας στους υπαλλήλους άμεση πρόσβαση στις υπηρεσίες που παρέχει ο διαχειριστής. Οι μεγαλύτερες εταιρείες, από την άλλη πλευρά, συχνά απευθύνονται σε τρίτες εταιρείες για να παράσχουν έναν διαχειριστή προγράμματος, μειώνοντας την ευθύνη που μπορεί να έχει η εταιρεία σε σχέση με τον τρόπο διαχείρισης του προγράμματος. Οι μικρές εταιρείες τείνουν να βασίζονται στις υπηρεσίες διαχείρισης που προσφέρει ο πάροχος προγραμμάτων τους.