Σε κάθε εκδοτική επιχείρηση, ένα από τα πιο σημαντικά άτομα στην πλευρά της παραγωγής είναι ο επεξεργαστής αντιγραφής. Τα περιοδικά και οι εφημερίδες, ειδικά, δεν θα μπορούσαν να τα πάνε καλά χωρίς τα μάτια του αετού ενός συντάκτη, ακόμη και σε αυτήν την εποχή του ορθογραφικού ελέγχου, του γραμματικού ελέγχου και του ελέγχου της γραφής. Κάνουν διόρθωση υλικού, αλλά μπορεί επίσης να προσφέρουν προτάσεις για επεξεργασία περιεχομένου.
Ένας καλός συντάκτης αντιγράφων θα έχει πιθανώς πτυχίο στα αγγλικά ή στη δημοσιογραφία. Όποιο κι αν είναι το πτυχίο του, θα έχει δυνατές δεξιότητες γραφής, αλλά το πιο σημαντικό, καλές δεξιότητες επεξεργασίας επίσης. Η καλή επεξεργασία περιλαμβάνει τη δυνατότητα αναδιατύπωσης ενός αποσπάσματος έτσι ώστε να ακούγεται καλύτερα, αλλά δεν καταστρέφει τη «φωνή» του συγγραφέα. Οι καλοί συντάκτες έχουν επίσης ισχυρές γραμματικές δεξιότητες. Οι δημοσιογράφοι χωρίς πτυχίο δημοσιογραφίας ή αγγλικών μπορεί να κάνουν σοβαρά γραμματικά λάθη και ο επεξεργαστής αντιγραφής πρέπει να είναι σε εγρήγορση για να τα προλάβει πριν τα τυπώσουν.
Μια δημοσίευση, ιδιαίτερα μια εφημερίδα, ζει και πεθαίνει με βάση την αντιληπτή ακρίβειά της. Εάν οι άνθρωποι αρχίσουν να παρατηρούν πολλά γραμματικά λάθη και κακοδιατυπωμένες προτάσεις, θα αρχίσουν να αναρωτιούνται εάν η δημοσίευση μπορεί να ξεκαθαρίσει τα δεδομένα της αν δεν μπορεί καν να εντοπίσει ένα λάθος στη χρήση της απόστροφης. Όταν αυτές οι αμφιβολίες εισχωρούν, η κυκλοφορία μπορεί να αρχίσει να μειώνεται.
Στις περισσότερες δημοσιεύσεις, ο επεξεργαστής αντιγραφής είναι το τελευταίο σύνολο ματιών σε μια ιστορία. Ο συγγραφέας συνθέτει την ιστορία και, ελπίζουμε, κάνει προκαταρκτική επεξεργασία και κάνει ορθογραφικό έλεγχο. Στη συνέχεια, ο συντάκτης του συγγραφέα διαβάζει την ιστορία, κάνοντας αλλαγές εδώ κι εκεί, αλλά συνήθως ασχολείται περισσότερο με το περιεχόμενο παρά με τη μηχανική. Όταν ο επεξεργαστής αντιγράφων παίρνει την ιστορία, ενδιαφέρεται και για τα δύο.
Όλοι έχουν δει ιστορίες σε εφημερίδες και περιοδικά που είχαν παραγράφους επαναλαμβανόμενες ή κάποιο άλλο κραυγαλέο λάθος. Ένας προσεκτικός συντάκτης αντιγράφων θα μπορούσε να είχε αποτρέψει αυτά τα λάθη από το να φτάσουν ποτέ στον Τύπο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό για το άτομο να εκτυπώνει ένα φυσικό αντίγραφο της σελίδας, αντί να το διαβάζει συνεχώς στον υπολογιστή. Ένα έντυπο αντίγραφο της σελίδας επιτρέπει στον συντάκτη να δει ολόκληρο το άρθρο, και όχι απλώς κομμάτια κάθε φορά.
Το πρόγραμμα επεξεργασίας αντιγράφων ελέγχει προσεκτικά την ιστορία για ορθογραφικά λάθη, λάθη μορφοποίησης και λάθη περιεχομένου. Θα ελέγξει για να δει ότι τα τοπικά τοπωνύμια γράφονται σωστά και θα ψάξει για εκατό άλλα πράγματα. Οι περισσότεροι γράφουν επίσης τίτλους σε ιστορίες, επομένως πρέπει να σκεφτούν κατάλληλες, ακριβείς κεφαλίδες για άρθρα.
Αυτό το άτομο είναι επίσης υπεύθυνο για την τοποθέτηση των ιστοριών στη σελίδα και για το σχεδιασμό της σελίδας σε πολλές περιπτώσεις. Ελέγχει για να δει ότι τα άρθρα εμφανίζονται στη σελίδα στο σύνολό τους και ότι, αν συνεχίσουν σε άλλη σελίδα, όντως “πηδούν” σε αυτήν τη σελίδα. Οι διαγραμμένες παράγραφοι στα άκρα των στηλών και τα άλματα που λείπουν δίνουν στους συντάκτες αντιγράφων τις νευρικές ανησυχίες.
Ένας καλός επεξεργαστής αντιγράφων ελέγχει επίσης τυχόν αμφίβολα γεγονότα. Ελέγχει τους αριθμούς στις ιστορίες για να βεβαιωθεί ότι είναι σωστοί και διασφαλίζει ότι οι σωστές εικόνες εκτελούνται με τις κατάλληλες λεζάντες, με όλα τα άτομα στην εικόνα να αναγνωρίζονται σωστά. Εν ολίγοις, είναι δουλειά αυτού του ατόμου να βεβαιωθεί ότι κάθε σελίδα, κάθε άρθρο, ιστορία, σύνοψη, λέξη και τίτλος είναι σωστή. Δεδομένου ότι η ευθύνη για τα λάθη πέφτει πάντα στο κεφάλι του, είναι μια δύσκολη δουλειά. Ωστόσο, όταν γίνεται καλά, η εταιρεία έχει μια δημοσίευση για την οποία πρέπει να είναι περήφανη.