Ένας τυπικός έλεγχος διεξάγεται συνήθως από μεγάλους οργανισμούς εν αναμονή αιτήματος εκτύπωσης για πρόταση ή ανανέωση συμβολαίου. Ο πρωταρχικός σκοπός ενός ελέγχου εκτύπωσης είναι να συλλέξει μετρήσεις για την τρέχουσα χρήση του εκτυπωτή, διαφορετικές μεθόδους πρόσβασης σε πόρους εκτύπωσης και να καθορίσει το συνολικό λειτουργικό κόστος που σχετίζεται με τις δραστηριότητες εκτύπωσης. Ο όρος έλεγχος συνδέεται συνήθως με λεπτομερή οικονομική ανασκόπηση. Ωστόσο, ο κύριος σκοπός κάθε ελέγχου είναι οι αμερόληπτοι επαγγελματίες να συλλέγουν πληροφορίες και να παρέχουν μια επίσημη έκθεση για να βοηθήσουν στη λήψη αποφάσεων σε εκτελεστικό επίπεδο.
Το εύρος ενός έντυπου ελέγχου πρέπει να ορίζεται σαφώς στην αρχή της διαδικασίας για να εξασφαλιστεί μια βιώσιμη απάντηση. Ο ορισμός μιας συνάρτησης εκτύπωσης ή σχετικής εργασίας είναι κρίσιμος, καθώς οι υποθέσεις μπορούν να οδηγήσουν σε εσφαλμένα συμπεράσματα. Για παράδειγμα, ένας έλεγχος εκτύπωσης μπορεί να περιλαμβάνει φωτοτυπίες, ηλεκτρονική σάρωση εγγράφων και εργασίες εκτύπωσης ή συνδυασμό αυτών των επιλογών. Σε άλλες εταιρείες ή βιομηχανίες, η εκτύπωση μπορεί να περιλαμβάνει όλους τους εξωτερικούς προμηθευτές εκτύπωσης ή συμβόλαια για είδη όπως φυλλάδια, φυλλάδια και συναφή είδη.
Το πρώτο βήμα σε κάθε έντυπο έλεγχο είναι η συλλογή μετρήσεων χρήσης. Όλοι οι εκτυπωτές διαθέτουν μετρητή αντιγράφων και οι ψηφιακές μονάδες αποθηκεύουν αυτές τις πληροφορίες ηλεκτρονικά. Ορισμένοι εκτυπωτές είναι γνωστοί ως μονάδες πολλαπλών λειτουργιών και έχουν τη δυνατότητα εκτύπωσης, σάρωσης και φωτοτυπίας. Οι μετρήσεις για κάθε μία από αυτές τις εργασίες αποθηκεύονται ξεχωριστά. Οι μονάδες που έχουν και έγχρωμες και ασπρόμαυρες επιλογές διαχωρίζουν επίσης αυτές τις δύο εργασίες για μεγαλύτερη ακρίβεια.
Ένας ολοκληρωμένος έλεγχος εκτύπωσης πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο πρόσβασης στους πόρους εκτύπωσης. Συχνά υπάρχουν πολλαπλές διαδικασίες εντός του ίδιου οργανισμού και αυτό μπορεί να βασίζεται στους τύπους των υπηρεσιών στις οποίες γίνεται πρόσβαση. Για παράδειγμα, ένα σύγχρονο γραφείο διαθέτει έναν πλήρως δικτυωμένο εκτυπωτή που συνήθως μοιράζεται μια ομάδα ανθρώπων. Άλλες εγκαταστάσεις ενδέχεται να διαθέτουν μεμονωμένους εκτυπωτές που βρίσκονται σε κάθε σταθμό εργασίας. Μεγάλες εργασίες εκτύπωσης ή ειδικά αιτήματα μπορούν να σταλούν σε μια επιλεγμένη λίστα προμηθευτών ή σε μια τυχαία επιλεγμένη από τον τηλεφωνικό κατάλογο.
Το συνολικό κόστος λειτουργίας για όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την εκτύπωση αποτελεί ουσιαστικό μέρος κάθε ελέγχου εκτύπωσης. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνουν το πάγιο κόστος εξοπλισμού, αναλώσιμα, υπηρεσίες επισκευής, εξωτερικό κόστος εκτύπωσης, ηλεκτρική ενέργεια και απαιτήσεις χώρου. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, το συνολικό κόστος της εκτυπωτικής δραστηριότητας είναι αρκετά υψηλό και είναι ένα εξαιρετικό μέρος για την εισαγωγή μέτρων εξοικονόμησης κόστους. Κατά τη μέτρηση του συνολικού κόστους λειτουργίας, πρέπει επίσης να περιλαμβάνεται ο χρόνος προσωπικού που αφιερώνεται στη συντήρηση και υποστήριξη αυτών των μονάδων.
SmartAsset.