Ο εικονικός τηλεφωνητής είναι ένας τύπος εργαλείου επικοινωνίας που καθιστά δυνατή τη δημιουργία και τη χρήση ενός λογαριασμού τηλεφωνητή σε διαδικτυακό περιβάλλον. Με αυτόν τον συγκεκριμένο τύπο λύσης, δεν υπάρχει ανάγκη για τηλεφωνητή ή τηλεφωνικό σύστημα γραφείου με δυνατότητα τηλεφωνητή. Αντίθετα, ο εικονικός λογαριασμός φωνητικού ταχυδρομείου έχει ρυθμιστεί για σύνδεση με έναν απομακρυσμένο διακομιστή όπου αποθηκεύονται τα εισερχόμενα μηνύματα. Με τις περισσότερες εφαρμογές, είναι δυνατή η πρόσβαση και η εξέταση αυτών των μηνυμάτων χρησιμοποιώντας ένα τηλέφωνο εξοπλισμένο με υπηρεσία ήχου αφής ή οποιονδήποτε υπολογιστή ή φορητή συσκευή με δυνατότητα Διαδικτύου.
Με τις υπηρεσίες εικονικού φωνητικού ταχυδρομείου που προσφέρονται από έναν αριθμό παρόχων σήμερα, η βασική λειτουργία της υπηρεσίας περιλαμβάνει τη δυνατότητα ανακατεύθυνσης εισερχόμενων κλήσεων στην υπηρεσία τηλεφωνητή, εάν η κλήση δεν απαντηθεί εντός ενός αριθμού προκαθορισμένων κουδουνισμάτων. Ο καλών χαιρετίζεται και του παρέχεται η ευκαιρία να αφήσει ένα μήνυμα. Μόλις το μήνυμα ηχογραφηθεί και ο καλών αποσυνδεθεί, το σύστημα θα δημιουργήσει μια ειδοποίηση μέσω email στον πελάτη. Συνήθως, το μήνυμα θα περιλαμβάνει βασικά δεδομένα, όπως την ημερομηνία και την ώρα που έμεινε το μήνυμα. Πιο προηγμένα συστήματα εικονικού τηλεφωνητή ενδέχεται να περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως τα δεδομένα αναγνώρισης καλούντος που σχετίζονται με το μήνυμα, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού τηλεφώνου του καλούντος.
Οποιοδήποτε μήνυμα λαμβάνεται με χρήση εικονικού τηλεφωνητή μπορεί να ανακτηθεί με περισσότερους από έναν τρόπους. Μια προσέγγιση είναι να χρησιμοποιήσετε ένα τηλέφωνο για να καλέσετε τον διακομιστή που φιλοξενεί την υπηρεσία τηλεφωνητή, να εισαγάγετε τους κατάλληλους κωδικούς πρόσβασης και να ακούσετε τα μηνύματα χρησιμοποιώντας προτροπές που εισάγονται στο τονικό πληκτρολόγιο του τηλεφώνου. Μια άλλη στρατηγική είναι να συνδεθείτε σε μια ηλεκτρονική τοποθεσία που σχετίζεται με την υπηρεσία τηλεφωνητή και να ακούσετε μια ροή ήχου του μηνύματος μέσω του Διαδικτύου.
Η χρήση εικονικού φωνητικού ταχυδρομείου για επαγγελματικούς σκοπούς είναι μια έξυπνη κίνηση, καθώς αυτός ο τύπος εργαλείου επικοινωνίας μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος σε πολλές περιπτώσεις. Οι εργαζόμενοι που ταξιδεύουν λαμβάνουν έγκαιρη ειδοποίηση για ένα μήνυμα που έχει απομείνει στον τηλεφωνητή και μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιαδήποτε μέθοδο είναι πιο βολική για να αποκτήσουν πρόσβαση στο μήνυμα. Ταυτόχρονα, εάν το τηλεφωνικό σύστημα μιας εταιρείας είναι κατεστραμμένο ή με άλλο τρόπο δεν λειτουργεί για κάποιο χρονικό διάστημα, οι εισερχόμενες κλήσεις μπορούν να μεταβούν απευθείας στους λογαριασμούς εικονικού τηλεφωνητή βασικών υπαλλήλων. Από εκεί, οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν κινητά τηλέφωνα για να ανακτήσουν τα μηνύματα και είτε να απαντήσουν με email είτε να χρησιμοποιήσουν υπηρεσίες κινητής τηλεφωνίας για να συνδεθούν με τους καλούντες.